從內(nèi)部審計視角探究高校經(jīng)濟合同管理

唐晨曦

摘要：我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，使得高校在發(fā)展建設中大量的參與到社會經(jīng)濟活動當中，高校與社會單位簽訂的合同也越來越多。合同管理近年來引起高校的高度重視，加強合同管理成為高校的重要工作任務。提高經(jīng)濟合同的審計水平，有助于降低合同風險，促進高校經(jīng)濟活動有序進行。本文從審計角度分析高校合同管理的情況，總結優(yōu)化高校經(jīng)濟合同管理的方法。

關鍵詞：高校;經(jīng)濟合同;管理辦法;優(yōu)化措施

一、高校經(jīng)濟合同控制現(xiàn)狀

（一）合同管理機制問題

合同管理需要有良好的運行機制，強調(diào)由專門人員和部門進行管理。但是，有些高校未能設置專門的合同管理機構，合同管理缺乏歸口管理，合同管理的分工不明確，責任劃分不清晰，合同管理工作中存在著盲區(qū)。有的高校合同管理的制度不完善，合同管理的職能較為混亂，合同管理存在各自為政的現(xiàn)象，甚至存在多頭管理的情況。不同的部門對不同的合同具有審批權，簽署合同時未能經(jīng)過全面的審計，還有的采用化整為零的合同管理方式，嚴重增加合同風險。

（二）合同訂立的問題

在合同訂立時存在著簽約人法律風險意識淡薄的問題，一些沿用傳統(tǒng)合同管理經(jīng)驗的做法制約了合同訂立的有效性。例如，有些合同未能建立信用風險評價機制，有時泄漏了合同的談判策略，還有的未能建立合同的信用評價體系，或者存在合同簽訂雙方主體資格不合法的問題。還有的合同內(nèi)容與條款管理不合理，存在合同管理不嚴密、不完整、文字表述不嚴謹?shù)那闆r?；蛘咴诤贤勁袝r缺乏法律、財務、會計等方面的知識支撐，以及因為印章管理不當，沒能使用合同的專用章，造成合同簽署后被篡改的情況，或者一些相互侵權條款未能得到有效審議。

（三）合同履行的問題

合同履行時沒能從合同角度對相關工作予以有效控制，校內(nèi)各部門缺乏有效的溝通機制，合同條款履行中存在一些未明確的事項，有時未能按照合同的約定履行，一些問題未能及時的溝通和處理。還有的高校缺乏合同變更的相關程序，有時未能建立良好的合同糾紛的處理機制，合同糾紛有時處理不當，錯過了國家的法律訴訟時限，因此貽誤了合同管理的最佳時機。由于合同履行控制不當，導致合同未按照約束期限履行，合同的金額與付款方式不正確，造成了合同終止的現(xiàn)象。

（四）合同的歸檔問題

在合同歸檔評估方面，還存在未能妥善保管合同文本及相關資料的問題，有些高校還采用傳統(tǒng)的人工合同管理的方式，未能及時的收集合同相關數(shù)據(jù)信息，合同歸檔不到位，歸檔合同有紕漏。有些高校未能建立合同檔案的保密機制，合同管理不嚴格，合同在訂立、履行過程中存在商業(yè)機密泄露的風險。有些高校不重視對合同歸檔的評估，存在合同歸檔管理不科學的問題。

二、強化高校合同管理的審計方法

（一）完善合同控制組織體系

高校加強經(jīng)濟合作管理還要取得高校領導的高度重重視，必須建立完善的合同審計內(nèi)部控制體系，把經(jīng)濟合同審計作為高校審計工作的重要組成部分，要求所有經(jīng)濟合同在訂立前都必須進行審計。首先，完善經(jīng)濟合同審計管理的組織機構，做到對高校經(jīng)濟合同的統(tǒng)一審計管理，設置合同審計管理崗位，實現(xiàn)合同管理、審計、監(jiān)督的崗位分離，做到對合同事務的統(tǒng)一把關。其次，完善合同管理的溝通機制，建立合同審計與財務部門、歸口管理部門之間的溝通機制，促進合同管理與財務預算、資金收支、工程項目管理相結合。第三，優(yōu)化合同管理的流程，設置嚴密的審計業(yè)務流程，重點審計是否存在越權審批經(jīng)濟合同問題，積極由專職部門查找相關的風險，實現(xiàn)合同運轉(zhuǎn)的痕跡管理，確保合同訂立、履行與后續(xù)管理的有效進行。第四，合同管理采用歸口控制的方法，學校應當對合同管理施行定編、定崗、定責，定期進行合同管理的自我評價，及時糾正和控制合同管理的高風險點，實現(xiàn)合同管理的不斷優(yōu)化。

（二）加強合同前期準備控制

合同前期準備不充分是造成合同經(jīng)濟風險的主要原因，應當把合同審計放在前期的合同準備環(huán)節(jié)。首先，提高合同策劃控制水平，學校應當明確合同簽訂范圍，優(yōu)化合同訂立的業(yè)務流程，要求所有應當簽訂合同的經(jīng)濟業(yè)務必須依照要求簽訂書面合同，不得將經(jīng)濟合同化整為零，嚴格審查合同策劃是否符合學校當前及長遠發(fā)展需要。其次，提高合同調(diào)查控制水平，建立合同調(diào)查機制，落實合同調(diào)查的主體責任，明確合同調(diào)查人員的權限，重點調(diào)查合同相關方的資信情況，主體資格，履約能力，財務報告、政府專項檢查報告，以往交易記錄和社會評價等。第三，加強合同談判環(huán)節(jié)的控制，建立合同談判的集體會審制度，由行業(yè)相關專家學者組織談判團，發(fā)揮團隊智慧，在合法前提下選擇正確的洽談方式，及時對合同談判核心環(huán)節(jié)進行審計，重點加強合同的名稱、規(guī)格、計量單位、價款、履約期限、方式等易爭議問題進行審核。

（三）合同訂立環(huán)節(jié)的控制

合同訂立必須按照雙方當事人的真實意愿進行，這一階段主要審查合同文本是否規(guī)范有效，是否符合國家法律相關要求，涉及的內(nèi)容是否符合國家制定的行業(yè)標準要求。合同可以由學校的法務部門起草，由法務部門審核，對于金額較大的合同還要聘請專家或技術顧問進行審核。建立合同會審制度，編制合同審核的底稿，規(guī)定法務、財務、業(yè)務部門的具體審核任務內(nèi)容，從而切實提高合同審計與管理的工作效率。還要進一步加強合同簽署與登記的控制工作，建立合同專用章保證制度，建立統(tǒng)一編號的合同臺賬，應當加蓋合同齊縫章，使用有專用防偽印記的合同紙，嚴格的防止合同被篡改，從而達到提高合同管理控制整體有效性的目標。

（四）合同履行環(huán)節(jié)的審計控制

應當提高合同履行的監(jiān)控水平，做到對合同履行情況的全面監(jiān)控，及時根據(jù)合同內(nèi)容要求督促各方履行合同，并且對合同的履行情況進行檢查，做好相關的分析與驗收工作。應當就合同出現(xiàn)的變更、終止、轉(zhuǎn)讓或者其它事項進行審計，建立合同履行責任制，由相關部門出具合同履行的報告。還要嚴格的控制合同的變更，對于不能及時履行的合同應當及時地采用控制措施，防止各種因素造成的合同偏離訂立初衷的情況。對合同履行中出現(xiàn)糾紛的可以按照國家法律處理，能夠協(xié)商解決的需要雙方簽訂書面協(xié)議，合同經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，根據(jù)合同約定進行仲裁或訴訟。提高合同價款的計算能力，建立合同履行信息臺賬，實現(xiàn)財務管理與合同監(jiān)控系統(tǒng)的有效銜接，按照條款規(guī)定進行合同審查，掌握合同履行情況與付款情況等。

（五）提高合同歸檔控制水平

高校還要高度的重視合同的歸檔管理，強調(diào)采用現(xiàn)代信息技術手段提高合同歸檔管理的質(zhì)量。定期對合同進行統(tǒng)計分析，做好合同歸類工作，詳細的記錄合同訂立、變更、履行與終結方面的情況。建立合同文本的統(tǒng)一分類與統(tǒng)一編號制度，及時建立合同臺賬，同時保證合同涉及商業(yè)秘密不被泄露。合同原則上不外借，明確合同文本的流轉(zhuǎn)程序，實現(xiàn)對借閱的有效控制。還要加強合同管理的檢查工作，建立合同檢查評估制度，及時總結合同管理工作的經(jīng)驗，分析合同簽署是否在授權范圍內(nèi)，合同歸檔管理應當保證資料全部歸檔，加強相關資料的檢查工作。