信息化背景下醫院基建檔案管理在醫院發展建設中的作用

林妙影

摘 要：醫院的基建檔案是醫院基礎設施規劃的依據，是醫院建設活動的重要記錄，基建檔案管理是醫院加強制度建設、提高管理效率的重要保證。當前社會發展更加注重信息的有效使用，在信息化背景下，增強醫院基建檔案的信息化建設對醫院的發展具有重要作用，充分利用基建檔案可以幫助醫院合理規劃建設項目，保障醫院的長期穩定發展，進一步促進我國醫療事業的發展。

關鍵詞：醫院基建檔案;發展建設;作用

1 前言

醫院的基建檔案記錄了醫院全部的基礎設施發展建設項目，不僅包括醫院建設項目的施工計劃、施工圖紙、竣工圖、驗收文件等圖文信息，也包括了項目初始以及后續的使用情況、維修工程等等信息，這些內容是醫院發展過程的重要記錄，也是工程項目決策和執行過程的體現，基建檔案是基建管理中的重要組成部分，施工人員可以通過基建檔案準確了解工程相關信息，方便對醫院未來工程項目進一步規劃和設想。醫院的基建檔案與其他檔案的區別主要體現在以下幾點：第一，基建檔案具備現實性，檔案中包含的內容是醫院已經實施的項目信息，也是醫院發展歷程的見證，未來醫院的建筑維修、管道維護、器材管理都離不開基建檔案，它可以為醫院發展提供現實依據。第二是基建檔案具備專業性，醫院的基建檔案通常由施工人員或者醫院內部的專業人士編寫，項目通常涉及醫學和建筑領域的內容，這些內容具有專業性，對醫院發展有重要意義。第三，基建檔案通常包含了建筑項目的詳細信息，包括圖文資料、相關數據、工程合同等，醫院的所有建筑工程都可以在基建檔案中找到，是基建項目發展完善的重要依據。第四，基建檔案建立的時間跨度比較長，從醫院的選址、初期設計規劃、地質勘測到施工過程記錄和驗收，再到后續的維修擴建，整個工程持續時間很長，涉及的文件資料也非常多。

2 醫院基建檔案管理的作用分析

2.1 充分反映醫院基建項目的發展歷程

醫院的基建檔案通常會記錄醫院從建立之初到最后建成這段時間內的各種建設信息，充分反映醫院的各項工程項目，通過基建檔案人們可以清晰了解醫院的發展軌跡，包括建立之前對于建設項目的整體規劃和初始設想，建設項目的具體選址和所在地點的地質勘測、水文、地形地貌;建立過程中進行的各項工程實施情況、規模大小、工程進度和增減變動以及建設完成后的維護修理、使用情況等等信息，這些信息不僅能夠讓人了解醫院基建項目的相關情況，也能夠為醫院后期的發展提供依據。基于基建檔案對醫院未來發展進行規劃可以有效避免錯誤決策從而規避風險，例如有的項目可能過去制定過但被否決，通過基建檔案中的可行性研究可以剔除不合理的項目，避免重復進行錯誤決策。

2.2 幫助醫院進行后期維修工作

醫院在發展時可能也會更換地址，在日常運行中也免不了要對一些建筑項目進行維修或者擴建，這些決策通常要基于很多詳細信息，在分析項目的利弊之后綜合決定。為了讓決策過程更有效率，管理者可以利用基建檔案避免失誤，例如基建檔案中對于選址、水文、地質等的分析都可以成為未來醫院擴建的重要參考依據，檔案中關于工程項目實施情況的記錄也可以給工程維護提供參考。基建檔案詳細記錄了醫院建設過程中的項目結構、水電工程、管線分布等信息，如果醫院要對某些建筑布局進行調整就可以在此基礎上改進，制定科學的施工方案提高工作效率。完善的基建檔案可以減輕項目實施人員的壓力，如果檔案本身就能夠反映過去實行的項目的情況，即便曾經的施工人員以及相關負責人不在現場也可以準確了解醫院建筑以及水電管線的信息，以便進行維護工作。

2.3 保障醫院的經濟發展

隨著社會的發展以及醫療條件的改善，醫院以往的規模可能不足以支撐未來的發展。醫院如果要進行擴建來獲得更好的發展就會考慮到工程項目的成本問題，控制成本是醫院發展戰略的重要一環，如何在有限的項目預算內保證工程項目的質量、獲得最大的經濟效益是擴建工程的重要目標之一。醫院的基建檔案恰好可以為這一目標提供助力，基建項目相關信息可以充分反應醫院建筑布局以及結構，施工人員可以把握擴建項目的施工重點，對項目施工時間、施工細節、成本預算等問題做好明確的規劃，基于以往的信息對擴建工程進行考察，避免施工造成的經濟損失，保證擴建工程的有效進行。

3 信息化背景下醫院基建檔案管理現狀分析

3.1 檔案管理工作重視程度不高，管理意識有待提升

由于基建檔案通常無法給醫院創造直接的收益，很多醫院領導對于基建檔案管理工作缺乏重視，沒有建立科學合理的基建檔案管理方式。一些醫院管理者認為基建檔案在醫院日常經營中發揮的作用非常有限，這就導致相關管理人員缺乏應有的責任心，輕視基建檔案的編寫工作，往往在工程項目即將驗收時才安排人員開始編寫檔案內容，但因為工程持續時間比較長，很多原始材料可能會丟失且不能及時彌補，導致基建檔案專業性降低，參考價值也隨之降低。另外，基建檔案的保存和調取使用都需要專業人員記錄以便防止相關人員對檔案進行改動，但很多醫院缺乏專業的基建檔案管理人員對檔案進行管理，一旦檔案質量出現問題，可能會給醫院造成一定的經濟損失。醫院本身的不重視也使得施工單位缺乏基建檔案管理的意識，只重視施工進程，忘記給醫院提供詳細的施工數據、圖文信息等，也可能造成信息的遺漏。

3.2 缺乏專業的基建檔案編制人員

基建檔案的編制缺乏專業人員負責，大部分醫院的基建檔案都是負責施工的工程人員代為編寫的，施工人員只清楚工程的細節，不了解醫院對基建檔案的要求，也缺乏基建檔案編制的專業性，因此很多基建檔案都會出現細節缺失的問題，例如檔案資料中一些表格格式缺乏規范性，文字材料不細致，重要證明材料丟失等等。施工單位對于基建檔案的重視程度也不高，針對醫院的基建檔案不會設立專門的人員和制度進行保管，在編制完成后可能由于保存不當造成檔案的損壞或者丟失。另一方面，由于基建檔案也包括了很多工程造價、投標價格、相關合同等，這些內容是后期醫院接受審計調查的重要參考依據，也是防范醫院內部貪污受賄問題的有力工具，基建檔案編制的不合理會給醫院帶來很大的風險和隱患。

3.3 基建檔案的管理方法有待提高

很多醫院缺乏基建檔案的管理工作依然采取的是傳統的方法，即人工收集資料、記錄信息以及對檔案進行分類，這使得基建檔案的管理工作效率不高，也無法滿足當前醫院發展的需要。醫院的基建檔案大多采取紙質方式保存，檔案可能會因為天氣、存放時間等因素發生腐爛或者破損問題，也可能會產生字跡不清晰的狀況，降低基建檔案的質量，也給后續使用基建檔案帶來困難。人工管理基建檔案受限于員工的專業程度、人員流動性、職業道德、保密意識等條件，這些都給基建檔案的安全性帶來了威脅。

4 信息化背景下醫院基建檔案管理發展對策

4.1 加強相關檔案管理人員的培訓力度，引入相關人才

基建檔案管理過程中離不開專業技術人員的支持，基建檔案本身的專業性要求管理人員具備很強的專業知識和安全意識，提升相關管理人員的專業技能在很大程度上可以保障基建檔案管理的工作處于較高的水平。醫院應當定期邀請專業人員對相關管理人員進行知識和技能培訓，讓管理人員具備強烈的責任意識和安全意識，熟悉基建檔案管理的規范化程序和步驟，掌握相關設備和軟件的使用方法，做好對基建檔案的分類整理和歸檔工作，不斷提高管理人員的綜合素質。另外，如果醫院內部缺乏相關管理人才也可以及時引入，在高校內招募有能力、專業實力強的年輕人，在實際管理過程中不斷提升技能和熟練程度，將他們培養成為有用的人才，為醫院的未來發展做出貢獻。

4.2 提升基建檔案管理的重視程度

信息化背景下，醫院領導應當及時更新管理理念，明確基建檔案在醫院發展過程中的重要性，加強對基建檔案管理工作的重視程度，在醫院建立起完善的檔案管理制度，制定統一的檔案管理標準和原則，確保檔案管理有章可循、有據可依。醫院應當支持將信息技術和設備引入到基建檔案管理中，實現檔案的數字化和信息化管理，在醫院內部建立起數據網絡，方便信息在各個部門之間迅速傳播，重視基建檔案的安全工作，定期對網絡進行維護，保護現有的數據，也可以通過舉辦相關會議提高相關部門主管和工作人員的責任意識，提高管理工作的規范性，優化基建檔案管理人員的選拔，同時可以在醫院內部明確責任劃分，以便督促相關人員謹慎完成工作，提升管理質量。

4.3 建設基建檔案信息化管理中心，規范管理程序

在當前的信息化背景下，信息的有效性得到了充分挖掘，數據信息化也得到越來越多人的重視，醫院的基建檔案管理應當充分運用信息化的思想，發揮數據在醫院發展中的重要作用，讓數據變得更有價值，這就離不開一些信息軟件的支持，醫院可以引入信息化管理軟件來規范基建檔案管理的程序，也可以在醫院建立一個信息化管理中心，安排專門的人員負責相關工作，對基建檔案中有價值的數據進行挖掘和分析，對信息進行歸類，方便在需要的時候及時調取信息，保障信息使用的方便快捷。另外，醫院也可以建設專門的團隊負責對基建檔案進行管理，在實踐中不斷改進管理方法，創新管理思維，改善檔案管理工作的效率和效果。信息化管理中心建設完成后還要聘請專家對具體的工作進行指導，進行優化和改進，使基建檔案能更好的保障醫院發展。

5 結束語

總而言之，醫院基建檔案可以給醫院提供很多有價值的信息，能夠幫助醫院明確未來的發展方向，對醫院長遠發展有重要作用，它是醫院各種建設項目的歷史依據，能夠給醫院未來項目維修和改進提供參考，也能夠保障醫院獲得良好的經濟效益。當前的醫院基建檔案管理依然存在一些問題，在信息化的背景下，醫院應當改進觀念，認識到基建檔案的重要性并采取有力措施改進相關工作，通過人才引進和培訓提高人員的知識技能，引入信息化網絡和設備提高工作效率，規范管理程序，充分運用信息化思維改進管理程序和方法，提升基建檔案信息的利用效率，從而幫助醫院獲得長期穩定和諧的發展。

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