探究國企人事檔案電子化管理優勢、風險及其防范

馮琳

摘 要：隨著我國社會的快速發展，我國國企在人事檔案的管理上有了全新的模式，為人事檔案電子化管理方式。與傳統的人事管理手段相比，現階段所使用的人事檔案電子化管理有著獨特的優勢，然而在使用過程中也有著傳統人事檔案管理所沒有的應用風險，因此要針對風險問題做出相應的防范。本文從現階段國企人事檔案電子化管理的獨特優勢入手，評判其風險并提出相應的防范措施，旨在進一步優化國企人事檔案電子化管理手段，將人事檔案電子化管理優勢不斷放大并做好風險防范。

關鍵詞：國企人事檔案;電子化管理;優勢;風險防范

在國企中人事檔案管理是一項重要工作，國有企業的人事檔案管理工作是組建人才隊伍的基本保障，會對國有企業人才隊伍建設以及人才水平發展有直接影響。隨著時代的不斷發展，科技水平發生質的飛躍，再加上管理手段不斷創新，程序逐漸規范化，國企開始應用電子化管理方式，雖然國企人事檔案電子化管理有著其他管理手段無法比擬的獨特優勢，但是也有著獨特的風險，在應用人事檔案電子化管理的同時要做好防范工作，從整體出發，提高電子化管理水平。

1 國企人事檔案電子化管理優勢

現階段我國國企員工人數數量龐大，導致檔案信息總量大，需要借助像計算機網絡這類功能強大的現代化技術設施展開管理工作，若使用傳統的人力檔案管理則會導致人力資源浪費，也無法在短時間內高效進行檔案管理工作。通常情況下，電子化人事檔案管理與傳統紙質化人工管理手段相比較來說，電子管理模式在數據計算與儲存、檔案管理工作效率、信息閱覽速度等方面有著無法比擬的獨特優勢。首先，國企人事檔案電子化管理可以對檔案進行分類保存且分類工作十分簡便，不需耗費較多人力和時間，能夠高效快速的實現檔案分類保管。傳統的紙質化人工收集分類保管會浪費大量的時間和人力，而現代電子化管理模式更加簡單可行，電子化人事檔案管理手段會經由專業程序設計員按國企人事檔案管理部門的工作需求來設計與之相呼應的結構化管理系統，利用結構化管理系統完成后續人事檔案管理工作，而人事檔案管理工作人員只需要使用這一管理系統快速且便捷的將海量數據錄入到電子表格中，管理系統會隨之對數據進行處理，從而實現分類。再加上電子化數據占用內存遠遠超過人腦或紙質檔案，只需要按下某個按鈕便能實現有效保管，可以快速將需要儲存的文件保存。其次，人事檔案電子化管理模式能夠快速查詢或閱覽信息且將信息更加直觀的展現在查閱人的面前。在查詢國企內員工檔案相關信息時，如果使用傳統紙質化人工管理模式則無法實現，同一時間內對多份信息檔案進行瀏覽，而電子化管理模式能夠將這一需求有效實現，可以通過網絡軟件設施快速查詢所需要的人事檔案信息，同時還有著在不同窗口直觀對比不同員工的功能，將所有需要的信息直觀展現在查閱人的面前，使查閱檔案工作變得更加高效便捷。

2 國企人事檔案電子化管理風險

2.1 電子化檔案載體的使用和存放風險

電子化檔案載體的使用和存放有著一定的風險，當前最好的載體是光盤與磁帶，兩者相比較起來，光盤有著記錄密度高、儲存量大、非接觸式記載和信息讀取方式、數據傳輸率較高，在查詢信息時能夠加快查詢速度容易保存。然而這類電子載體需要給予一定的保護，要對電子化檔案載體進行養護，注意載體的存放環境，防止在溫度高的地方，有陽光對其進行直射，則會加速電子檔案載體的氧化影響儲存數據，甚至會造成數據的丟失。

2.2 內部網絡安全存在風險

內部網絡安全風險就是常說的局域網絡安全風險，在日常操作中容易因國企電子檔案管理工作者的操作失誤而觸發。主要由于內部網絡安全風險是由于內部員工人為疏忽，導致連接局域網的路由器防火墻等網絡軟硬件設施，存在一定的安全風險，從而造成人事檔案資料丟失或出現泄露。其次，內部網絡共享為人事檔案管理造成一定的安全隱患。在國企內部單位之間會存在著員工互相發送人事檔案管理信息的情況，在信息傳遞和共享過程中容易產生安全隱患。最后，若是國企員工擅自插入未經殺毒或來路不明的儲存設備，例如優盤、移動硬盤等，則有可能會將優盤移動硬盤上的不知名病毒傳遞到電子化檔案管理系統上，導致信息泄露甚至丟失。

3 國企人事檔案電子化管理風險防范措施

3.1 提高管理人員對檔案管理電子化的重視程度

國企人事檔案管理工作者對檔案管理電子化的注視程度以及對檔案管理的認知會直接影響檔案管理水平，工作人員的高度重視能夠在最大程度上防范人事檔案電子化管理風險，從而優化人事檔案電子化管理工作質量。因此檔案管理工作人員要向上級工作者宣傳檔案管理電子化的重要性，從而提高對檔案管理的重視程度。要將檔案管理提上議事日程，對檔案管理電子化工作進行檢查指導，若發現在管理過程中出現風險隱患則要及時進行解決。同時要定期檢查電子化管理載體，對其進行養護和維修，防止電子化檔案信息出現泄露或丟失。要對檔案進行保護和搶修工作，加大檔案電子化建設經費的投入力度，不斷完善檔案管理電子化系統，從而提高工作效率。除此之外，檔案管理工作人員要配備符合檔案保管要求的自動選擇檔案柜，便于檔案管理工作人員進行收集歸檔保管，方便進行檔案信息查閱，全心全意做好檔案管理工作。

3.2 提高網絡安全防范意識

內部網絡安全風險，即局域網絡安全風險，是國企工作人員之間傳輸和接收與本單位人事檔案資料與數據是常使用的一種網絡內部網絡安全，是造成人事檔案電子化管理風險的主要原因。因此要做好內部網絡安全防范工作，提高工作人員的內部網絡安全防范意識，加大宣傳力度，引起國企內部所有工作人員的高度警惕。在日常工作中，可能產生局網絡風險的地方很多，可能未能重視的細節之處出現安全隱患便會導致檔案信息出現泄露或丟失。

4 結語

隨著社會經濟的不斷發展，造成了我國各行各業都發生了翻天覆地的變化，我國國有企業人事檔案管理也緊跟時代發展趨勢，發生了根本性的轉變，從傳統的紙質人工檔案管理轉變為電子化檔案管理。在人事檔案電子化管理模式的應用過程中有著許多安全管理風險，要做好風險防范工作，推廣人事檔案電子化管理模式，從而優化國企人事檔案工作質量，推動國企人事檔案電子化管理不斷向前發展。

參考文獻

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