EPR系統環境下出版企業內部控制研究

摘 要：根據信息技術的飛速發展和企業改革的不斷深入，對企業管理要求越來越高，出版企業的管理正逐步走向信息化和精細化。在ERP系統環境下，為了使出版企業內部控制系統與ERP完美結合，發揮最佳的內部控制管理效果，加強內部控制配置方式是許多出版企業的目標，本文主要以出版企業運行管理過程中的ERP系統環境為背景，以ERP系統內部控制管理和業務層面普遍存在的問題為對象，提供EPR系統管理的參考對策。

關鍵詞：EPR系統;出版企業;內部控制

伴隨社會智能化方向的發展，ERP系統先進的管理模式逐漸被人們所認識和認可，并在各個領域得到應用。ERP系統的應用可以提高內部控制的質量和效率，但也面臨著許多挑戰，在激烈的市場競爭中，出版企業要占得優勢，獲得自身的經濟效益，需要不斷優化內部控制工作，提升自身整體管理質量和水平。如何在ERP系統環境下構建合適的內部控制系統，是企業深入研究和探討的重要問題。

1 EPR系統和內部控制概述

1.1 EPR系統概述

ERP系統有效地連接了企業的各個部門，是現代企業管理中一種非常有效的運作模式，實現對生產、加工、銷售等各項業務流程的管控，實現資源共享互惠。對于企業而言，降低交易成本投入，為企業獲得較高的經濟收益，經濟收入才是維持出版企業運轉的核心內容，ERP系統的使用將會提高企業內部管理控制的效率，保證各項業務管理的準確性，確保出版企業各方面的最佳調配。

1.2 企業內部控制概述

內部控制本質上是維護公司的經營活動，實現公司的經營目標，確保公司的信息管理和控制信息系統的正常高效運作。內部控制的目標主要體現在以下方面：一是所有公司的生產和管理活動符合法律法規的要求，二是確保所有類型的資產和材料安全可靠，三是公司的財務報表的全面性和完整性。另外，國內內部控制主要目的是保證資產的安全和運行能力，主要目標是包括對企業有形資產和無形資產的全面管理;保證財務數據的準確性和真實性;管理企業經營、生產、經營等過程的合理性和效率。

2 出版企業內部控制應用EPR系統的優勢

2.1 促使出版企業內部控制高效全面

出版企業的所有信息都由EPR系統來實現的整合，業務平臺可以從EPR系統環境內提取出內部控制所需的數據，EPR系統制度驗證大大提高了內部控制的效率，標準化的控制過程可以做到清晰準確。管理者可以判斷主要控制點，選擇具有代表性的樣本，增強內部控制管理的可操作性。在EPR系統環境下通過網絡連接，實現了出版企業多個部門業務處理的整體目標。從事信息處理的員工可以通過EPR系統獲得及時有效的信息。保證信息的及時性和準確性，有效解決了過去會計環境中各部門之間信息不一致的問題，大大提高了企業信息溝通的效率EPR系統的廣泛使用可以自動整合公司現有的信息技術，使分公司和子公司可以使用相同的數據中心或信息平臺，不僅如此主管部門還可以通過EPR系統對責任部門進行有效的控制，及時解決存在的問題，使會計審計從被動應對轉變為主動監管。

2.2 強化內部控制的有效手段

傳統的控制功能由于主觀因素、環境條件和員工方法的制約，使得內部控制不能高效運行，內部控制效果不佳。由于ERP系統的自動化和必要性，設計該系統的人員必須在規定的時間內按照流程進行操作。ERP系統是出版企業進行內部控制的有效手段和工具，EPR制度的廣泛應用，豐富了出版企業的內部控制方法，使出版企業的內部控制更加高效和靈活，具備了糾錯、檢查和預防的能力。此外，在EPR制度環境下，出版企業內部控制由過去人的控制轉變為人、事、機器的綜合控制。在EPR制度環境下，出版企業的管理結構趨于公平、扁平化，內部控制水平大大提高，經營者的授權使得相關業務部門責任更明確，內部控制的影響更大。在這樣的控制環境中，主觀因素和人為因素的影響都減少了，EPR系統的廣泛應用完善了企業的管理理念、內部控制方法和創新基礎。

3 EPR系統環境下出版企業內部控制面臨的問題

3.1 編務流程業務不熟練

編務過程中主要有以下幾種問題：第一，項目提前設置時，項目信息存在不真實、不準確，存在隨機、重復的輸入現象，沒有專門的人員進行糾錯，容易混淆項目信息。第二，在ERP系統中，專家和作者的收費信息沒有得到正確的維護，導致了支付標準和收款項目的風險。第三，合同管理不嚴謹，有時候出現實際合同信息和ERP系統不一致，或合同管理不直接反映在ERP系統，無法做到財務部門的合同審核和付款的一致性。第四，編務成本的核查不完整，不符合行業的要求，重復輸入費用驗證數據，增加單本費用，與實際費用數據不相符，費用入庫時間久，沒有及時匯總這都延誤了費用數據使用，影響了單冊費用核算和成品數據的真實性。

3.2 成本管理項目不明確

從成本管理的角度，首先，當使用ERP系統解決網絡狀態下數據遷移問題時，一些出版企業未能及時解決并確認數據，加上互聯網的快速流動，有不同程度的ERP系統的數據和交易之間的賬戶不一致的項目，為年終財務清算階段留下隱患。其次，在日常的文檔處理中，出版賬目數據混亂，隨著時間的推移，無法對費用的確認和刪除，無法對費用的支付進行審核，也無法在ERP系統中實現成品庫存的核算。最后，書籍出版完成后，沒有定期進行階段性的數據整理，ERP系統的庫存數據與實際運營情況不符。

3.3 企業信息溝通不到位

出版企業處于信息系統建設的初始階段，EPR應用系統涉及財務和供應網絡管理系統，在經營管理方面，沒有正式的總體規劃和建設計劃，在業務擴張的狀態下，無法滿足多個項目的集中管理，多級項目管理系統往往具有特別的聯系，出版企業尚未達到建立嚴格的管理網絡的條件，尤其不能滿足層次分析和績效評價的要求。

3.4 內部風險評估不健全

公司在日常業務中存在許多內外部風險，如技術風險、業務風險、數據質量風險等，不受企業地理位置限制，用戶都可以訪問系統并控制相關業務參數。ERP管理的分布式系統技術結構將給企業內部控制帶來潛在的風險，在系統目的實現之前，由EPR系統建立的一個獨立的業務流程，整合企業運營的各個方面，完成各部門之間的相關業務。但系統建立后，加強了ERP系統各業務流程的隸屬度，由于這種從屬關系，出現了新的業務風險問題，從ERP系統建設的角度來看，對風險防控認識不夠，內部控制因素沒有科學地整合到ERP系統中，不能在業務流程層面進行控制。同時，如果不對ERP系統實施安全防護措施，就會存在數據泄漏和調制的風險，系統維護管理人員并不注意用戶的姓名和密碼，任何人都有可能參與系統操作，就增加了風險發生的概率。

4 優化EPR系統環境下出版企業內部控制的對策

4.1 提高編務流程準確性

提高主體選擇和項目設置的準確性，編務工作是整個出版企業管理信息的來源，編務工作信息來源的準確性直接影響到整個出版過程的數據。因此，加強ERP系統數據負責編務的重要性，正確填寫ERP系統的主體信息，如果相關業務部門沒有嚴格添加或排除選擇的主體，則將重復選擇或配置項目文件，它將影響財務核算、統計分析和查詢結果的準確性。當項目建立后信息出現錯誤時，需要及時修改相關的項目信息，以確定項目信息是否正確，如作者信息或項目信息無法繼續發布，管理負責部門應立即解釋其操作為無效。

4.2 嚴格成本管理預算

編輯和紙質版印刷費用管理：一是在ERP系統中設置編輯和紙質版印刷成本的標準操作速度，防止出現標準成本過高、輸入錯誤、重復等問題。二是確定收取金額的時間和人員責任權限，將圖書裝入倉庫時，需要準確收取編輯和紙質版印刷費用，使用ERP系統進行編輯打印，進入倉庫一周內沒有編輯、印刷、審批的，可在ERP系統中設置管理層，按照時間節點完成必要的審核。三是確認后產生費用，后續按專項審批流程進行審批。四是費用結算后，對財務部要求的必要費用進行添加和計算到EPR系統內。紙成本管理：實現規范化的人工成本管理，根據與各紙廠供應商的合同，在采購的前端設置標準，并在打印前確認紙張數量，避免人工輸入錯誤，紙張應用程序是自動生成的，有關部門和財政部門在支付票據時，應當同時審查票據，嚴格控制票據支付步驟。為了確保項目成本的利益，出版企業必須選擇一個方法或根據實際情況結合多種方法的印刷方式，盡可能降低總價費用。

4.3 加強企業平臺信息化建設

在初期演示操作過程中，對多個部門在應用過程中出現的業務問題進行記錄，軟件實施顧問通過業務教育和防御更有效地分析和解決問題，同時對業務流程進行改進和優化，及時調整業務流程的調整，形成規范的業務操作流程，指導實際運營和實現規范化管理。設置重要的業務鏈路控制節點，內部需要審批的業務審批流程，通過控制節點將其發送給審批人，在手機端完成相關審批業務，進而提高工作效率。在ERP信息系統的運維中，需要建立信息系統操作流程、信息系統管理系統、批準使用系統、用戶管理系統、定期備份系統等，將信息技術融入績效考核，通過信息技術成果評價來保障信息系統。按照規定的程序、系統和操作程序連續穩定運行。

4.4 完善內部風險評估系統

企業應認識到多重風險問題的重要性，明確認識和理解所面臨的風險，加強對風險管理的認識，針對企業存在的可控風險，開展內部控制管理工作，嚴格規范內部控制制度建設，科學運用現代信息手段，提高企業內部控制效率。同時，企業應注意信息系統的安全，按照系統運行流程程序，科學控制是重要控制點，全面落實相關管理制度，為了防止犯罪分子隨意更改和竊取數據和信息，加強對用戶權利的管理，以降低信息獲取的風險。

5 結束語

綜上，內部控制與ERP系統的整合是一個長期的過程，需要出版企業管理層的能力進一步提升，出版企業通過ERP系統明確了員工的職責和權限，不斷調整EPR系統的管理方法和業務流程，不斷完善和整合公司數據資源。同時，為了實現EPR系統流程的風險管理，實現出版業務流程的標準化、信息化，強調出版企業內部業務流程的重點，將ERP系統作為出版企業內部控制和管理的手段和工具，有助于出版企業健康發展。

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作者簡介

韓婧（1989-），女，北京，漢族，中級會計，研究方向：財務管理。