淺談急救中心“120”調(diào)度系統(tǒng)電子檔案的管理

聶佳

摘 要：本文立足急救中心實(shí)際，探討“120”調(diào)度系統(tǒng)產(chǎn)生電子檔案的利用、特點(diǎn)及管理中存在的問題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：急救中心;調(diào)度系統(tǒng);電子檔案

“120”調(diào)度指揮中心是院前急救的呼救中心、指揮中心和信息中心。隨著急救事業(yè)的發(fā)展及通信與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，各地急救中心不斷加大對(duì)“120”調(diào)度系統(tǒng)的升級(jí)建設(shè)，根據(jù)院前急救和指揮調(diào)度工作的流程，“120”調(diào)度系統(tǒng)已具備了呼救受理、指揮調(diào)度、即時(shí)信息、質(zhì)量管理和支持保障等五大應(yīng)用功能，它把院前急救的全過程有機(jī)的組織起來，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療救援全過程的信息數(shù)字化，產(chǎn)生了急救中心99%以上的電子檔案。

1 “120”調(diào)度系統(tǒng)電子檔案在急救中心管理工作中的利用

1）是評(píng)價(jià)院前急救工作的敏感指標(biāo)，為管理、科研提供科學(xué)依據(jù)。“120”調(diào)度系統(tǒng)產(chǎn)生的全程信息管理電子檔案為急救中心進(jìn)行精細(xì)化管理提供了強(qiáng)有力的手段，是評(píng)價(jià)院前急救工作的敏感指標(biāo)。它對(duì)院前急救質(zhì)量的評(píng)價(jià)管理、突發(fā)公共事件指揮救援效果評(píng)價(jià)和危重急癥搶救的統(tǒng)計(jì)分析、急救網(wǎng)點(diǎn)的合理規(guī)劃設(shè)置和科研都將發(fā)揮有效的信息中心作用。

2）為糾紛投訴等提供有效的證據(jù)。“120”調(diào)度系統(tǒng)具有“即時(shí)信息”功能，能對(duì)涉及院前急救的語音、文字、位置和圖像等動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)采集、分析、顯示。所產(chǎn)生的電子檔案包括呼救、調(diào)度、馳援、救治、轉(zhuǎn)運(yùn)、移交過程的語音、時(shí)間、狀態(tài)、軌跡、車內(nèi)監(jiān)控視頻等信息，為糾紛、投訴等提供了有力的證據(jù)。

2 “120”調(diào)度系統(tǒng)形成電子檔案的特點(diǎn)

1）信息量大。云南省急救中心“120”調(diào)度中心2019年共受理電話53萬余次，累計(jì)派診8.9萬余次，出診82397次急救各類病人78690人次，平均日救治人數(shù)215人次。120調(diào)度中心每天平均存儲(chǔ)的各種信息總量達(dá)0.5至0.6G。

2）類型多。120調(diào)度中心的電子檔案涉及通話記錄、車輛衛(wèi)星定位GPS電子地圖、電子文檔、GPRS短信息等。

3）要求保存時(shí)間長。由于120調(diào)度系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件涉及醫(yī)療急救全過程，是醫(yī)療行為的真實(shí)記錄。具有法律意義，在法律上沒有明確的保管期限，因而數(shù)據(jù)保存必須在10年以上。

3 “120”調(diào)度系統(tǒng)電子檔案管理中存在的問題

1）對(duì)電子文件的歸檔重要性認(rèn)識(shí)不足。因“120”調(diào)度系統(tǒng)大多具有實(shí)時(shí)壓縮存儲(chǔ)功能，在無備份情況下，系統(tǒng)存儲(chǔ)器可支持3-5年的電子文件存儲(chǔ)，加之調(diào)度系統(tǒng)電子文件的產(chǎn)生、形成一般由急救中心調(diào)度科負(fù)責(zé)，其形成部門易忽視其歸檔的重要性或因增加工作量不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。

2）電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性。電子文件的生成、傳遞、存貯、利用都離不開計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)的支持。近年來，“120”調(diào)度系統(tǒng)不斷升級(jí)、更新?lián)Q代，可能會(huì)出現(xiàn)之前保存完好的電子載體存貯的文件信息因軟硬件環(huán)境的改變而難以完整準(zhǔn)確地讀出，而變成“電子文物”，這樣電子文件就如同一張消失了字跡的白紙，變得毫無意義。因此，電子文件的系統(tǒng)依賴性會(huì)影響電子文件的長期安全。

3）電子文件對(duì)環(huán)境的特殊要求。目前，急救中心調(diào)度系統(tǒng)電子檔案多采用移動(dòng)硬盤定期雙份備份存儲(chǔ)。硬盤所處環(huán)境的溫濕度、灰塵、電磁干擾、機(jī)械振動(dòng)等都可能對(duì)其構(gòu)成威脅。溫度過高或過低會(huì)造成硬盤電路元件失靈，磁介質(zhì)因熱脹效應(yīng)而造成記錄錯(cuò)誤;溫度過低，空氣中的水分會(huì)被凝結(jié)在集成電路元件上，造成短路。濕度過高時(shí)，電子元件表面可能會(huì)吸附一層水膜，氧化、腐蝕電子線路，以致接觸不良，甚至短路，還會(huì)使磁介質(zhì)的磁力發(fā)生變化，造成數(shù)據(jù)的讀寫錯(cuò)誤。濕度過低，容易積累大量的因機(jī)器轉(zhuǎn)動(dòng)而產(chǎn)生的靜電荷，燒壞電路。灰塵體積雖小，但對(duì)硬盤的危害是不可低估的。在灰塵嚴(yán)重的環(huán)境下，硬盤的內(nèi)部電路、元器上很容易吸附空氣中的灰塵顆粒，影響熱量散發(fā)，產(chǎn)生漏電而燒壞元件。另外灰塵也可能吸收水分，腐蝕硬盤內(nèi)部的電子線路。磁場(chǎng)與機(jī)械振動(dòng)對(duì)電子檔案的載體磁性影響非常顯著，強(qiáng)磁場(chǎng)（如音箱、喇叭、電機(jī)、電臺(tái)、手機(jī)等）可能使磁性載體發(fā)生消磁，從而影響數(shù)據(jù)信號(hào)的讀取。同樣機(jī)械振動(dòng)也容易造成消磁現(xiàn)象。

4）威脅電子文件安全性的主要因素。設(shè)備故障、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、人為失誤、信息泄露等都會(huì)威脅電子文件信息的安全。

4 解決問題的方法與對(duì)策

1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，獨(dú)立歸檔，協(xié)同管理。對(duì)電子文件的形成到歸檔工作部門，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和組織管理。由主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定調(diào)度科專人或計(jì)算機(jī)工程人員負(fù)責(zé)調(diào)度系統(tǒng)電子文件的形成、收集并按照歸檔要求進(jìn)行檔案移交，與檔案室管理人員協(xié)同管理。為協(xié)調(diào)各部門的工作，要明確制定相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)以及具體的規(guī)定，專門設(shè)立“120”調(diào)度中心電子文件卷宗，統(tǒng)一電子文件存儲(chǔ)格式，將調(diào)度系統(tǒng)電子檔案的立卷歸檔工作列入責(zé)任目標(biāo)考核中。

2）檔案工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中。針對(duì)電子文件的設(shè)備依賴性，在“120”調(diào)度系統(tǒng)引進(jìn)、更新、升級(jí)的過程中，檔案工作必須提前介入，與調(diào)度系統(tǒng)軟件開發(fā)商一道共同解決好兼容性問題。

3）加強(qiáng)對(duì)電子化檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。隨著電子技術(shù)的在院前調(diào)度系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，電子化檔案管理進(jìn)程日益加快，急救中心檔案人員還只停留在紙質(zhì)檔案管理上是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，一是應(yīng)積極安排檔案人員參加繼續(xù)教育課程，進(jìn)行電子化檔案歸檔的管理培訓(xùn);二是要交強(qiáng)交流與學(xué)習(xí)，走出去，引進(jìn)來，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，迅速提高檔案人員的實(shí)際操作水平。

4）建立獨(dú)立的電子檔案管理庫房，加強(qiáng)安全性防范措施。針對(duì)電子檔案管理環(huán)境的特殊要求，提供和改造相應(yīng)的條件。一是調(diào)整電子檔案適宜的溫濕度，總結(jié)出最合理可實(shí)施的方案。采取更加嚴(yán)密的防塵措施，特別要加強(qiáng)防止外磁場(chǎng)的影響，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)。不移動(dòng)運(yùn)行中的微機(jī)和硬盤，硬盤搬動(dòng)運(yùn)輸時(shí)嚴(yán)禁磕碰，最好用泡沫或海綿包裝保護(hù)，盡量減少機(jī)械震蕩。二是加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的防范，在系統(tǒng)中設(shè)置安全登錄、限制權(quán)限，防寫“只讀”設(shè)置，安裝防毒軟件、防火墻，定期進(jìn)行升級(jí)殺毒，不允許在系統(tǒng)中隨便使用外來磁盤、光盤，如需使用應(yīng)進(jìn)行病毒檢測(cè)。做到防范到個(gè)歸檔過程，維護(hù)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)與安全。

參考文獻(xiàn)

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