高校業務層面內部控制存在的問題及對策

陳詩嵐

摘 要：本文通過重點分析高校在預算、收支、政府采購、資產管理、建設項目、合同管理等六大類業務層面內部控制存在的問題，并從規范內部控制實踐提出了相應的優化對策，為高校內控建設提供一些有價值的參考借鑒，使高校的經濟業務活動在規范的流程中健康運轉。

關鍵詞：內部控制;業務層面;高校

一、引言

隨著高等教育事業的蓬勃發展，我國高等教育進入內涵發展、提升質量的新階段，迫切需要在相關管理制度、資源配置機制等領域進行改革，其中內部控制建設將會促進高校構建現代大學制度、完善治理結構、規范權力運行，提高高校風險防控能力，為高校綜合改革保駕護航。完善高校內部控制體系，加強內部控制制度建設，解決內部控制實施過程中存在的問題，勢在必行。

二、高校業務層面內部控制存在的問題

1.預算管理體系有待完善

首先，預算編制脫離實際。財務人員在編制預算的過程中，缺乏與高校各部門的溝通協調，缺少論證資料和分析，又無法進行詳細的實地考察，存在大量估計情況，導致預算編制結果往往脫離實際情況，主觀隨意性大。其次，預算執行缺乏有效監控，隨意調整預算，導致預算沒能按預期用途有效實施;預算執行缺乏有效溝通，導致預算執行緩慢;預算執行缺乏分析，無法發現存在的問題，導致預算執行出現較大偏差。最后，預算績效評價機制不健全。沒有對資金的使用情況、使用效益進行考核，沒有納入人員績效考核指標，沒有配套獎懲機制。

2.收入完整性管控機制的缺失

首先，收入業務未歸口財務部門統一收取與集中核算。由于高校收入業務范圍廣、種類多，在開展業務活動時，各部門收取的贊助費、學生活動費等未能全部納入學校財務進行統一核算，形成“賬外賬”。其次，資金上交的完整性方面缺乏監督。例如：停車費、查新費、博物館門票等采取領用增值稅定額發票，收取現金的方式，容易導致高校收入金額不實、應收未收、存在私設“小金庫”的風險。最后，科研副產品處置收入很少上交高校，但在產品產出過程中的費用從高校支出，從而為高校帶來了經濟上的損失。

3.政府采購管理信息系統有待建立

首先，采購方式傳統，透明度低。由于采購業務采用手工方式，導致采購透明度低，相關部門無法實時了解采購審批進度和采購進展，跟進采購執行進度和采購履行情況，無法及時查詢采購合同售后服務條款。其次，采購品種多，采購周期長。高校肩負著教育、科研的多項任務，這使得其對設備的需求呈現多樣化，面對大量的采購業務，手工的采購方式，往往造成采購周期長，效率低。

4.固定資產管理體系有待完善

首先，固定資產信息化系統有待建立，對固定資產的業務流程沒有實行動態管理，無法及時獲取準確的信息。其次，資源共享機制有待建立。高校固定資產的種類多、數量大、價值高，且涉及多個部門，管理和使用都缺乏集中性，容易導致固定資產重復購置和閑置。最后，固定資產盤虧追責機制有待建立。存在有賬無物資產、資產損壞等現象，資產盤虧未建立責任追究機制，不利于落實資產管理責任，可能會造成使用單位不恰當地使用、保管資產。

5.建設項目管理體系有待完善

第一，工程項目臺賬及變更管理臺賬有待完善。不利于對工程項目進行統一管理及查找，不利于學校從總體層面把控項目管理情況;缺少對變更項目的統計，導致難以掌握工程項目變更的總體情況。第二，工程項目檔案管理有待完善。缺乏具備專業檔案管理知識人員進行收集管理，難以及時追蹤和歸檔工程檔案文件，可能造成部分檔案資料遺失，無法保證工程檔案管理質量。第三，工程項目資料歸檔存在不及時、不完整情況，工程項目檔案資料缺失，可能導致工程項目無法及時進行竣工驗收及資產移交。第四，工程項目管理信息系統有待建立?；惷總€項目均會產生大量文檔及數據，大多數文檔均采用紙質形式保存，使得查找保存較為不便，不利于學校及時掌握動態數據并對目標成本與實際發生成本進行分析。

6.合同管理信息系統有待建立

首先，信息缺乏共享，人工管理的方式已難以滿足高校合同管理需求。目前，高校通過OA系統履行合同審核審批流程，但是合同管理部門與財務處并未實現合同編號、合同文本等信息共享，合同付款核對信息等工作采用的是人工操作的方式處理。其次，進度控制困難。人工管理，全面掌握合同履行進度和履行情況存在很大障礙，合同變更或終止記錄不完整，合同收付款進度控制不便。最后，檔案管理煩瑣。紙質合同不宜保存，合同檔案收集困難，合同檔案管理責任不明，快速查找困難。

三、高校業務層面內部控制的優化對策

1.完善預算管理體系

首先，加強預算管理的重要性宣傳，細化預算管理。定期組織預算管理專題培訓，提高各部門人員對預算管理制度的認識和理解，將預算管理細化到各部門，讓各部門對于自己申報的預算項目內容和資金金額有著更深入的了解。其次，加強信息化建設，實施預算執行動態監控。高校應建立以財務處為中心的預算執行信息傳遞與反饋系統，可隨時了解預算執行的實際情況，能及時發現問題并予以糾正;預算下達后，不能隨意調整，如迫不得已要追加經費，必須填寫申請，領導審批，預算工作會議審核通過，才能追加調整預算經費;年度終了，應對預算執行結果進行分析總結。最后，引入預算績效評價機制。將預算執行進度納入績效考評指標，確保預算執行責任人重視預算的編制、執行;將預算考評結果納入學校獎勵績效，并根據年度預算考評結果實施獎懲。

2.加強收入業務歸口管理

第一，實行高校所有收入由財務處歸口管理的統一核算模式，其他部門和人員未經批準不得擅自辦理收入業務，嚴禁設立“賬外賬”。第二，開通線上繳費方式，取消現金收付，防范資金安全風險。第三，崗位職責分離。票據管理、開票、收款、與會計記賬等崗位相分離，對關鍵重要崗位要選擇具有良好職業操守和過硬的專業業務水平的人員勝任。第四，建立監督檢查及懲罰機制。高校紀檢及審計等部門通過定期檢查收入執行單位的廉政風險防控情況及收入上繳完整性情況，一旦發現資金截留、私設“小金庫”、資金坐收坐支等情況，立即對相關人員進行責任追究及處罰。第五，建立科研副產品管理制度，設置科研副產品庫存臺賬?？蒲懈碑a品收入應納入高?？偸杖?，實行收入的歸口管理、票據管理、合同管理。

3.建設采購信息管理系統

首先，建設一個功能完善、資源共享、規范透明、安全高效的采購管理信息系統，使相關部門均可全程跟蹤采購的各個環節，實現網上申報、審批、執行、監督、監管、統計等信息化管理。其次，信息管理系統取代了傳統手工方式，對簡化采購環節和手續、節省采購時間、提高采購效率、提升采購服務質量具有重要作用。

4.優化固定資產內控體系

第一，建設固定資產信息管理系統。對固定資產進行動態管理與監控，加快固定資產系統與財務系統的無縫對接，借助系統實現資產賬賬相符。第二，科學配置資源，實現資源共享。開放共享機制，建立共享平臺，有效提高學校大型儀器設備的使用效率，對提供的共享服務可以收取一定的費用，達到以機養機的目的。第三，盤活閑置固定資產。鼓勵各個部門實現固定資產的內部調撥，借助共享平臺，發布閑置固定資產的信息，需求方和閑置方可快速進行調撥，達到物盡其用。第四，建立固定資產損壞、丟失的賠償制度，將資產管理責任切實落實到各有關部門和個人。第五，定期對學校資產開展全面盤點清查工作，實現固定資產的賬實相符。

5.完善建設項目工程檔案管理制度

第一，建立工程項目管理臺賬、工程項目變更臺賬，做好工程項目管理與統計分析工作，優化相應的管控措施，不斷提高工程項目管理水平。第二，加強檔案管理責任意識。建設部門必須有專人負責從項目立項申請起到工程竣工驗收結算為止形成的相關文件材料，做好檔案管理工作;對于檔案信息安全管理，要加強對檔案管理人員的專業化培訓，提高其專業素質，提升檔案信息安全管理效率和水平。第三，建設項目的檔案管理工作要與建設項目工程進度同步，項目立項時即應開始進行文件資料的收集、整理，項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作，建設部門在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。第四，推進建設項目檔案信息化建設。對建設項目檔案進行信息化收集和管理，實現檔案紙質文件的數字化，有效保護紙質檔案避免反復利用折疊造成損毀，方便打印、查找和調閱項目檔案文件資料。

6.建設合同管理信息系統，規范合同管理

第一，建設合同管理信息系統，實行對合同的全過程管理，實現合同數據在合同管理部門與財務部門的信息共享，準確掌握合同付款情況，防范了合同風險。第二，建設合同管理信息系統，可以及時跟進合同履行進度，實現對合同履行的全過程進行監控與評價。第三，建設合同管理信息系統，可以加強對合同登記的管理，定期對合同進行統計、分類、歸檔和編號，方便后期監督調閱。

參考文獻

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