信息化建設背景下大學行政管理策略

葛艷玲

【摘要】本文主要介紹信息化技術的特點，信息化背景下大學行政管理的不足，以及對大學行政管理信息化提出的建議進行闡述，希望能對信息化行政管理的推動和改進有所幫助。

【關鍵詞】信息化建設;大學行政管理;培養人才;有效措施

20世紀八九十年代信息化進入我們的視野，人們在感知了信息化的便捷、新穎后，逐步把信息化技術融入行政管理之中。21世紀以來，信息化技術在大學的行政管理中備受重視，在嘗試到信息化行政管理的便捷、高效后，掀起了一股信息化應用的狂潮。目前，大學的辦公、科研、教學、財務等領域實現了信息管理的便捷化，校園平臺和智能設備的出現，使信息資源共享、信息發布、快捷辦公更加現代化，但學校間的信息化水平不同造成了信息化行政管理的差異。

一、信息化技術對提升大學行政管理的作用

（一）信息化技術完善提升現代化教育進程。信息化的逐步普及對教育也有著重大的影響。就教師而言，原有的教學方式需要自己編寫教學計劃，按照計劃備課、授課，逐步到多媒體的使用讓教師在教學方面更加便捷，信息化技術的融入，大大提升了教師的工作效率，信息化技術平臺有比較合適的教學計劃和授課課件，同時，教師可以利用信息化平臺進行業務討論、切磋，不斷探究教學方法、教學模式，進而不斷提升教學水平，實現現代化教學，同時利用信息化平臺可以設置微課，針對不同的微課進行答題考核，讓學生能參與到信息化潮流之中，不僅可以節約授課時間，也可以有更多的選擇空間。除了微課之外，信息化技術還能提供遠程教育、在線教育、人工智能學習等重要功能，所以信息化技術的完善對提升現代化教育功不可沒。

（二）優化辦公程序，提升辦公效率。信息化技術融入行政管理之中，整體提升了大學的整個管理水平。對校園辦公的幫助尤為突出，傳統辦公，需要人與人的對接，資料紙質既容易遺失又會因為手寫字跡的潦草給辦公帶來不便甚至出現錯誤;材料信息的傳遞需要花費大量時間，甚至會出現遺漏的現象。信息化技術的融入，優化了辦公程序，提升了辦公效率，信息化辦公處理信息的整理、收集、傳遞，都可以利用網絡技術，將信息快速有效進行傳遞。信息化辦公的票據記錄，既有紙質同時配備了電子票據，避免了儲存、識別上的困難，同時辦公信息資源共享化，辦理業務、查詢信息可以快速完成，有的校園會配備信息查詢終端，讓信息查詢更方便，辦公程序更加透明。

（三）提升校園的核心競爭力。大學的主要任務是培育出更多的人才服務社會，人才培養方向越來越偏向于能力培養、專業技能培養、知識文化的傳承、崗位工作的對接。學生想得到更高的知識水平，專業的技術、技能，合適的工作崗位。作為信息化高度發展的今天，大學比拼的更加傾向于信息化技術的比拼，誰能在信息化技術上獨樹一幟，不斷拓展業務知識，培養更優秀的人才，通過信息技術搭建更多的實踐、工作合作平臺，不斷利用信息化技術提升專業知識的含量。這些都在不斷提升大學的核心競爭力，提升校園知名度。高校的信息水平，已經成為高校發展和實力的證明，是實現大學發展目標戰略路徑和科研教學的重要利器。

二、信息化行政管理的不足

（一）沒有系統化的構建。隨著信息技術的不斷發展，各高校都實現了信息化管理，但是由于信息化技術掌握程度、校園的重視情況不同，信息化行政管理也出現了許多不足，首先沒有進行系統化的構建，信息化管理僅僅停留在某一個領域，信息化管理的最終目的是為越來越多需要的人提供科學化、便捷化、精準化、智能化的服務。但管理化信息體系建立標準不同，各部門采用的系統不同，數據采集、分享、傳遞進程緩慢，甚至無法實現，這就導致信息化管理造成混亂，沒能形成系統化的管理體系。有的校園沒有足夠重視信息化管理，僅僅在財務或者人力資源方面采用信息化管理，對整個校園沒能形成體系，不能帶動校園整體辦公效率。

（二）缺少信息化人才。信息化管理體系應用于各大高校，但是有的大學校園管理人員對信息化專業知識生疏，不熟悉操作系統，讓信息化系統運作舉步維艱，運行體系缺少了“掌舵人”的支撐，信息化管理體系與傳統人工管理體系有很大的區別，應用于信息化技術管理，可以節約資金、人力、資源，管理效率更加高效，實施了信息化管理之后將工作內容由人轉變為對信息的處理，工作任務沒有差異，但是行政管理人員可以把處理紙質資料的時間花費在分析信息、處理信息、運營系統、維護系統等工作內容之上，長時間熟悉傳統工作內容，缺少對信息化技術知識的認定，所以導致工作效率反而降低。

（三）信息化建設率低、使用率低。有些大學校園管理者對信息化管理認識不到位，沒有把信息化管理當作提升工作效率、降低成本、增強影響力的重要手段。而是以是否配備了信息化設備作為信息化管理的依據，雖然配備了信息化技術設備，但辦公時往往傳統辦公和信息化管理同時進行，甚至主要使用傳統手段，辦公沒有主動引導使用信息化辦公，甚至讓員工和教師認為設備是外強中干，沒有起到什么作用。有的校園雖然使用信息化管理辦公，但是長時間使用一套系統忽視系統的升級與維護，缺少信息化層面的提升，導致辦公效率低下。智能設備豐富多彩的今天，信息化管理還停留在低版本，沒有主動開發和研究新的信息化管理體系，這是信息化行政管理的一大不足。

三、提升大學行政管理信息化的措施

（一）培養專業化人才。信息化人才需求是各單位存在的主要問題。只有“掌舵人”的能力足夠駕馭系統才能讓信息化建設穩步推進。而從事信息化管理人才應該具備哪些技能呢？首先，是信息化技術水平，擁有技術才能夠熟練掌握系統。其次，是管理能力，作為信息管理人才應該具備一定的管理能力，處理管理方面的事項。再次，需要具備信息技術處理、推廣使用的能力，在信息化體系進程下既能完成信息化處理工作，還能推廣線下的設備終端、在線自助辦公等能力，不僅節省人力，信息處理更加便捷。所以高校應該招納優秀的信息化專業管理人員或者重點培養相關行政管理人員，讓相關管理人員能夠有真正的實力去實施信息化管理的運作，定時對信息化管理人員做培養及考核，適應信息化管理的要求。

（二）加強信息化平臺的建設。除了對優秀人才的培養之外，還要著手于信息化平臺的搭建，為更多的人提供優質服務，例如，信息化行政管理團隊可以搭建平臺、公眾號，利用內部自助辦理業務，提升信息化辦公效率，新生報到，需要辦理許多流程，而且需要大量人力、物力，可以建立微信公眾號，讓學生一目了然辦理事項，有的項目可以設置在線辦理，大大節省學生的時間、精力，更加提升了辦公效率。除了公眾號之外，在校園內部可以增設終端設備，方便教師、學生、員工使用，所有人會有屬于自己的賬號密碼，根據賬號查詢資料、校園的違紀記錄、入住信息、班級情況、成績情況，方便教師、學生。

（三）加強制度建設，確保信息化建設的持久性和穩定性。學校建立專門的組織機構負責信息化管理，建立健全的制度和操作規范。要結合學校的發展進行信息化的統籌規劃和建設，根據信息化發展程度不同，建立健全確保信息收發、存儲、處理等保障制度，同時對信息化技術人員做培訓和考核工作確保信息化技術人員的技術穩定，收集校園對信息化管理制度的意見和看法，及時匯總做出調整以便于信息化管理長期穩定地作用于校園的行政管理工作。

四、結束語

在信息化高速發展的今天，各大學校園比拼的是信息化技術的發展程度，信息化管理制度的不斷完善必然會不斷提升校園的核心影響力，希望越來越多的校園能夠根據自身存在問題進行調整，獲得信息化行政管理帶來的好處。

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