探究檔案數字化管理系統的設計與實現

林潔元

摘 要：目前，檔案管理已經成為企事業單位工作中很重要的環節，對于維持單位人事調動和管理的科學性具有至關重要的意義。由于目前計算機網絡發展迅速，所以對于檔案進行數字化管理是符合時代發展潮流和提高檔案管理效率的明智之舉。鑒于此，本文將主要圍繞檔案數字化管理系統的設計與實現為中心展開論述，并結合實際情況給出一些合理化的建議。

關鍵詞：檔案;數字化管理系統;設計與實現

檔案管理數字化的實現依托于數字化管理系統的設計，必須對于其中的檢索系統、業務管理系統以及統計分析系統進行科學化的設計，并規范檔案數字化掃描加工服務流程，使得檔案管理工作能夠高效有序的開展，對此應該引起有關研究人員的高度重視。

1 檔案數字化管理系統概念闡述

檔案數字化管理系統是借助計算機的運算和儲存功能將文字檔案進行數字化的加工處理，繼而進行安全存儲的計算機軟件，其主要分為三大部分即檢索系統、業務管理系統以及統計分析系統。在日常的檔案數字化管理過程中，主要由專業的管理人員進行數據的錄入和歸檔，在需要進行查閱檔案時，應該通過檢索系統進行關鍵字詞的輸入，從而查找相應的檔案。業務管理系統主要分為文檔管理和檔案信息發布管理兩部分，負責將電子檔案進行存放和借閱，是檔案數字化管理系統的核心組成部分。統計分析系統主要負責對于存儲的檔案進行后臺分析和處理，在固定時間段內制作出相應的檔案數據變化圖，供檔案數字化管理分析使用。

2 建立檔案數字化管理系統的意義分析

由于傳統的檔案管理過程主要通過紙質檔案進行人工管理，存在工作量較大和工作效率較低的問題，已經被檔案數字化管理系統逐漸取代。由于檔案數字化管理系統對于檔案的錄入保存和調取均是通過計算機軟件進行的，只需要在計算機上操作，較傳統的紙質檔案查閱具有方便快捷高效的特點。另一方面，檔案數字化管理能夠避免由于保存較長時間而產生檔案損壞的現象，具有可靠性的特點。同時，對于檔案的安全性保存只需要通過建立相應的安全防火墻進行網絡防護即可實現，無需進行相應的額外保護措施，極大的簡化了檔案保護工作的流程，提高了檔案保護的效率，對于檔案管理工作的不斷發展具有至關重要的作用。

3 檔案數字化掃描加工服務流程說明

在對于紙質檔案進行電子化的過程中，應該進行檔案數字化掃描加工服務流程，從而有效地將文字進行數字化儲存和管理。其數字化掃描加工服務流程具體為，首先應該將檔案目錄導入到檔案數字化加工軟件中，之后應該通過該軟件進行數字化處理，并生成計算機磁盤樹形文件目錄結構，在此基礎上，進行最后一步的掃描檔案處理，并應該以黑白掃描方式為主，從而保證掃描加工流程的科學有效，使文字檔案能夠順利的轉化為電子檔案進行儲存。

4 檔案數字化管理系統設計與實現的策略分析

4.1 檔案數字化管理系統中檢索系統的設計與實現

為了使檔案數字化管理系統能夠進行高效的檔案查閱，應該對于檢索系統進行科學化的設計。對此，主要應該對于檢索系統的檢索全面性和檢索速度進行數據的分析，從而進行軟件組織的架構。同時應該建立健全檢索系統軟件組織構建的基本流程和規范，根據相應的預期功能進行語言的編寫，確保檢索系統的基本功能能夠得到相應的實現，促進檔案數字化管理的高效有序。

例如，針對檢索系統檢索速度的設計方面，首先應該對于基本的檢索速度進行預設，如在0.3秒的時間內完成對相應檔案的檢索并呈現在檢索界面上，據此進行系統的設計。首先應該選用運算速度較快的芯片進行安裝，如英特爾系列的芯片，從而使檢索速度得到硬件上的保證。同時應該對于檢索系統檢索的方式進行優化設計，如應該將檢索系統的臨時檢索數據儲存在oracle數據表中，在檢索時直接使用java程序進行數據的讀取，這樣能夠優化傳統樹形索引結構的搜索時間，有助于提高檢索的速度。同時還應該進行同義詞邏輯搜索的智能語言設計如OCR檢索語言，從而保證檢索系統的智能性，使得在部分關鍵詞輸入錯誤的時候也能夠對于檔案進行正確的檢索，保證檢索系統具有一定的容錯率。

4.2 檔案數字化管理系統中業務管理系統的設計與實現

業務管理系統作為檔案數字化管理系統中的核心組成部分，對于維持系統正常的運轉具有至關重要的作用。業務管理系統主要分為文檔管理系統和檔案信息發布兩大部分，前者負責檔案的入檔、儲存、管理和共享，后者負責檔案的借閱和協查。對此，應該建立健全業務管理系統的軟件架構，簡化處理流程，提高業務管理系統的運轉速度，采取先進的計算機語言進行程序的編寫，從而使得業務管理兩大系統能夠維持正常高效的運轉。

例如，在業務管理系統的文檔管理系統的組織架構方面，應該對于不同類型的檔案進行不同儲存區域的歸檔管理，如對于單位檔案和部門檔案以及人事檔案應該進行不同磁盤的儲存，通過將業務管理系統信息接入口與各個磁盤之間分別進行數據節點的關聯，從而建立相應的專門數據儲存通道，通過人工判斷實現對于不同類型檔案的歸檔處理，便于檔案的科學儲存。在檔案信息發布系統的程序編寫方面，首先應該對于現行文件、人事檔案、新聞公告、編研信息和影像檔案進行分類管理，根據具體的借閱要求開展借閱工作。對此，應該設計相應的C語言數據運算結構如float數據類型進行借閱合理性的判斷，從而開放借閱入口，保證檔案借閱管理的科學性。

4.3 檔案數字化管理系統中統計分析系統的設計與實現

統計分析系統能夠對于檔案數字化管理的內部檔案進行綜合性分析，并在固定時間段內通過繪圖的方式呈現分析結果，對于用戶和管理者更好地理解檔案數據具有至關重要的作用。對此應該將統計分析系統進行后臺的鑲嵌設計，給予其更高的處理權限，能夠從各個檔案數據儲存磁盤區域進行數據的統一分析，從而方便進行統計與管理。

例如，在統計分析系統的程序編寫時，為了反映出各個磁盤數據儲存的實時狀況，應該使用OA接口模塊，進行數據的調取與分析。在查閱統計分析結果方面，應該對于查閱檔案統計分析圖的權限進行規范，并設置專門的登錄界面，通過不同系統登錄端進行檔案分析結果的查閱。對此應該設定不同的登錄賬號，分別給予具有檔案管理權限的工作部門，并由其自主設定登錄密碼，且必須由數字、字母以及特殊符號三種不同的字符組成，從而保證登錄的安全性。在另一方面，對于登錄檔案管理系統的計算機應該進行特定的管理，指定某一區域內的具有管理員權限的計算機為檔案管理計算機，自己從而保證登錄設備的安全性，促進檔案數字化管理的安全性得到有效提高。

5 總結

綜上所述，為了解決目前檔案管理過程中出現的問題，更好地促進檔案的數字化管理。對此，應該規范檔案數字化掃描加工服務流程，對于檔案數字化管理系統中的檢索系統、業務管理系統以及統計分析系統進行科學的設計，以保證日常檔案數字化管理工作的正常開展，促進檔案管理業務的高效進行。

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