檔案管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)策略分析

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，相應(yīng)檔案管理問題得到了越來越多的重視，在目前發(fā)展現(xiàn)狀下，檔案管理工作存在著許多細(xì)節(jié)上的問題，使得檔案管理效率受到了相應(yīng)限制。因此，本文從時(shí)下角度出發(fā)，首先，對(duì)檔案管理工作的重要性加以明確;其次，對(duì)目前檔案管理之中存在的問題深入分析，在此基礎(chǔ)上，提出解決文書檔案管理問題的具體策略，以求能夠大幅度提升檔案管理工作整體效率以及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題分析;具體對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1003-9082（2020）07-00-01

引言

檔案管理質(zhì)量是事業(yè)單位管理水平的重要體現(xiàn)。在信息化時(shí)代之中，對(duì)于檔案管理方式更應(yīng)當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升管理質(zhì)量，針對(duì)檔案管理當(dāng)中存在的問題，采取行之有效的解決措施，使得檔案管理水平能夠得到有效提升。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

隨著當(dāng)前國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國的各個(gè)行業(yè)都受到了相應(yīng)影響。在發(fā)展過程之中，文書檔案管理工作也是其中關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也從側(cè)面體現(xiàn)出了相應(yīng)行業(yè)的健康發(fā)展程度。檔案管理之中，主要包括重大事件資料、相關(guān)行政人員檔案、工作人員資料以及單位歷史等，其中大部分檔案都是以紙質(zhì)版為主，這就使得各種檔案的保管工作更加難以開展。在目前現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代中，將傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行有效改革是至關(guān)重要的，但從本質(zhì)上來看，檔案管理工作是對(duì)相應(yīng)單位發(fā)展歷史所進(jìn)行的真實(shí)記錄，相比于普通文獻(xiàn)，文書檔案具有明顯特殊性，而這種特殊性主要表現(xiàn)在法律方面，使得檔案管理能夠更加客觀性。相應(yīng)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化管理方法，在保證信息完整性的同時(shí)，讓相應(yīng)檔案管理工作能夠有效開展[1]。

二、事業(yè)單位目前檔案管理中存在的問題

1.檔案管理方式比較落后

在檔案管理工作中，管理方式比較落后是其中的明顯問題。在事業(yè)單位之中，各種檔案還是以紙質(zhì)文件作為載體，各種各樣的檔案都是由大量的紙張進(jìn)行堆積而成，這些檔案一旦入庫，就會(huì)使得日后相應(yīng)檔案搜尋工作難以開展。另外，在大部分單位中，雖然已經(jīng)對(duì)相應(yīng)檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化管理建設(shè)，但也僅僅局限于將相關(guān)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问剑]有在全方位上對(duì)總體檔案管理工作進(jìn)行改善，使得檔案調(diào)用過程緩慢。這種落后的管理方式會(huì)直接影響到整體檔案管理工作的效率，甚至?xí)屜鄳?yīng)工作人員的工作熱情大大下降，影響檔案管理工作整體發(fā)展[2]。

2.相應(yīng)檔案利用率相對(duì)較低

將檔案管理調(diào)用服務(wù)進(jìn)行有效管理運(yùn)用，也是檔案管理工作的日常工作內(nèi)容，也進(jìn)一步反映出了檔案管理工作對(duì)于員工自身發(fā)展的服務(wù)性。同時(shí)，相應(yīng)檔案能夠?yàn)閱挝痪唧w管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，通過對(duì)于相應(yīng)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行分析，可以將單位中的具體情況進(jìn)一步明確，從而有效規(guī)避發(fā)展過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。但在實(shí)際過程中，相應(yīng)單位很少會(huì)根據(jù)個(gè)人發(fā)展需要或是企業(yè)發(fā)展需要進(jìn)行檔案調(diào)用。而經(jīng)常出現(xiàn)的一種情況就是，單位管理者對(duì)于檔案進(jìn)行調(diào)取，大多是為了針對(duì)政府工作檢查或是相應(yīng)研討會(huì)議的具體需要，而員工需要調(diào)取檔案大部分就是因?yàn)殡x職。因此，在單位當(dāng)中，大部分員工對(duì)于檔案運(yùn)用幾乎一無所知，使得檔案的利用率以及服務(wù)性都逐漸降低。

3.檔案管理的信息收集問題

相應(yīng)單位檔案管理資料，具體包括過后不同部門的日常業(yè)務(wù)報(bào)表、員工入職、員工發(fā)展檔案以及制度改革文件等。因此，在檔案管理工作中需要收集大量的信息，由于各種檔案資源分散廣泛，再加上不同部門對(duì)于具體檔案的收集需求完全不同，使得檔案收集工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，材料不夠全面完善，為日后相應(yīng)編研工作的開展帶來阻礙，導(dǎo)致檔案收集工作進(jìn)度緩慢，影響檔案管理的及時(shí)歸檔。

三、解決檔案管理問題的具體策略

1.推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)

檔案管理方法落后的主要原因，在于單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視，使得信息化建設(shè)落實(shí)不當(dāng)。而信息化檔案管理方式能夠十分高效的將各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，相應(yīng)檔案管理工作效率能夠有效提升。首先，想要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，就必須要重視起檔案管理工作，將信息化管理所需要的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施以及掃描儀等，及時(shí)進(jìn)行購置;其次，還要制定出信息化檔案管理具體戰(zhàn)略，包括公單位檔案庫與政府檔案庫的對(duì)接、檔案工作軟件應(yīng)用以及與相關(guān)部門的檔案聯(lián)網(wǎng)等，從而真正實(shí)施信息化管理戰(zhàn)略，將各類檔案在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行歸檔，以便為單位發(fā)展提供幫助。

2.進(jìn)行檔案管理工作宣傳

文書檔案利用率低的主要原因就在于相應(yīng)單位的管理部門以及工作人員，都忽視了檔案管理的重要作用，也無法認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)與員工個(gè)人發(fā)展以及單位發(fā)展所起到的積極作用。想要有效解決這一問題，就要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效宣傳，使得單位上下都認(rèn)識(shí)到檔案管理的具體作用。單位檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)形成應(yīng)用檔案的意識(shí)，在具體宣傳過程中，還可以將單位發(fā)展歷史作為主題，進(jìn)一步開展文化宣傳活動(dòng)，在具體活動(dòng)當(dāng)中，相應(yīng)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)為單位具體活動(dòng)提供強(qiáng)大支持。此外，檔案管理部門還可以通過選拔“優(yōu)秀員工”等方式，體現(xiàn)出檔案管理對(duì)于員工發(fā)展所提供的幫助，以此來促進(jìn)對(duì)于檔案管理工作的重視力度。

3.制定檔案管理?xiàng)l例

在檔案管理的文件收集中，主要問題就是單位中對(duì)于檔案管理并沒有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡管部分單位對(duì)于檔案文件管理提出了具體要求，但執(zhí)行力度卻相對(duì)較弱，使得信息收集頻率無法得到有效提升。因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案文件形式以及各種文書資料進(jìn)行規(guī)范，確定好各個(gè)部門提交檔案的基本類型以及形式，再進(jìn)一步下發(fā)給各個(gè)部門。而那些特殊檔案，應(yīng)當(dāng)提前準(zhǔn)備好提交的材料，以便進(jìn)行相應(yīng)資料收集。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)資料提交過程列入相應(yīng)負(fù)責(zé)人的績效考評(píng)之中，對(duì)于各種遲交、誤交檔案的行為應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)處罰，從而提升單位中各個(gè)部門對(duì)于檔案管理工作的重視程度。

結(jié)語

目前的檔案管理工作雖然存在著一些問題，但只要靈活運(yùn)用信息化手段，積極完善各種檔案管理工作，將總體管理形式進(jìn)行改善。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行各類檔案管理工作的宣傳，使得各種問題都能夠得到有效解決，從而將檔案管理工作總體實(shí)效性進(jìn)一步提升。

參考文獻(xiàn)

[1]任維翠.環(huán)境監(jiān)測檔案管理存在問題及應(yīng)對(duì)策略分析[J].中國新通信，2019，21（14）：139.

[2]方晶.檔案管理問題及應(yīng)對(duì)策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：87.

作者簡介：武曉艷（1981.11—）女，民族：漢，籍貫：山西省呂梁市文水縣，學(xué)歷：本科，職稱：中級(jí)，研究方向：檔案管理。