企業檔案信息化建設與檔案管理的思考

劉輝敏

【摘要】我國檔案信息化建設現在正是發展時期，在進行的過程中會受到外界的影響，導致檔案管理的能力變弱。因此，本文就企業檔案信息化建設和檔案管理進行思考分析，目的是通過對企業檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高企業檔案管理質量，實現檔案資源的合理利用。

【關鍵詞】檔案信息化;建設;檔案管理;思考

檔案管理的基礎就是檔案信息化建設，二者之間屬于包含和被包含的關系，檔案管理以檔案信息化為基礎，檔案信息化以檔案管理為最終目的，二者相輔相成，共同為對方提供便利。所以，檔案管理人員要具備專業的檔案管理技能，確保管理的安全性和檔案工作中零失誤，讓檔案信息化和檔案管理共同進步，共同促進企業的發展。

一、檔案信息化建設內容

檔案信息化，從字面上來解釋這個名詞，它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進行整理，便于對檔案的利用。總體來說，檔案信息化可以分為整體和細節兩類。從整體來看，就是一面很復雜的檔案信息關系網，那么檔案信息化就是要捋清這個關系網之間的聯系，然后進行信息化歸納整理，把我國所有的信息都歸納整理好之后，然后在各個行業之間進行融合，檔案信息化以公開透明的方式呈現在管理人員的眼前，便于檔案的融合和管理人員的利用。從細節上看，就是檔案信息內部的事情，檔案就像檔案信息的毛細血管，是整體檔案的分支，各司其職的同時又相互聯系。隨著我國科技的發展，檔案信息整理也有了很大的進步，檔案信息更加細致、全面，便于查找，同時也可以在檔案中尋找到更加符合實際的檔案信息，為人們所利用。所以，在檔案信息化建設中，只有從整體和細節兩個方面共同入手，才可以建設出更好的檔案信息化，才可以讓檔案信息化在現代社會快速發展，為人們提供便利，為社會作出貢獻。

二、影響企業檔案信息化建設與管理效率的因素

（一）缺乏正確認識，重視度不高。隨著信息時代的發展，企業在經營管理工作中廣泛運用公文處理、合同管理、人力資源管理、財務共享、采集等各類管理系統、應用程序的數字化等，傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。所以需要改變以往的管理方式，找到正確的方法，適應現在社會的需要。這個可以從根本上提高員工對檔案管理的重視程度，但是部分檔案管理人員對其重視度不高，或者換一種說法，就是認為檔案管理沒有必要那么麻煩，認為傳統的管理模式尚且能夠滿足當前的需求，對檔案管理系統的需求并不迫切，思想上出現的問題，對檔案管理的重視程度不高，這就會阻礙企業信息化建設的步伐，也會降低檔案管理的效率。同時也會出現管理人員素質參差不齊。

（二）檔案管理不規范，標準不統一。好的檔案管理流程需要準確無誤進行，各種檔案管理設施齊全完整，檔案管理技術也挑不出任何的毛病，檔案管理整套操作不會出現失誤，檔案信息化和檔案管理可以無嫌隙銜接，互相配合，這樣才是一個完美的檔案管理信息化系統。在檔案信息化建設過程中，雖然大多數應用軟件能夠滿足完成電子公文的日常管理工作，但是在檔案管理信息化方面，只有少數專業軟件能夠滿足其工作要求。因此管理流程的設置、管理標準的制定和統一在檔案管理系統的應用方面至關重要。缺乏科學的組織和規劃是企業推進檔案信息化建設過程中面臨的一個突出問題，部分企業在信息化建設時，沒有進行科學的規劃，沒有設置統一的標準，導致檔案管理系統流程不合理，利用不順暢，工作效率低下，低水平重復建設和各自為政的現象時常發生，導致企業的一些檔案信息不能被正確使用。同時，企業檔案管理規范的缺乏和相對落后，與經營管理的各個環節缺乏有效聯絡，導致企業檔案信息資源管理與企業各個環節的信息管理之間缺乏有效的銜接。

（三）檔案管理人員專業水平不夠。企業檔案管理人員中，大多數是兼職檔案管理人員，只有少部分是專職檔案管理人員，所以檔案管理人員的專業水平參差不齊。兼職檔案員由于沒有經過專業的學習和系統培訓，只是憑借計算機操作經驗來管理檔案系統，出現問題不能及時解決，只能坐等專業技術人員前來解決。另外，由于專業知識的缺乏，在實際使用管理系統軟件時，難免會出現歸檔文件不及時，甚至導致信息錯誤的發生。這些問題的存在，嚴重制約了企業檔案管理的創新和發展。

（四）網絡安全處理能力有待提高。檔案管理和互聯網的安全等級有著很密切的關系，企業的檔案和信息都很重要，有的檔案和各個行業都有關系，如因為互聯網問題導致重要的檔案泄露出去，那么對整個檔案庫的檔案和整個公司都會產生不好的影響，因為檔案信息泄露是很嚴重的事情。這種情況如果發生，證明企業檔案信息系統的安全問題根本不完善，員工對檔案信息的態度也不是很重視，如果這樣的事情發生，那么對企業甚至整個社會，都會有很嚴重的損失。

三、檔案管理思考措施

（一）提高檔案意識，增強從業人員素養。由于管理人員對檔案管理的意識不強，才會有那么多的問題出現。首先，企業應該重視檔案信息化工作人員的全面培訓，讓檔案管理工作人員充分認識檔案信息的重要性，加強培養工作人員的實踐能力，對檔案信息的一系列設施都可以熟悉使用。其次，企業應給檔案管理人員提供更多的向外界學習的機會，在傳統檔案管理模式的基礎上進行創新，找到更好的發展模式，使工作人員最大程度掌握相關技能，將其工作效率發揮到最高水平。最后，應建立職業歸屬感。企業應注重檔案管理人員的職業需求，為其創造更多的施展空間，通過采取各種有效手段，將檔案資源的“管理者”升級為檔案資源的“開發者”，為檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎。

（二）制定管理規范，健全和完善標準體系。隨著科學技術的持續發展和進步，企業管理日益步入精細化管理，檔案管理也應與時俱進，創新出一套更符合現代社會的模式，被現代社會所接受，被工作人員所接納，規范檔案管理流程，為實現企業檔案信息資源管理各環節的有序銜接和持續發展奠定良好的基礎。制定相關的管理規范，一方面可以約束工作人員，另一方面還可以警醒告誡工作人員對待檔案管理要細心。

（三）完善基礎設施，建立網絡安全屏障。隨著我國現代科技的進步，電子計算機的手段已經越來越高明，為了防止重要檔案被竊取，檔案管理部門必須加強對檔案基礎設施的建設。在檔案室安裝監控設備，并且采取有效的技術手段，對計算機進行加密，安裝防火墻和殺毒軟件、數字證書、設立安全警報系統等保護手段，構建檔案信息的安全防護體系。同時，應該培養專業性的技術型人才，可以隨時隨地注意檔案信息的安全狀況，這樣在發生安全事故時，可以進行挽回，避免出現嚴重的損失。另外，要強化檔案工作人員的安全意識，定期對相關管理人員及業務人員進行檔案信息的系統培訓，增加工作人員對檔案管理的親和力，讓工作人員認識到檔案管理的重要性，讓危險沒有可乘之機。總之，企業必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施，建立網絡安全屏障，確保企業檔案信息的安全。

四、結束語

檔案信息化隨著社會的發展、時間的沉淀，會出現質的改變，改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來越透明，檔案信息每條都會有詳細的記載，而且隨著時間的推進，管理人員的技術也會越來越嫻熟，檔案信息化做的越來越好，間接地促進檔案管理的發展。

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