疾控中心文書檔案的規范化管理措施

孫玉晶

摘? ?要：醫療衛生體系的改革不斷深入與人們健康管理觀念的變化，使得新時期疾控中心的管理與服務目標與內容都發生了根本性的轉變。當前階段，疾控中心作為預防保健、健康檢測、慢性病管理與提供公共衛生服務保障的重要機構，防控檔案內容涉及醫療工作者在疾病預防、控制過程中的現場文書、影像視頻、調查記錄、評估報告等具有重要價值的數據資料。面對現階段疾控中心對檔案利用效率不高、管理形式不規范、信息化建設水平滯后等方面的問題，管理人員應在現代檔案管理理念的指導下，規范檔案的利用與開發形式，推動檔案體系的現代化、智慧化建設。

關鍵詞：兩級管理? 信息化建設? 開發形式? 管理形式

中圖分類號：G275.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0165-02

社會進入發展改革的關鍵時期，公共衛生管理的形式需要對應性的調整，才能滿足人們差異化的健康服務需求。在疾控管理單位，文書檔案不僅是研究疾病防控工作的重要資料，能夠為公共衛生服務與管理工作提供可靠的參考，同時，也是規范疾控中心管理工作的有效依據。現階段，公共衛生安全、傳染性疾病等事件的表現形式多樣、影響性強、危害深遠，增加了疾控管理的難度。基于此，疾控中心依照國家相關疾病預防與控制的規范制度，加強檔案規范化管理改革，已經成為優化檔案服務質效、深度整合疾控檔案信息資源的重要途徑。

1? 疾控檔案管理的工作現狀

1.1 檔案管理隊伍結構配置不合理

對疾控中心的檔案數據進行規范化、制度化管理需要一定的人才基礎。然而，從檔案管理實踐調查來看，檔案管理的專業化人才較為缺乏，具有研究生學歷的檔案管理人才更是寥寥無幾，還有一些檔案管理人員醫學知識匱乏，阻礙了工作任務的落實效率。部分職工缺乏專業能力，對檔案信息的現代化管理理解不深入，對疾控檔案的收集、分類、歸檔等工作不熟練，容易出現信息遺失、損毀、查詢難度大等方面的問題。此外，一些管理人員依照原有的管理理念對檔案進行處理，信息素養相對較低，也在一定程度上延緩了疾控檔案制度化、信息化的改革進程。

1.2 文書檔案的信息化建設相對滯后

現階段，部分疾控中心對檔案管理、開發工作的重要性有所忽視，建設投入不足，疾控檔案管理單位的硬件設施陳舊，只有個別地區配置了移動式密集架，很難對文書檔案的溫濕度加以控制，“八防”設施未能真正落到實處。與此同時，盡管一些管理部門已經意識到信息系統的應用優勢，但在信息體系的實際建設方面卻投入不足，信息基礎薄弱，對軟件程序的更新不及時，服務功能不健全。如，部分疾控中心在調用檔案信息時，由于信息收集不健全、存儲出現問題、資料歸檔混亂等問題，只能采用人工檢索的方式，檔案數字化建設進程滯后。

1.3 檔案處理流程不規范

目前，公共衛生體系改革的范圍逐步擴大、內容更深入，在提高公共健康、衛生服務水平的同時，也在一定程度上增加了疾控中心的整體壓力，疾控中心管理形式、目標與技術的改革勢在必行。然而，疾控中心的制度改革是一個循序漸進的過程，對改革目標與任務的落實情況難以進行全面的監管。這也在一定程度上提升了檔案規范化改革的難度。疾控文書檔案管理制度不夠統一和規范，很多疾控中心文件材料歸檔范圍不夠規范，資料收集工作未做到位。除此之外，由于文書檔案歸檔管理存在漏洞，各部門溝通渠道不暢通、工作交接存在問題、資料分類不清、信息平臺安全防護機制不健全等問題，使得部分使用的文件沒有及時歸檔，出現遺失、損壞等情況，對信息開發工作有著較為不利的影響。

2? 疾控中心全面優化檔案規范化管理機制的實踐對策

2.1 構建兩級的檔案規范管理機制

新發展時期，檔案管理規范管理機制的制定與執行、調整，需要動態化的監管機制。檔案管理部門應在明確制度改革目標的基礎上，對規范化的檔案管理工作進行全過程監督與引導，遵守分級管理，統一領導的原則，按照流程制度來收集、整理、歸檔和裝訂檔案資料，使得檔案管理規范有序。同時，可以通過分級管理機制，設立中心級檔案與部門檔案兩個管理系統，提升檔案服務的針對性，清晰劃分管理職責。中心級檔案服務應突出自身學術性、科學性的目標。部門檔案應依照具體的服務需求，對服務內容進行調整，保證自身管理與服務的實效性。通過對工作的標準、目標、流程進行明確規定，使檔案管理更加規范，提升疾病控制預防中心的檔案管理水平。除此之外，還應加強評價結果的執行力度，將考核評價與獎懲機制緊密銜接起來，嚴格監管，評選優秀管理人員，營造良好、積極的工作氛圍。

2.2 提高檔案信息化建設的投入

以大數據、物聯網、云數據與無線網絡為代表的現代技術在信息產業的深入應用，使得檔案管理與服務向著信息化、智能化方向發展。為規范疾控中心信息開發與管理工作，管理部門應加強信息基礎的建設投入，首先，應建立起信息共享服務平臺，對各項疾控檔案數據進行全面收集與動態更新，保證信息處理的實效性;其次，應加強硬件基礎與軟件系統的更新，結合現代技術的先進研究成果，對信息系統進行優化，完善檔案服務功能。要將檔案信息化建設納入本單位信息工作中，統籌規劃，更新升級計算機設備，定期維護檢查，保障設備的健康運行;第三，疾控中心應全面推進數字化檔案體系的建設，提升檔案服務的品質。加強網絡陣地的建設，發揮疾控中心健康理念宣傳、傳染疾病相關知識普及、重大疾病預防與控制的職能，維護社會的和諧、穩定發展。

2.3 組建專業化的檔案管理隊伍

檔案管理是一項周期性、綜合性的工作，需要檔案管理隊伍具備較高的綜合素質與專業能力，能夠有效執行管理規范，對疾控信息的收集、處理、分析等環節進行優化。當前階段，疾病預防控制工作需要綜合能力強的人才，而綜合能力的首要條件就是責任意識，而這種意識是全方位的，不僅需要職員樹立起現代信息管理理念，同時，還需要領導與管理人員加強引導，提升職工參與優化改革工作的積極性。一方面，管理部門應拓展職工參與檔案專業化管理培訓的途徑，通過短期培訓課程、定期組織總結會議、邀請相關專家進行經驗分享等活動，讓職工在充分重視文書檔案實際管理工作的同時，樹立起自主學習的意識，積極吸收先進的知識、理念，不斷調整自身的能力結構，為改革工作夯實基礎;另一方面，應對配套的績效管理、考核機制進行專業化的調整，結合檔案管理改革需求與職工差異化的物質、精神方面的訴求，設置覆蓋全面、考核公正的指標，激發職工的主觀積極性，完善檔案管理規范改革的制度保障。

3? 結語

我國公共衛生產業發展邁入了新的階段，疾控中心作為重要的公共衛生服務、疾病控制、健康檢測單位，應承擔起社會責任，加強文書檔案制度化、規范化管理，為疾控管理提供更便捷、高效的信息服務，在深入了解現代疾控管理與控制需求的基礎上，推進檔案管理的信息化、智能化進程，通過規范檔案管理流程、強化信息化服務體系建設、組建專業化信息管理團隊等方面，加快公共健康管理與服務工作的現代化發展。

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