大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策分析

馮承曦

摘 要：隨著科技不斷的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代正在改變著我們生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，而且已經(jīng)逐漸改變了我們的生活方式。大數(shù)據(jù)已經(jīng)涉及我們吃、穿、住、行的每一個(gè)方面，我們的生活也越來(lái)越離不開(kāi)大數(shù)據(jù)的存在。我們?cè)?jīng)的紙質(zhì)檔案也逐漸被大數(shù)據(jù)所取代，電子檔案的出現(xiàn)給整個(gè)檔案部門(mén)帶來(lái)了很大的改變。學(xué)校的檔案管理部門(mén)承擔(dān)著非常重要的職責(zé)，為了能夠確保學(xué)校的檔案管理有更好的發(fā)展和保障，學(xué)校應(yīng)該合理的運(yùn)用大數(shù)據(jù)幫助整理學(xué)校檔案。本文主要說(shuō)明在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何進(jìn)行對(duì)學(xué)校的電子檔案進(jìn)行管理和分析，為所有學(xué)校的電子檔案的管理問(wèn)題提供一些解決辦法和現(xiàn)狀的分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;電子檔案;分析與管理

1 引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)為許多行業(yè)都帶來(lái)了幫助，同時(shí)在檔案方面也有所發(fā)展，從原來(lái)的紙質(zhì)檔案逐漸演變成現(xiàn)在的電子檔案。電子檔最有效的就是能夠更好的保存檔案，在平時(shí)的使用，保存和修改過(guò)程中都有了更加便利的方法。為了減少人員接觸，檔案的使用和建立同步轉(zhuǎn)為線上，大量紙質(zhì)檔案沒(méi)有辦法實(shí)地查閱，電子檔案卻可以非常方便的解決了這一問(wèn)題。運(yùn)用電子檔案，可以保證檔案的隨時(shí)調(diào)用和隨時(shí)存儲(chǔ)，電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案的存儲(chǔ)更節(jié)省空間，節(jié)約更多的資源，同時(shí)也為了環(huán)保做出了更大的貢獻(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1 思想觀念不夠全面

很多檔案管理人員特別是年齡較大的檔案管理人員，對(duì)新的檔案管理觀念沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的收集、整理、保存、利用都固守傳統(tǒng)的管理方式。運(yùn)用電子檔案的管理方法不僅可以解決傳統(tǒng)檔案中的許多問(wèn)題，而且還可以更加有利于檔案的傳承與發(fā)展。傳統(tǒng)檔案的保存方式一般應(yīng)用紙質(zhì)方法，紙質(zhì)檔案保存中常會(huì)出現(xiàn)破損、折皺、蟲(chóng)蛀等情況，造成檔案記錄確實(shí)和不準(zhǔn)確等問(wèn)題。運(yùn)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)將原來(lái)的紙質(zhì)檔案改為電子檔案，不僅可以保證檔案的存儲(chǔ)年限，還可以更加方便的對(duì)檔案進(jìn)行整理和使用。

2.2 技術(shù)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理方式是運(yùn)用人工整理的方法進(jìn)行對(duì)檔案管理，這一管理的方式需要消耗大量的紙制品和人力。在對(duì)檔案進(jìn)行整理過(guò)程中如果檔案數(shù)量過(guò)多，就會(huì)導(dǎo)致需要更長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行將檔案歸類整理。電子檔案運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)，可以更加有序的，快速的將所有檔案進(jìn)行整理分類。在整理分類的同時(shí)也可以降低人工的使用，但是由于現(xiàn)在的電子檔案技術(shù)并沒(méi)有非常的成熟，有很多相關(guān)問(wèn)題都沒(méi)有得到解決，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，數(shù)字化是需要一些技術(shù)的支持，才能夠保證更新的更加完整。為了能夠使電子檔案的優(yōu)勢(shì)更加凸顯出來(lái)，就需要有更高的技術(shù)和優(yōu)化更好的軟件進(jìn)行對(duì)檔案的整理，這樣才能夠保證電子檔案比一般檔案有更好的作用。在日常的使用過(guò)程中能夠幫助我們的日常工作。

2.3 安全的挑戰(zhàn)

任何事件都有兩面性，大數(shù)據(jù)的時(shí)代電子檔案的到來(lái)同時(shí)也有一部分副作用的出現(xiàn)，安全是整個(gè)電子檔案面臨的最大挑戰(zhàn)。雖然現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)安全性在逐漸提高，但是還是存在著許多漏洞，很多非法分子就利用這些網(wǎng)絡(luò)漏洞進(jìn)行盜取電子檔案，獲取他人的個(gè)人信息。大數(shù)據(jù)主要依托的就是網(wǎng)絡(luò)，大數(shù)據(jù)上面的所有信息都是運(yùn)用數(shù)字化的方式進(jìn)行保存和整理，這些保存和整理的方式方法直接關(guān)系著整個(gè)電子檔案的安全。同時(shí)電子檔案的儲(chǔ)存是需要依靠電子原件，電子元件就會(huì)出現(xiàn)老化的情況，雖然電子元件的老化不像紙質(zhì)檔案老化的那么快速，但是電子原件也會(huì)有出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候。面對(duì)以上的這些問(wèn)題，就需要進(jìn)行更加嚴(yán)密的保護(hù)，才能夠使電子檔案的安全得到保證。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題電子檔案您及時(shí)進(jìn)行保存到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息中，這樣才能更加有效地為電子檔案做好安全屏障。同時(shí)在電子檔案的保存過(guò)程中，也要對(duì)電子檔案的相應(yīng)文件進(jìn)行加設(shè)密碼，通過(guò)這種方法就可以提高檔案的安全性。在硬件方面也需要進(jìn)行不斷提高，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行將已收集好的電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和備份，這樣才能夠確保某些電子元件老化而導(dǎo)致電子檔案丟失的問(wèn)題不會(huì)被影響。

3 電子檔案的改革建議

3.1 加大電子檔案宣傳

隨著科技時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的電子檔案終將被電子檔案所代替，為了能夠確保電子檔案能夠快速發(fā)展，就需要進(jìn)行對(duì)電子檔案的宣傳。通過(guò)對(duì)電子檔案的宣傳使更多的檔案管理人員了解到電子檔案的優(yōu)勢(shì)。只有讓更多的人了解到電子檔案的優(yōu)勢(shì)，才能夠保證電子檔案能夠正常發(fā)展。提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，這樣才能夠保證學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案的發(fā)展予以支持。為電子檔案和學(xué)校的發(fā)展都能夠做出更好的保障。

3.2 加強(qiáng)技術(shù)的研究

由于現(xiàn)在電子檔案的發(fā)展比較短，所以對(duì)電子檔案的研究也比較薄弱。由于這些問(wèn)題的出現(xiàn)，而對(duì)檔案的使用最多的事業(yè)就是學(xué)校，學(xué)校就應(yīng)該加強(qiáng)使用電子檔案，只有學(xué)校的電子檔案實(shí)施才能夠促進(jìn)電子檔案的研究人員加快研究，提出更好的電子檔案相關(guān)技術(shù)，這樣才能夠促進(jìn)整個(gè)國(guó)家的電子檔案行業(yè)發(fā)展。除了在電子檔案的技術(shù)方面，電子檔案的相關(guān)軟件也應(yīng)該得到足夠的優(yōu)化。檔案對(duì)于一個(gè)人來(lái)說(shuō)是非常重要的，無(wú)論是學(xué)校還是企業(yè)在進(jìn)行對(duì)某個(gè)人了解時(shí)最重要的就是通過(guò)檔案進(jìn)行了解。只有電子檔案的相關(guān)軟件進(jìn)行更好的優(yōu)化，才能夠保證電子檔案的正常運(yùn)行。

3.3 提高電子檔案的安全性

電子檔案的安全是需要得到足夠的保障，如果電子檔案的安全不能夠滿足所學(xué)校的需求，那么這樣電子檔案在學(xué)校方面就不會(huì)得到有利發(fā)展。檔案的保存是整個(gè)檔案管理部門(mén)最重要的一項(xiàng)任務(wù)，如果檔案沒(méi)有能夠得到更好的保存就會(huì)直接導(dǎo)致許多信息的丟失。為了能夠提高檔案的安全性可以進(jìn)行運(yùn)用學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行儲(chǔ)存檔案，這種方法更加好的提高整個(gè)檔案的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和發(fā)展，在各方面都積極的應(yīng)用大數(shù)據(jù)，這樣才能夠?yàn)橄嚓P(guān)行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)更好的作用。加強(qiáng)電子檔案的管理就更能夠提高整個(gè)電子檔行業(yè)的發(fā)展，為我們的日常生活提供更大的便利。電子檔案可以使我們?cè)谌魏蔚胤诫S時(shí)對(duì)自己的相關(guān)信息進(jìn)行查詢。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改為現(xiàn)在的電子檔案已經(jīng)解決了許多檔案方面的問(wèn)題，為整個(gè)檔案行業(yè)的發(fā)展提供了有力的幫助。

參考文獻(xiàn)

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