計劃生育信息管理系統數據信息在單位人事管理等多方應用和推廣的研究

劉金鳳?李兵?梁暢?何亞文?張炎敏

摘 要：計劃生育信息管理系統在肇慶市市直機關事業單位從2008年開始應用，至今已有10多年的應用歷史。本單位同期使用已積累了1000多員工的數據信息。隨著國家二胎政策的落實，計劃生育工作的開展現狀與趨勢，國家機構改革的深入，未來傳統的計劃生育工作職能將逐步減弱，則計劃生育信息管理系統在計生工作的應用將逐步減弱。結合數據信息科技發展和數據信息價值深度挖掘及應用，在數據科學理論的指導下，改變創新模式和理念，深化計生數據信息應用和實踐。資源與其他人共同分享，以便更加合理地達到資源配置

關鍵詞：計劃生育;數據信息;人事管理;多方應用;推廣

計劃生育信息管理系統在肇慶市市直機關事業單位從2008年開始應用，至今已有10多年的應用歷史。此款軟件信息經過10多年的不斷更新升級，已趨成熟，但它現在只用于管理本單位計劃生育工作的一個輔助工具，給計生工作提供了非常便利的各種功能模塊。隨著國家二胎政策的落實，計劃生育工作的開展現狀與趨勢，國家機構改革的深入，未來傳統的計劃生育工作職能將逐步減弱，則計劃生育信息管理系統在計生工作的應用將逐步減弱。結合數據信息科技發展和數據信息價值深度挖掘及應用，在數據科學理論的指導下，改變創新模式和理念，深化計生數據信息應用和實踐。

1 計劃生育信息管理數據信息在單位人事管理方面的應用。

1）過期數據信息的應用。在計劃生育信息管理系統過期數據是已經注銷，且不會發生變化的數據，此類數據有三種：（1）離退休;（2）辭職調動;（3）死亡。2008年至現在，沉積了十多年的過期人員數據信息，對于本單位、本部門或上級部門在對此類人員的統計利用時，可以快速查詢，不用查閱連續十多年的紙質檔案，不用在電腦查找十多年的辭職人員信息。對于辭職、調動、離退休、死亡人員的家屬到單位來要求出具工作證明等，可以快速查詢確認一些基本情況，如是否有此人，此人進入單位時間，辭職時間，姓名相同的憑借身份證號碼、婚姻狀況信息區分，再深入查找檔案資料，減少了盲目查找花費的時間和精力。這些過期數據會隨著未來發展的需要得到應用發揮它的價值。

2）在線數據信息的應用。（1在線數據信息利用的前提。在線數據是在職員工1000多名的數據信息，這些數據要開發應用好，就要做好數據信息的管理，同時保證數據的可靠、安全性與完整性。及時更新現有的數據信息，及時錄入新數據信息，定期在新增員工數據信息錄入時備份，每月31日或次月1日備份。為保證數據信息的完整性、準確性，制定《關于職工婚姻生育家庭變動情況定期報告》制度，各科室定期在每年3月、6月、9月和12月各季度月未月底前報告季度內婚姻生育變動情況（婚姻生育：包括結婚、離婚、喪偶、懷孕、生育或收養子女、人流、上環、取環、結扎等）、 家庭情況（包括家庭地址、戶籍地址，本人及配偶、子女的移居國外、境外或者在國外境外從業、學習，子女與外國人、無國籍人或港澳臺居民通婚，子女死亡）。科室上報后并通知本人及時向人事科報告。科室填寫《職工婚姻生育家庭情況變動季度報告表》電子版發醫院OA由人事科接收。本人自行到人力資源部或電話等其他方式報告。人事科收集的員工婚姻生育家庭情況變動及時錄入計劃生育信息管理系統，不斷更新員工的信息，為更好應用奠定基礎。（2）在線數據信息的應用。完好的數據信息，利用率越高，價值越大。在職人員的工號、身份證號碼、聯系電話等信息是人事管理工作中經常用到的信息，即用即查詢，一鍵解決。單位或單位各個科室人才架構、人才年齡層次等的統計可以提供初始簡單的統計數據。

2 計劃生育信息管理數據信息在單位其他管理方面的應用

1）職能部門日常工作的應用。辦公室文書管理方面，在辭職調動退休人員基本人員信息查詢、在職人員的工號、入職情況。財務人員填報社保繳費系統或其他軟件系統需要提供的人員信息如戶籍地、戶口性質等，辦理辭職退休人員和新入職員工相關業務時聯系電話的查詢。護理部門查詢了解護理人員隊伍生育情況，科室護理團隊的年齡層次、人才架構等查詢的初始簡單的統計數據，為護理人員人才引進、工作安排提供參考。黨委辦入黨政審、評先評優計生審核提供家庭婚姻狀況。

2）業務科室對計生數據信息的應用。某業務科室開展一項與兒童有關的調研工作，查詢本單位適合兒童的數據作為調研對象。每年的全院職工體檢，體檢中心需要男女人數，已婚女性人數，45歲以上或50歲以上等數據信息作為體檢經費預算的計算依據。

3 計劃生育信息管理系統數據信息在單位人事管理等多方應用的推廣

1）推廣的前提。本單位人事科從2008年開始應用，至今已有10多年的應用歷史。積累了1000多員工的數據信息，除了在計生管理方面應用外，在人事管理和其他方面的應用積累了實踐經驗，并形成行之有效的制度和措施。

2）推廣的價值。（1）利用現有數據信息，再進一步與單位科室根據實際實行數據開放共享，深度挖掘和應用。（2）形成行之有效的制度和措施，為單位行政管理提高工作效率，提升優質服務，提高工作質量。（3）利用醫聯體單位均使用計生管理信息系統，在人員進修、異地執業方面進行數據共享。（4）向正在應用該軟件的機關事業單位推廣課題的成果。若全市計生管理信息系統數據能夠共享，無疑對市級的治安、養老等方面的信息化管理均有極大的推動作用。（5）向沒有使用該軟件的單位或企業推薦作為一款人事管理軟件應用，它具有價格實惠、有良好的用戶界面，操作簡單，運行效率高，功能完善，適用性強等特點。

3）推廣的計劃。（1）本單位利用現有數據信息，與單位科室根據實際實行數據開放共享，進一步深度挖掘和應用。（2）計生數據信息應用積累的經驗進行總結，形成制度和措施。（3）向正在應用該軟件的機關事業單位進行經驗交流，交流應用的細節，并相互學習取經，促進改進數據信息在應用中存在的不足。推廣本單位計生數據信息在以人事管理應用為主等多方應用。（4）向沒有使用該軟件的市內衛生基層單位推薦作為一款人事管理軟件應用。鎮級衛生院作為公益一類事業單位，行政管理隸屬于衛生部門，人事關系管理正規且嚴格，人事管理者對于員工個人檔案信息，包括計生檔案信息，只有紙質的檔案，或者簡單電子表格，沒有一個較為系統、直觀、操作簡單、硬軟件設備要求配置低、價格實惠等特點的管理系統。同人事管理軟件相比較，它具有價格實惠，單位經濟容易接受。計劃生育信息管理系統的人員基本情況和婚姻生育情況，可以基本滿足人事管理日常查詢需要。（5）向沒有使用該軟件的市內小型企業推薦作為一款人事管理軟件應用。小型企業的員工在100多人規模，企業管理者對于它具有價格實惠、有良好的用戶界面，操作簡單，運行效率高，功能完善，適用性強的特點，適合本企業掌握員工的一些基本情況，更好地開展企業經營管理和企業文化建設，亦可以考慮用它代替人事管理軟件應用。

參考文獻

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作者簡介

劉金鳳（1975-），女，廣東德慶人，現任廣東省肇慶市第二人民醫院，研究方向：檔案管理。