房地產檔案管理中數字化技術的應用

林嘉欣

[摘 要] 近年來，我國房地產行業發展迅速，為了給房地產行業創造一個公平、合理的發展環境，需要妥善管理房地產相關檔案、資料。目前，我國房地產檔案資料已由傳統的管理方式向信息化管理方式過渡，要想把握房地產社會秩序的發展趨勢，必須不斷完善房地產檔案管理體制。文章主要分析了在我國房地產業檔案保管工作中，信息技術的運用方向與措施，希望可以對在我國房地產經濟的發展趨勢作出一份貢獻。

[關鍵詞] 房地產檔案管理 數字化技術 運用

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

數字化技術的持續發展趨勢是歷史發展的必然結果，國家應全力推進房地產行業檔案資料的管理工作。建立、健全相關的法律法規，促使房地產檔案保管工作能合理地進行收集與整理。對房屋建筑工程和市政基礎設施工程、房屋使用等檔案進行管理，主要是利用電子計算機對工程檔案進行技術處理的工作。但是，由于我國的互聯網非常發達，房地產發展趨勢良好，房地產的使用多樣化，所以相關房地產檔案管理是一項復雜的工作。

一、數字化技術在房地產檔案管理上的運用方向

（一）軟件系統權限中的應用

數字化技術在房地產檔案的智能管理權限方面具有一定的積極意義。為了使房地產檔案資料能夠進行信息化管理，相關資料的保管能夠更加完整、準確和安全，在應用數字化技術時必須設置管理權限。在房地產檔案中，涉及到較多私人信息及其多種業務流程管理，因此，保證相關業主個人信息的安全性尤為重要，實施權限管理要從檔案管理工作的各個方面考慮。數字化技術在較多系統軟件中需要設置應用權限，該類管理權限也可以運用到智能化檔案保管手機軟件中。存檔人員的主要工作職責是做好各類存檔工作，在存檔環節做好存檔材料的審批工作。房地產檔案資料的數字化管理系統，要求相關技術人員在檔案保管中有效運用數字化技術，以便提高檔案保管安全系數[1]。

（二）檔案檢索查詢中的應用

首先，對于房地產檔案的管理工作來說，應用數字化技術具有十分重要的現實意義，它不僅能在一定程度上提高房地產檔案管理的規范化程度，還能在不斷的實踐活動和應用中探索出更豐富、便捷的管理方法。其次，運用數字化技術，可以使房地產檔案資料在被檢索、讀取的過程中，克服空間、時間上的制約，方便相關工作人員進行操作，進而避免房地產相關檔案的管理工作在其它環節出現問題，這種查詢的應用進一步提高了房地產檔案資料的利用效率和利用價值。最后，部分檔案管理員由于自身主觀因素，將多種檔案資料混雜放置，導致檔案資料出現“丟失”的情況。而有效運用數字化管理技術，需要創建電子檔案，在檔案系統中運用智能化數據庫索引指導，相關人員可以在相應頻道中輸入關鍵詞進行檢索，便能迅速找到符合要求的文檔檔案資料。像這樣高效率、高準確度的查找，可以簡化程序流程，減少人為操作帶來的實際困難。

（三）房產檔案分析中的應用

數字化技術在房地產檔案、數據剖析中的運用也是一項比較關鍵的內容。對檔案資料進行剖析，是檔案管理工作中的一項關鍵性工作。在此工作中，根據對智能化技術的應用，可以在較短的時間內對檔案材料進行梳理，從而對房地產檔案資料做出合理的剖析，判斷未來房地產行業的發展趨勢。這樣既能合理提高房地產行業檔案管理工作的效率，又能全面提高檔案資料剖析工作的質量。對房地產企業檔案資料進行剖析，具有極高的利用價值，不僅可以提高對檔案資料的監管力度，發揮相關檔案資料更大的作用。分析檔案資料，有利于實現檔案保管工作的利用價值最大化、效益最大化，進而提高檔案資料在具體應用中的使用價值。

（四）房產檔案統計中的應用

從數字化技術的應用層面來看，它除了在數據的分析工作中得到了廣泛的應用外，在房地產資料統計工作總結中也有著非常重要的意義。鑒于我國當今時代的特點以及信息管理技術的持續發展趨勢，房地產檔案可以大量采用電子方式進行存檔、保管。因此，把數字化的關鍵技術放到檔案保存中就顯得尤為重要。利用數字化技術，可以在短時間內對電子檔案進行分類、編輯，能夠全面高效地完成檔案統計工作。此外，數字化技術的廣泛應用，合理規避了傳統管理模式下的檔案管理工作中存在的缺陷，有效降低了房地產檔案由于外力作用造成的嚴重損壞的風險。通過對數字信息內容的應用，完好保存相關檔案資料，進而方便房地產公司能夠隨時隨地進行閱讀和檢索，從而進一步提高電子檔案統計工作總結的質量和效率。

二、強化房地產檔案管理的對策

（一）加強數字化技術對檔案管理的認識

首先，數字化技術的應用可以更方便快捷地進行檢索。相關工作人員只要輸入關鍵字，整個數據庫便可以自動執行查詢任務，實時反饋相關資料。因此，房地產企業應該重視對相關檔案進行數字化管理。首先，企業自身要認識到數字化技術的作用。其次，企業在招聘相關管理工作人員時，要強調采用數字化技術進行管理。再次，企業要定期對工作人員進行宣傳與培訓，提升工作人員對數字化技術的認識。最后，企業還可以定時考察，檢驗管理人員對數字化技術的掌握程度，以此判定工作人員的工作質量，從而達到提升管理人員對數字化技術的認識。基于此，相關企業與工作單位可以提升房地產企業的管理力度，完善對相關資料的歸納整理。

（二）完善檔案標準體系

任何一項工作的有序推進，都離不開多方面管理制度的正確引導和規范，特別是在檔案保管相關工作中，如果沒有規范的管理制度，檔案資料的存儲和運用等工作效率和質量會大打折扣。就目前的具體情況來看，房地產開發企業雖然進行了一定程度的企業戰略轉型，但仍然缺乏規范的一體化管理體系，導致工作落實還存在不足。對此，房地產開發商必須充分結合自身工作中的具體情況，力求建立一個更健全、更規范、更有秩序的管理機制，確保管理各方面和諧規范。對檔案資料的利用，不僅要讓保管單位的責任工作人員有正確的方向引導，而且要對每一位利用檔案材料的工作人員進行引導，保證其以端正的態度利用相關的檔案資料。

（三）構建信息傳輸平臺

搭建房地產檔案數字化管理方法實際操作服務平臺，是提升檔案文件使用率的關鍵因素。首先，在不一樣文件目錄下的每個新項目必須配備相匹配的文件夾名稱，隨后對各種文檔進行歸類、儲存。其次是對各種信息內容進行統計、分析和篩選，做好對多種檔案資料的整理工作。但是在搭建信息傳輸平臺的過程中，相關系統軟件應保留互聯網模塊化設計的趨勢，通過簡單的設計方案，對相關檔案資料進行合理安置。例如，在指引界面記錄客戶的聯系方式，便于使用資料。對系統各方面進行優化設計，提高傳輸平臺的總體工作效率，全面、充分地發揮房地產檔案數據庫查詢利用價值。因此，務必要搭建數字化技術管理與服務平臺，保持房地產檔案資料、資源具有一定的流通性，進而使行業內能夠實現共享資源，提升房地產檔案對客戶的服務效果[2]。

（四）培養檔案專業人才

鑒于房地產檔案管理工作的內容量多、復雜，要求相關工作人員除具備專業的管理知識外，相關房地產管理人員還應了解并掌握與房地產有關的政策、具有一定的數字化技術應用知識，并且能夠熟練掌握相應管理程序。基于此，為了促進相關管理人員更好地對相應檔案資料進行管理，相關企事業單位需要定期組織培訓，提升相關管理人員的專業程度和操作技能，促使員工能夠跟上時代發展的步伐、與時俱進，避免被時代淘汰。通過對房地產檔案數字化技術的研究，可以通過研究、總結我國房地產行業檔案數字化的相關工作經驗，并根據其發展規律，不斷提高房地產檔案的數字化水平。除此以外，在提升管理人員業務能力的同時，還應注意對其思想作風的培養與教育，從而提高管理人員的綜合素質，提高其對相關資料的保護意識，建設一支業務能力強、思想素質高的管理隊伍。例如，企事業單位在提高對房地產檔案保管人員專業能力的同時，還可以設置有關的終身承擔體系，使房地產開發企業和房地產檔案保管者能更好地對房地產檔案進行管理[3]。

三、結語

綜上所述，在我國房地產檔案的管理工作中應用數字化技術，可以提升相關檔案、資料的使用效率，便于房地產行業的持續發展。基于此，企業可以從數字化技術的運用權限、檔案檢索、數據分析、統計等方面展開運用，以此完善檔案管理體系、提升管理人員專業能力，促進房地產檔案管理工作的健康發展。

參考文獻：

[1]戴琨.數字化技術在房地產檔案管理中的應用研究[J].才智，2019（26）：202.

[2]陳細妹.房地產檔案管理中數字化技術的運用探討[J].中國管理信息化，2019，22（15）：142-143.

[3]楊明月.房地產檔案管理中的數字化技術運用研究[J].地產，2019（12）：42，46.