基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

馮瑩

【摘要】傳統(tǒng)的文書檔案管理方式難以達到社會發(fā)展的實際需求，為了讓文書檔案管理工作能夠更加適應現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求，需要加強文書檔案管理方式的創(chuàng)新，以結合現(xiàn)代信息化技術，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，充分利用信息化背景的優(yōu)勢，以加強文書檔案管理，提高管理的效果。

【關鍵詞】信息化;文書檔案;問題;策略

在信息化的時代背景下，為了有效帶動社會經(jīng)濟的發(fā)展，需要全面加強數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理、分析工作，從而為企事業(yè)單位的發(fā)展提供有效參考。在文書檔案管理過程中，借助信息化的技術以充分利用信息技術的優(yōu)勢，提升文書檔案管理的安全性、有效性和科學性。在實際的應用過程中，以結合企事業(yè)單位的日常業(yè)務，不斷優(yōu)化創(chuàng)新文書檔案管理的格局和形式，同時結合企事業(yè)單位發(fā)展趨勢以加強管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，從而讓企事業(yè)單位能夠實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，盡可能節(jié)約其文書檔案管理成本，提高工作效率。

一、文書檔案管理中存在的問題

隨著社會經(jīng)濟體制的不斷轉換，在企事業(yè)單位發(fā)展過程中忽略了文書檔案管理工作，沒有充分意識到加強文書檔案管理工作對于企事業(yè)單位所帶來的間接經(jīng)濟效益。有很多企事業(yè)單位在實際的管理中缺乏對文書檔案管理的資金投入和人力投入，缺乏自上而下的管理體系。由于缺乏科學合理的管理體系，從而使得文書檔案管理工作與企業(yè)的實際發(fā)展狀況相背離，相應的部門難以充分結合起來，而分散的文書檔案管理難以達到實際的應用需求。再加上缺乏專業(yè)的檔案管理人員，在文書檔案管理過程中，現(xiàn)有的人員難以結合時代發(fā)展，以全面加強文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，現(xiàn)有人員的管理知識、管理思維和業(yè)務素養(yǎng)都有待進一步提高。另外一個最主要的問題則是在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過程中，整體呈現(xiàn)信息化程度低的現(xiàn)象，還缺乏科學合理的統(tǒng)一規(guī)劃標準。在大部分企事業(yè)單位發(fā)展過程中，仍舊沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，缺乏文書檔案信息化管理方面的資金投入，人才匱乏，技術欠缺，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作難以落到實處。

二、文書檔案信息化管理的價值

在文書檔案管理工作開展過程中，借助信息化的管理方式以進一步規(guī)范文書檔案管理的流程，在加強資料收集、信息處理、數(shù)據(jù)保存、科學存檔等一系列操作的同時，將相應的信息進行有效的轉化和銜接，從而加強各部門之間的聯(lián)系，使得相應的部門和平臺能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，全面提高企事業(yè)單位的工作效率，以實現(xiàn)全方位綜合性的文書檔案管理。通過信息化的文書檔案管理，以全面提高文書檔案管理的效能，降低文書檔案管理難度的同時，以更加有效的、全覆蓋的管理，全面提高文書檔案管理的質量和效率，從而提升文書檔案本身的價值。借助信息技術以加強文書檔案管理工作，從而加強訪問人員、訪問人數(shù)、訪問網(wǎng)絡的控制，通過密鑰來保護文書檔案的安全性，有效避免信息泄露的現(xiàn)象發(fā)生。通過信息化的管理，以充分發(fā)揮文書檔案的價值，使得文書檔案的查閱可以實現(xiàn)信息化的檢索，提高信息查詢的效率。

三、加強文書檔案信息化管理的措施

（一）強化認識，創(chuàng)新理念。在信息化的時代背景下，為了全面加強文書檔案管理的創(chuàng)新工作，則需要結合信息化技術，充分認識到信息化管理的優(yōu)勢，從而結合企事業(yè)單位的實際發(fā)展，科學合理地應用信息化的手段，不斷優(yōu)化創(chuàng)新文書檔案，從而將信息化技術應用到文書檔案管理中，全面提高文書檔案的價值。在文書檔案管理工作開展的過程中，則要求相應的管理者能夠積極學習，結合時代發(fā)展，不斷優(yōu)化更新自身的知識體系，同時能夠結合企事業(yè)單位的實際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新文化檔案管理的理念和工作模式。提高文書檔案管理的站位，將其與企事業(yè)單位的實際發(fā)展緊密結合在一起，借助先進的指導思想，全面加強文書檔案管理工作。

（二）完善體系，加強實踐。為了保障信息化技術在文書檔案管理中的應用效果，在企事業(yè)單位文書檔案信息化建設中，還需要結合事業(yè)單位的實際發(fā)展狀況，以結合實際情況完善相應的管理體系，并制定文書檔案信息化管理的相關標準和要求，從而充分借助數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，建立科學有效的文書檔案管理體系，全面加強文書檔案資料控制工作。這就要求相應的管理者在實際的工作過程中，結合企事業(yè)單位的實際發(fā)展狀況以及各項經(jīng)濟活動，構建完善的文書檔案管理體系。在體系建設的過程中，要保障文書檔案管理的真實性、有效性和完整性。結合文書檔案管理的載體，制定相應的標準和檔案要求。在實際的工作過程中，還需要結合企事業(yè)單位文書檔案管理的目的，加強實踐，明確加強文書檔案管理的根本目的和意義，從而加大成本投入，全面提高文書檔案管理的質量。

（三）引進人才，強化隊伍。高素質的文書檔案管理隊伍是企業(yè)文書檔案管理實現(xiàn)信息化的基本保障。因而在企事業(yè)單位文書檔案信息化建設的過程中，還需要全面加強對管理人員的培訓工作，通過有效的培訓，讓相應的管理人員能夠積極學習，充分了解信息技術的優(yōu)勢，從而在管理過程中借助信息技術不斷完善文書檔案管理的相關工作，提高其工作效率，加強文書檔案的信息處理和匯總。在培訓的過程中，還需要全面增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息管理思維，通過有效的引導和針對性的訓練，讓相應的管理人員能夠掌握基本的文書檔案管理辦法，學會應用信息技術來操作，旨在提高文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，從而讓企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠實現(xiàn)信息化、規(guī)范化和標準化。

（四）打造平臺，強化管理。健全的文書檔案管理制度是實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的基礎。因而在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位文書檔案信息化建設過程中，需要加強管理制度的制定，使得文書檔案管理工作能夠更加科學合理地進行。在制度建設的過程中，要科學合理地分配責任，完善相應的領導體制和監(jiān)督體系，從而提高文書檔案管理的實效性。打造信息化的文書檔案管理平臺，通過多元化的管理方式，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加適應信息時代的發(fā)展。因而在文書檔案信息化平臺建設的過程中，首先要建立相應的文書檔案加工系統(tǒng)，在做好基本的信息收集工作時，以借助精密的文書檔案存管系統(tǒng)加強文書檔案管理工作，為了保障文書檔案能夠及時調取，隨時查閱，在信息化平臺建設的過程中還需要增加系統(tǒng)的查閱和處理功能，以此減輕文書檔案管理人員的工作壓力。在實際的應用過程當中，還需要保證文書檔案管理人員掌握基本的資料分類整理能力，以強化文書檔案的管理工作。

四、結語

總之，在文書檔案管理工作開展的過程中，借助信息化技術能夠有效提高其管理的效果，以充分利用現(xiàn)代化資源，加強制度建設，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加高效穩(wěn)定。這就需要企事業(yè)單位能夠加強人員培訓，加強制度建設，以結合信息時代不斷優(yōu)化文書檔案管理的方式方法，從而帶動企業(yè)發(fā)展。

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