網絡時代背景下檔案管理服務模式創新初探

李恒利

【摘要】網絡信息技術日新月異，對人們的生活方式以及工作方式產生了巨大的影響，“網絡”“信息”已經成為各個領域發展的關鍵要素。檔案作為一種極為重要的信息資源，更應該借助網絡信息技術的優勢，從而發揮檔案資源的真正價值。基于此，本文以網絡時代為研究背景，對檔案管理服務模式創新進行探討。

【關鍵詞】網絡時代;檔案管理;服務模式

隨著網絡信息技術的快速發展，傳統檔案管理服務模式已經無法滿足現階段各類用戶的使用需求，特別是檔案數量逐年增多，單一的檔案管理服務模式面臨著淘汰。網絡時代背景下的檔案管理服務模式，要從用戶實際需求入手，進而為廣大用戶提供更加精準、全面的檔案信息服務，不僅可以對檔案管理服務模式進行改革與優化，而且還可以幫助用戶節省時間。基于此，研究網絡時代背景下檔案管理服務模式的創新具有一定的現實意義。結合筆者的專業知識以及實踐經驗，對網絡時代背景下的檔案管理服務模式創新策略提出見解。

一、以在線服務為切入點，推動服務模式創新

基于網絡信息時代的需求，檔案管理服務應當樹立創新服務的理念，從各個層面入手進行服務改進與創新，其關鍵是要對網絡時代背景下用戶的實際需求進行調查與掌握，進而對服務模式進行更新。傳統檔案管理服務工作主要由人工完成，例如，資料檔案查詢、歸類等工作環節均由人手工完成，整個過程難免會有一些不足，這是因為人工所能提供的服務是極其有限的，雖然在以往的時期可以滿足相關需求，但是在網絡時代則無法滿足用戶的需求，體現在時間與空間上的限制，這些因素的存在不利于檔案管理服務的發展。

因此，檔案管理服務人員需要對自身工作模式進行轉變，構建以網絡信息技術為載體的服務模式，為廣大用戶提供在線信息服務，確保用戶能夠基于實際需求而及時享受到檔案管理服務;與此同時，依托在線服務，還可以根據客戶的反饋，有針對性地制作專題性網頁，從而完善相關服務功能。此外，考慮到網絡信息技術更新很快，加之客戶的需求也會隨之變化，所以在線服務需要及時更新，并充分利用數據庫、郵件、移動客戶端等等載體，與用戶之間建立起更加快捷的交流與服務渠道，在拉近用戶與檔案管理服務之間距離的基礎上，可提升服務效率以及降低人工成本。

二、注重檔案管理服務的縱向深化

網絡時代背景下，用戶的需求變化很快，其中最為重要的是網絡信息技術賦予的自主服務，用戶可以通過檔案管理服務人員所提供的信息實現自主篩選，并對信息所涉及到的所有領域進行全面考量，從這一點來講，要求檔案管理服務工作人員要具有一定的知識儲備，并注重檔案管理服務的縱向深化，盡可能為用戶提供全方位、多領域的信息服務。傳統檔案管理服務模式所提供的服務比較單一化，能夠涉及的領域有限，效率不高，從而導致應用者錯失最佳使用時間。在網絡時代背景下，檔案管理服務體系需從內到外進行全面改革，需要將傳統的檔案文件、信息檢索等進行全面整合，并構建一個全方位、多領域的信息化服務平臺，根據用戶在文件方面的搜索、查詢、閱讀等方面的需求提供協同服務。一方面，能夠讓檔案信息實現一定程度的開發，從而為更多人提供良好服務;另一方面，有利于強化檔案管理服務人員的服務意識，最大限度保障檔案管理服務與時俱進。

三、信息共享式檔案管理服務模式的實現

建立檔案信息資源的互聯網共享模式，為用戶提供針對性服務。在網絡時代背景下，各種信息資源幾乎時時刻刻都在更新，對于檔案管理服務工作來講，必須要充分結合自身的實際需求，主動積極與相關部門取得信息資源的合作，力求構建信息共享模式，讓檔案信息服務系統能夠實現全方位、寬領域的服務。與此同時，結合不同檔案信息的特點，對服務模式進行優化，讓一些常用的檔案信息資源實現全網共享，這樣方可開辟一條嶄新的服務捷徑，從而提升檔案管理服務的效率。

四、建立有效的檔案管理信息服務反饋機制

網絡時代背景下，倘若要保障檔案管理信息服務的有效性，那么則必須要結合環境變化、用戶需求等因素進行相應的調整。基于此，建議檔案部門依托網絡信息技術建立服務反饋機制。“反饋”是將一個管理服務系統的信息傳達給用戶，而用戶會根據自身對系統的使用體驗進行反饋，例如，系統反應速度、信息資源是否全面、客戶用戶態度質量等。相關數據人員通過客戶“反饋”的信息與數據進行分析，可為檔案管理服務模式進行調整提供基本依據，從而對檔案管理服務模式進行完善與轉變，讓用戶獲得更好的體驗。

五、建立專業化的檔案管理服務人才團隊

無論是傳統的檔案管理服務模式，還是網絡時代背景下的信息服務模式，其服務效率的關鍵首先是人，其次是相關的軟硬件基礎設置等等。因此，一個專業化的檔案管理服務人才團隊將有利于提升服務效率與質量，所以著手構建一個專業能力強以及經驗豐富的檔案管理服務人才團隊極為重要。

（一）檔案管理服務人員要認識到網絡時代對檔案管理服務提出的具體要求。一方面是用戶需求的變化，另一方面是檔案服務模式的變化，主要是以網絡信息技術為載體，構建全新的服務系統，從而實現在線服務。因此，要求檔案管理服務人員轉變自身的檔案管理服務意識。隨著網絡信息技術的發展，各類信息呈爆炸式增長，尤其是信息傳遞速度越來越快，各種各樣的檔案資源魚龍混雜，這就要求服務方面進行改善，也就是說傳統的“坐等上門”的檔案服務理念已經不適合網絡時代的需求。對于用戶來講，通常會按照自身需求而希望檔案管理服務人員提供及時的具有實際指導意義的專業服務。因此，要求檔案管理服務人員要樹立“以用戶為本”的意識，緊緊圍繞用戶的實際需求，從而為其提供專項性、個性化服務，力求滿足每一位用戶的需求。

（二）充分利用網絡平臺，加強檔案管理服務工作人員與用戶之間的交流。具體是應用現代即時通信設備等，通過溝通與交流，從而及時掌握每一位用戶的檔案信息實際需求，并基于其實際情況為其快速提供專業指導。在這個過程中，還要求檔案管理服務人員必須保持認真、細心的態度，關于用戶提出的意見與建議，需要認真記錄、執行，倘若有異議，則應當及時提出解決方案，從而提升服務效率與質量。

（三）加強檔案管理服務工作人員的專業知識培訓工作，以提升檔案管理服務工作人員的整體素質水平。網絡時代背景下，檔案信息資源以及相關的技術、服務等方面均變化很快，因此需要通過必要的培訓來提升服務人員的專業素養，例如，可開展專家型講座，從而將網絡技術、現代信息技術等引入檔案信息服務工作體系之中，目的是讓檔案管理服務人員能夠對信息資源進行有效應用，進而為廣大用戶提供更好的服務。

綜上所述，對檔案管理服務模式進行創新，要與網絡時代發展的特點以及用戶的需求進行充分結合，充分考慮到檔案管理服務工作的實際情況，從而將網絡信息技術適當引入檔案管理服務體系之中，以在線服務為切入點，推動服務模式的創新，注重縱向深化、共享模式、反饋機制以及人員培訓，進而將檔案管理服務打造成為與時俱進的服務體系，這樣才能滿足不同用戶的多樣化需求，有利于推動我國檔案管理服務工作實現健康發展。

【參考文獻】

[1]邱東蓮.信息網絡化時代的檔案管理[J].智庫時代，2019 （15）：262-263.

[2]徐靚.淺析網絡要素對檔案管理的影響[J].辦公室業務， 2018（14）：86.

[3]陳寧.論信息時代檔案管理工作的創新與實踐[J].辦公室業務，2018（11）：54.