淺談合同管理中存在的問題與對策

摘要：隨著我國社會主義市場經濟的全面發展和市場經濟理念的深入人心，專賣體制與計劃管理下的煙草公司也逐漸進入市場，與各類經營主體聯系愈加頻繁。在聯系過程中，煙草公司對合同的重要性認識也更加深入，凡是經濟往來均要求訂立合同，而在合同管理過程中必然會面臨風險。此時，合同管理中的風險防范和控制措施將會起到至關重要的作用。本文將針對濮陽市煙草公司合同管理中的風險問題進行研究，歸納總結相應的防范措施，探索適合濮陽市煙草公司長遠發展的合同管理模式。

關鍵詞：合同管理;存在問題;對策

中圖分類號：F276.1文獻識別碼：A文章編號：

2096-3157（2020）17-0028-02

一、概述

近年來，隨著我國市場經濟的迅猛發展，合同已成為現代企業從事經營活動和對外經濟交往的主要手段，而企業中絕大部分的糾紛都是因為合同本身不完善或者合同履行過程出現了某些偏差而產生的。因此，企業只有做好合同管理工作，才能有效防范風險。

合同管理是一個多環節的動態過程，主要包括合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理以及合同檔案管理。加強合同管理對于提高合同水平、減少合同糾紛、進而加強和改善公司經營管理、提高經濟效益都具有十分重要的意義。

隨著我國社會主義市場經濟的全面發展和市場經濟理念的深入人心，煙草公司也逐漸進入市場，與各類經營主體聯系愈加頻繁，但專賣體制下的煙草公司因自身優勢地位所產生的競爭優越感依然存在，對市場規則不太敏感，法律意識淡薄，對可能發生的風險認識不足或者存在僥幸心理，合同管理整體水平無法與企業發展相適應，存在諸多弊病。

二、煙草公司合同管理的現狀及存在問題

一直以來，煙草公司始終牢記嚴格規范是保持行業持續健康發展的“生命線”，堅決把嚴格規范責任扛在肩上、抓在手上、落到實處。近年來，隨著合同往來的逐漸增多，煙草公司對合同規范管理工作更加重視。但是，由于煙草公司發展歷程中合同管理工作薄弱和管理水平低下，部分市級及基層煙草公司忽視對合同的管理，流于做表面文章，行動上還是墨守成規陋習。以濮陽市煙草公司為例，公司內部風險防范機制不健全，對合同的規范化管理存在或多或少的問題，導致合同管理難以發揮應有的效用。

1.合同管理重要程度不夠

沒有認識到合同既是從事經濟活動、取得經濟效益的紐帶，也是產生糾紛的根源。認為“簽完合同就萬事大吉”、“僅把合同當作付款的工具”，“重形式、輕實務”的思想還未徹底扭轉。事前審核、事中控制參與程度不夠，而更多的是在事后被動的忙于處理，行使“消防隊員”職能，造成重大經營決策和對外經濟活動中缺少法律論證和審核環節，埋下許多隱患和風險。另外，在機構設置，人員配備方面支持不夠，縣級分公司法務人員多為兼職，且非法律專業人員，業務不夠精通。

2.合同起草不規范

爭取合同起草權并盡量使用本公司擬定的合同示范文本，可以在合同中充分考慮自身利益，從而盡量避免可能發生的損失。濮陽市煙草公司沒有認識到爭取合同起草權的重要性，部分合同業務部門存在惰性思維，直接使用對方出具或起草的合同，即使自己起草合同，也是草草了事，存在必要條款不齊全，意思表達不充分，我方利益考慮不周全等諸多問題。

3.合同審核存在局限性

雖然要求對外簽訂的每份合同都由法律顧問和法務部門審核把關，但法務部門只能對合同內容合法性、合同條款嚴密性以及合同形式規范性進行審查，對合同簽訂的背景，合同相對人的履約能力，是否存在先履行后送審的“倒簽合同”現象以及合同執行過程中可能存在的問題都無從了解，也無法進行有效的監控，導致合同管理無法到位，風險防范流于表面。

4.合同簽訂不規范

無法對簽訂過程進行實時把控，合同簽訂不規范的現象層出不窮，部分合同存在未經法定代表人授權、未由雙方代表簽字或蓋章、未填寫簽訂日期、未加蓋騎縫章、未完全按照審核部門意見修改合同即對外簽訂等問題。

5.后續監管不到位

和合同訂立階段相比，是否按照合同約定履行交貨義務、提供相關服務，合作過程中的單據、權證等重要證據是否全部歸檔的合同后續管理工作顯然也很重要，前者直接影響合同目的是否能夠實現，后者則是決定訴訟結果的成敗。但實踐中，不按合同約定履行的情況層出不窮，遺失單據乃至合同正本的現象屢見不鮮，這些忽視合同動態管理的行為都給企業發展埋下了潛在的風險。

6.管理手段落后

在當今信息化的時代背景下，濮陽市煙草公司還在使用傳統的合同管理模式，合同審批、反饋修改意見、歸檔整理等工作仍通過紙質文件進行，導致合同審批周期過長、工作效率不高、監督作用發揮不到位。人工編寫合同臺賬，歸檔保存紙質合同也存在諸多弊端，紙質合同以紙張為媒介，不僅容易破損或丟失，而且安全性差，合同被篡改的糾紛時有發生。另外，紙質合同需要指派專門人員負責管理，還也需要充足的存放空間，且再使用、查詢、調閱的難度較大。

7.維權意識不強

合同履行過程中遇到違約糾紛時，習慣協商為主，忽視行使法律賦予的權利。在對方已經違約的情況下，不善于運用法律武器依法維權，合同到期以后仍然繼續合作，甚至出現怠于維權，被動、消極行使企業合法權利的情形。

三、解決煙草公司合同管理中存在問題的對策

針對合同管理中存在的問題，濮陽市煙草公司應從培養風險意識、完善體制機制，嚴格審核把關和加強后續監管等方面全方位建立健全合同風險管理體系，以達到維護濮陽市煙草公司合法權益的目的。

1.完善合同管理機制，明確合同管理任務

完善合同管理體制機制建設工作是優化合同管理流程，提高合同管理效率和水平前提和基礎。實現對合同的全過程管理，必須加強合同管理制度建設，建立分級管理、歸口管理、統一授權、審查會簽、編號歸檔、監督檢查的合同管理制度體系。在合同的管理過程中，一要根據需要明確劃分各部門的責任，督促各相關的業務部門落實好自身的工作，從而實現對合同的立項、簽訂、履行、結算全過程管理，通力合作，共同防范合同風險的發生。二要配齊配強法務工作隊伍，分配精通行業政策、具有專業知識的人員到法務工作崗位，建立相應的激勵機制，暢通法務人員的職業發展通道，可將法務人員由管理崗轉為專業技術崗，實行評聘制，提高法務人員的工作積極性。三要廣泛開展合同法律知識培訓，培養干部職工樹立正確的合同風險防范意識，從工作實際需要出發，針對辦理頻繁較高的合同類型進行專項培訓，助推企業合同風險防控全局化進程。

2.制定合同格式文本，掌握文本選擇主動權

自己制定格式文本，既能節省時間，又能減少交易風險，避免日后可能會出現的爭議，即使出現爭議，也可以掌握主動權。對于生產經營過程中多次簽訂、反復適用的合同，如租賃合同、買賣合同、建設施工合同、服務合同，濮陽市煙草公司應優先采用國家局、省公司編制的合同范本，并相應建立濮陽市煙草公司合同范本庫。有合同范本的，合同業務部門應當適用合同范本庫中的范本。暫無合同范本的，合同業務部門起草后要按程序提交法律顧問、法務部門審查修改。重大復雜合同業務部門應提前與法規部門商討，由外聘法律顧問和法務部門共同參與談判、起草等工作。

3.嚴把合同審核關，強化合同簽訂管理

建立合同聯合審核制度，環環相扣，形成合同審核的閉環，法規部門負責對擬簽訂合同進行合法性審查;合同業務部門負責對合同相對人的具體情況、履行能力進行審核;采購部門負責對合同項目實施程序進行審核;財務部門負責對合同的資金收付審查和結算進行審核;審計部門負責對合同簽訂、履行情況進行審計監督。建立合同簽訂審批和授權制度，合同文本未經審查部門簽字確認和法定代表人授權不得對外簽訂。建立合同專用章制度，合同文本未經法務部門確認，未提供審核材料和法定代表人授權書不得加蓋合同專用章，以確保相關部門審批意見得到落實，審核資料、授權委托等手續完備。

4.跟蹤合同履行進度，加強合同后續監管

簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發生，所以跟蹤合同履行進度，加強合同后續監管是十分必要的。合同簽訂后，合同履行部門要嚴格按照合同約定，督促對方全面履行合同義務，并及時掌握合同履行進度，組織好履約驗收工作，與此同時，還要確保我方正確履行義務。合同履行過程中。若遇需要修改或變更合同內容時，必須經雙方同意，并簽訂補充、變更協議。合同履行部門應當收集、保存合同履行過程中產生的傳真、電子郵件、信函、單據等原始資料，并按照合同管理制度及時整理歸檔。財務部門在辦理合同結算付款時，應嚴格按照生效合同約定的條件和內容進行審核。合同管理部門也應加強對履約過程的監督檢查，發現問題應依法及時采取相應措施，防止合同違約或己方利益受損。

5.實行信息化管理，提高合同管理水平

配合目前正在使用的采購系統，建立合同管理模塊，整合合同信息數據，一方面，對合同文件進行系統有效的歸類整理，建立合同標準文本庫，合同承辦人員起草合同時既可根據需求在文本庫中選擇合同標準文本，又可參考已存檔的同類文本，從而減少合同擬定、審核過程中的工作量。另一方面，系統可以自動將記錄的數據生成統計信息，直觀反映出企業合同管理總體情況，方便管理者進行決策。如：由系統對履行期限、款項支付等關鍵節點實施自動提示，甄別出履行異常的合同，幫助和引導管理部門精準查找問題，即時提出應對措施。與此同時，通過合同管理系統的建設，將紙質合同轉化為數字化的媒介，既可以實現在線快速查詢，提高查詢效率，又可以解決紙質合同文本難以長期妥善保存的難題，同時也可以打破紙質存檔無法多人同時查閱的瓶頸。

6.加強合同糾紛防范，切實維護合法權益

合同簽訂時，要充分了解合同條款內容，認真了解合同相對人的主體資格、資信情況和履約能力，從而降低合同糾紛發生的風險，以維護公司合法權益和提高經濟效益。合同簽訂之后，要加強合同的變更、解除管理，合同在實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。履約過程中如發生糾紛，要及時對出現的問題進行深入分析，提出解決措施，在協商不成的情況下，要不怕困難、不怕繁瑣，勇于訴諸于訴訟解決，充分利用法律武器維護公司合法權益和利益。

四、結語

綜上所述，濮陽市煙草公司要把加強合同管理作為依法治企的重要抓手，作為持續推動高質量發展的重要保證。要通過培養合同風險防范意識、優化合同管理業務流程，建設合同管理信息系統等措施最大限度地建立工作閉環，實現合同管理過程的無縫銜接，真正做到“信息實時傳遞、問題及時處理、風險提前預測”，使合同管理更好地契合發展規劃，為濮陽煙草再創更大的輝煌助力。

作者簡介：石彩鳳，供職于河南省煙草公司濮陽市公司。