高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的思考

晉萍瑞

摘 要：網(wǎng)絡(luò)報銷作為一種信息化報銷方式，對促進財務(wù)管理模式的創(chuàng)新起著舉足輕重的作用，解決了傳統(tǒng)報銷模式的很多弊端。本文首先介紹了高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的優(yōu)點，其次是建議高校在建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式時分階段實施，最后是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下， 積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，適時推進財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)報銷;高校;財務(wù)管理

一、引言

2019年關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實工作的通知中就提出要“減少科研經(jīng)費報銷各類證明材料，縮減審批環(huán)節(jié)，簡化報銷流程，推進網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，切實解決‘報銷繁問題?！痹诟咝＝?jīng)費管理一直是財務(wù)部門的重點，充分利用信息技術(shù)，服務(wù)于廣大師生員工，提高服務(wù)滿意度，同時減輕財務(wù)人員的工作負擔，改善工作環(huán)境。

2020年3月制定發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，規(guī)定單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證，這無疑對單位的信息化建設(shè)又提出了新的要求。

二、高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的優(yōu)點

（一）對投遞式報銷的進一步改進

在網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，報銷人員需要在系統(tǒng)填制報銷審批單，整理上傳原始資料，提交至審批單位和負責人審批，然后上傳至財務(wù)系統(tǒng)前端審核。審核通過的，財務(wù)人員通知報銷人員提交紙質(zhì)材料，主要復(fù)核與網(wǎng)上提交資料是否一致，并通過網(wǎng)銀方式完成資金支付 ;審核不通過的，財務(wù)人員聯(lián)系相關(guān)經(jīng)辦人補充材料或更正。在這一過程中，除過特殊業(yè)務(wù)，財務(wù)人員無需到財務(wù)處排隊等候，投遞箱會按照需求安放于學(xué)校適合、方便師生的地方，網(wǎng)上填單和紙質(zhì)材料投遞均不受財務(wù)辦公時間限制，節(jié)省了報銷人員來回跑財務(wù)現(xiàn)場的問題。不管是對于投遞式報銷，還是傳統(tǒng)的現(xiàn)場報銷，網(wǎng)絡(luò)報銷都能節(jié)省報銷人員的時間，解決排隊困惱。

（二）提高財務(wù)人員的報銷效率

實行網(wǎng)絡(luò)報銷模式之后，財務(wù)系統(tǒng)可以進行單據(jù)“初審”，比如項目有無預(yù)算、額度是否超支、差旅費是否閉環(huán)、住宿費是否超標等一系列問題。沒有通過財務(wù)系統(tǒng)的單據(jù)“初審”，無法進行到下一環(huán)節(jié)。事實上，恰恰正是這看似簡單的工作，卻占據(jù)了財務(wù)人員大量的時間，無暇去思考財務(wù)之外的業(yè)務(wù)，自我提高和專業(yè)學(xué)習(xí)更是少之又少。同時，銀企互聯(lián)系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用，資金可直接轉(zhuǎn)入報銷人員在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)指定的銀行賬戶，免去財務(wù)人員逐一錄入報銷人員的賬戶信息，減少錯誤發(fā)生的機率;無現(xiàn)金報賬，財務(wù)部門只要準備少量的庫存現(xiàn)金，能及時了解資金的動向。

（三）改善財務(wù)與報銷人員的工作環(huán)境

在實際工作中，財務(wù)人員與報銷人員因處于不同角度、專業(yè)方向不同，經(jīng)常存在溝通不暢、溝通不到位問題，服務(wù)滿意度很低。建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式，在單據(jù)錄入環(huán)節(jié)，財務(wù)系統(tǒng)會針對問題一一給予政策解釋，錄入過程中，倒逼報銷人員學(xué)習(xí)、了解相關(guān)政策法規(guī)、規(guī)章制度，對財務(wù)人員的更加寬容。使用網(wǎng)上報銷模式，項目經(jīng)費負責人和報銷人員可以隨時隨地查看報銷業(yè)務(wù)的狀態(tài)，準確掌握經(jīng)費的每一筆收支明細及經(jīng)費結(jié)余情況，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，及時推動經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行進度，從而提高了經(jīng)費使用效率，提升了財務(wù)工作的透明度。

三、高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的建議

高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式固然存在很多優(yōu)勢，推動財務(wù)管理的規(guī)范化，加快財務(wù)管理的信息化步伐，但在推行過程中卻困難重重，受各方因素影響。對于廣大教職工而言，表面上看增加了教職工自身的工作量，確實不樂意接受。在傳統(tǒng)的報銷模式，報銷人員只要填好報銷審批單、整理原始資料，備齊交給財務(wù)部門就行。沒問題的話情況下，資金會直接轉(zhuǎn)入銀行賬戶。網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，報銷人員首先具備計算機設(shè)備，上傳相關(guān)附件資料，需要花費時間和精力去學(xué)習(xí)、理解報銷政策和要求;其次是能熟練操作財務(wù)系統(tǒng)。如果原始資料不能順利傳輸?shù)截攧?wù)人員審核端，報銷工作是無法開展的。這對于教職工來說短期內(nèi)無疑是增加了額外的負擔，自然是不利于網(wǎng)絡(luò)報銷模式的推行。本文建議高校在建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式中采取逐步推進的工作方式。

第一步實現(xiàn)網(wǎng)上提交資料，目的是將所有原始憑證電子化管理，解決電子發(fā)票等電子會計憑證歸檔的政策要求。實行預(yù)約辦理，避免大家扎堆、排隊，消耗大家的精力。

第二步推行網(wǎng)上審批和預(yù)算控制，根據(jù)項目類別，附件上傳完畢之后，會自動轉(zhuǎn)入下一級審批，財務(wù)系統(tǒng)會自動甄別該同部門審批、歸口部門審批還是校級審批，堅決執(zhí)行無預(yù)算不支出。減少報銷人員對項目權(quán)限、項目預(yù)算不清楚，屢次退單情況。財務(wù)人員可以自動生成會計憑證，相比手工錄入記賬憑證，速度大大提高，使得財務(wù)審核人員從簡單重復(fù)勞動中得以解放，同時也在一定程度上降低了手工錄入憑證的錯誤率，提升了財務(wù)審核人員的工作效率。

網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，報銷辦理流程清晰可見，師生員工可以隨時追蹤，出現(xiàn)問題的節(jié)點及時解決，加快報銷進度。原始憑證電子形式保存，科研項目結(jié)題或各類財務(wù)檢查時，再也不用奔波復(fù)印準備資料。這是會計信息化建設(shè)的階段性成果。

四、未來高校財務(wù)管理的發(fā)展思路

高校教育事業(yè)的發(fā)展、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的推廣，適時推動財務(wù)會計向管理會計的轉(zhuǎn)型。大數(shù)據(jù)視角下的財務(wù)會計轉(zhuǎn)型，充分利用大數(shù)據(jù)先進技術(shù)，幫助財務(wù)人員處理迅速、有效的處理會計類數(shù)據(jù)和非會計類數(shù)據(jù)，推動財務(wù)管理向業(yè)務(wù)活動的延伸，達到業(yè)財融合，更好的推動高校的內(nèi)涵發(fā)展，提高資源的利用率。從風險防控的角度講，建設(shè)管理會計的信息化處理平臺，從業(yè)務(wù)-財務(wù)-監(jiān)督流程化的服務(wù)，即時交換各類信息、互通有無、取長補短，在第一時間識別風險點，及早防控。

現(xiàn)階段，高校的信息化建設(shè)成果也很豐碩，缺陷在于各自為政，信息不能共享。高校有教務(wù)處的學(xué)生管理系統(tǒng)、人事處的人力資源管理系統(tǒng)、資產(chǎn)處的資產(chǎn)管理系統(tǒng)等等，基于本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，或訂制或自主開發(fā)，完全可以滿足部門內(nèi)的使用需求，但同時也存在資源利用率低、信息孤島現(xiàn)象，阻礙了學(xué)校整體事業(yè)的長遠發(fā)展。因此，高校需從人才、制度等方面促成管理會計的信息化建設(shè)，基于管理會計的理念，整合現(xiàn)有系統(tǒng)，使得財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員高效地完成相關(guān)工作，保證各項工作的有序進行，同時降低溝通成本。

五、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)報銷是高校財務(wù)管理模式的初探，是財務(wù)會計信息化建設(shè)的初步階段，是任重而道遠的巨大工程，將逐步改善高校的財務(wù)服務(wù)能力，也是高校治理能力建設(shè)的重點之一。

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