檔案信息化建設與管理工作探討

廖華

【摘要】檔案的管理模式必須要隨時代的發展而進步，不斷創新、與時俱進，這樣才可以使其更好地適應社會的需要，充分發揮檔案信息化管理的優勢，促進檔案歸檔、收集、管理以及提供服務整體效率的提高，進一步滿足人們對檔案信息化發展的需求。本文通過對檔案管理過程中存在的問題進行淺析，進一步提出有效的建設措施。

【關鍵詞】檔案管理;信息化建設;存在問題;有效措施

檔案的信息化建設以現代先進的科學技術手段為依托，例如網絡技術、計算機以及信息技術等，以國家檔案管理部門的規定和信息化社會的要求為基礎，對檔案信息進行保存、管理以及收集的現代化管理模式。檔案的信息化管理可以利用大數據對檔案信息實施統計和整理，并且運用信息技術把有關信息資源整合起來，為查閱及交流共享提供方便。

一、檔案信息化建設過程中存在的問題

（一）沒有真正分清信息化和數字化。有些人誤認為從網絡上下載的信息是經過信息化處理后的信息。還有些人認為電子化和辦公手段的自動化實現也是檔案信息化建設的表現。以概念為出發點分析檔案的信息化建設，信息化代表了一個發展方向、一個趨勢、一個目標，而數字化檔案管理模式即是在檔案的信息化建設達到一定程度之后的新型檔案管理方法，所以，應該明確二者之間的不同，避免在實際的信息化建設過程中出現公式化和簡單化的操作。現在，國內僅僅是在發展信息化檔案建設，從本質上來講并未進入數字化發展階段，實現檔案管理的數字化是最終目標。

（二）檔案管理人員的信息化建設素養不足。在以往的檔案管理過程中，大部分單位對工作人員的綜合素質、學歷以及技能要求并不高，并且大多數單位的員工不會運用計算機，同時缺少有關檔案信息化建設的專業知識。這就導致在推進檔案信息化改革的過程中，工作人員不能充分運用現代化信息技術完成傳統紙質檔案的電子化建設，也無法切實落實檔案管理方式，最終造成檔案信息化管理的效率和質量較低，有礙于檔案信息化建設的順利進行。

（三）仍缺少檔案信息化建設的標準。大多數單位在進行檔案的信息化建設時，往往只是對信息化技術進行簡單運用，依照已經建成檔案信息化的有關單位進行模仿，沒有真正從自身角度出發思考自己的實際需要，脫離實際，所創建出來的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現象的原因在于缺少有關標準，沒有構成科學、合理的檔案信息化管理標準體制，單位也沒有制定出切實有效的規定，從而使檔案的信息化建設缺少參考條件和限制規定。

二、推進檔案管理信息化建設的有效措施

（一）增加對檔案信息化管理工作人員的培訓力度。檔案的管理人員是落實檔案管理工作的主要動力，其專業素養的高低直接影響著檔案信息化建設和管理質量。在新時期，所有單位都應該為有關檔案信息化建設的成員開展定期培訓，促使其了解并掌握計算機各項功能的操作方式，提高檔案管理工作者的現代信息化管理能力，進一步促進單位實施檔案信息化建設和管理力度質量和效率。利用培訓可以讓檔案管理工作者充分認識到現代化信息技術的簡便和高效，促進其傳統管理理念的改變，進一步提高工作者的服務意識。通過對檔案信息化建設和管理的工作者進行培訓，能夠有效促進該單位整體檔案管理工作質量的提高，適應時代發展需要。

（二）制定出切實可行的檔案信息化建設管理體制。制定科學、合理的管理體制是保證檔案信息化建設和管理順利開展的基礎，所以，必須要明確檔案信息整理和保存的具體流程，做到權責到人，充分發揮檔案信息化建設和管理的潛在功能，繼續改進及創新管理方法，建構出高效、合理的檔案管理體制，進一步提高檔案信息的使用和存儲效率，用現代化信息技術來整合大量檔案信息資源，降低人力、物力及財力的消耗，盡可能減少人為錯誤的出現，促進檔案管理質量和效率的提高。此外，還可以通過購買或自主研發已經成熟的檔案管理模式，結合自身實際情況進行改革，健全本單位的檔案信息化建設和管理體制。

（三）改變管理人員的傳統理念，促進資源共享。要想切實落實檔案信息化建設和提高管理水平，需要轉變有關工作人員的傳統思想，使其明白傳統檔案體系中存在的弊端，充分了解現代化信息技術的優勢，加強檔案信息化建設理念，轉變自身態度，培養主動服務理念和反應能力，及時、高效整理有關檔案信息，保證檔案信息的真實性與時效性。與此同時，還要促進檔案信息資源的交流和共享，促使各單位之間形成互相交流、共同進步的良好關系，為人們提供更多有用信息，加強檢索、下載功能，進一步提高檔案信息資源的安全性、有效性、實用性以及規范性，進而推動行業發展。

三、總結

總的來說，在新時期，各單位必須要認識到開展檔案信息化建設的重要性，不斷提高檔案管理水平，多運用先進技術來完善檔案管理信息化建設，提高檔案信息質量，適應社會的發展和需要，最終推動本單位的發展和進步。

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