高校固定資產管理內部控制思考

包蘭英

摘 要：高校固定資產管理工作不僅需要合規更要有效，要不斷避免資產的流失，還要大大提高資產的有效使用性。本文以X大學固定資產審計為例，從內部控制的角度剖析當前高校固定資產管理工作，提出一系列的相關建議和意見，為全面提升高校資產管理工作質量提供助力。

關鍵詞：高校;固定資產管理;內部控制

一、引言

我國行政事業單位內部控制主要從2012年開始實施，為了更加系統和科學的開展高校內部控制工作，教育部2016年出臺了《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》文件，對于高校內部控制建設做出指導性意見。

X大學結合本校實際，出臺了內部控制制度，但部分X大學管理人員對內部控制的重要作用缺乏足夠的認識，簡單將內部控制看作是內部財務控制工作，忽略了內部控制的另一個重要組成部分――內部管理控制，而內部管理控制涉及的領域非常廣泛，幾乎除了內部財務控制以外的都可以納入內部管理控制，涉及采購管理、資產管理、工程項目管理、合同管理、附屬企業管理等各項業務在內的管理控制。固定資產作為高校的重要物質基礎，通過高校固定資產審計，在固定資產管理工作暴露出一些問題，從高校內部控制角度出發，要不斷完善固定資產的管理，從而不斷提升資產的價值，為高校科研和教學工作提供幫助。

二、X大學固定資產內部控制的現狀

1.X大學固定資產采購流程

各二級學院和行政部門根據需要填寫采購申請表報國有資產管理處，國有資產管理處匯總采購申請，對重要或者資金重大的采購申請要召集有關部門和技術專家進行論證，并由學校相關會議討論研究決定，以文件形式下達至國有資產管理處，國有資產管理處統一進行設備等固定資產的采購;根據相應采購規模分別采取政府集中采購、部門集中采購或者學校分散采購;確定供貨單位后，由各申請單位負責與供貨商簽訂供貨合同;貨物交付驗收時，由各申請單位組織驗收，特殊儀器設備聘請專家進行驗收，不符合要求的不予接收貨物。

2.X大學固定資產的日常管理

X大學的國有資產管理處負責全校所有固定資產的購置、驗收、維修、報廢，其中教學實驗設備由實驗設備中心主要負責管理。各行政部門和二級學院是固定資產管理二級單位有專職或者兼職資產管理員，負責本單位日常固定資產管理，與上級資產管理部門定期核對，建立本單位資產臺賬，報增、報損、報廢、維修等。資產使用人或部門是對所使用的資產進行保管、維護，保證設施、設備正常使用。

3.X大學固定資產處置

使用人或部門提出申請，提供相關購置資料等，各二級學院或行政部門的專職或者兼職資產管理員統一匯總后報至國有資產管理處，國有資產管理處對待處置資產進行評估、論證，提出處置意見，報主管校領導審批，對出售和報廢方式處置的資產，采取協商和公開拍賣等形式收取殘值并上交財務處，同時核減固定資產。

三、X大學固定資產內部控制方面存在以下問題

1.高校固定資產管理內部控制理念不到位

學校實行了“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的資產管理制度，但因對固定資產內部控制的重要性缺乏認識，僅僅做到了制度上墻，部分人員重視，而各二級學院、行政部門、實驗室資產管理員沒有意識到固定資產管理對保護國有資產安全、提高固定資產利用率、提升學校綜合實力方面的意義。

2.控制活動已開展，缺乏相應的執行力

學校對固定資產的采購、驗收、處置等各個環節均有相關流程和審批制度。但通過內部審計部門的審計發現，學校固定資產特別是實驗設備的驗收環節流于形式，教學實驗設備等的驗收往往只核對設備型號、外觀等，不能夠對其性能進行試用，導致有部分實驗設備驗收交付使用單位后，不能滿足使用單位的教學性能需求。

3.固定資產信息化程度不高

通過前期內審部門對二級學院的審計發現，學校固定資產管理部門有其資產管理系統，但不能夠做到與學校財務系統、和各二級資產使用單位系統的無縫對接，加之財務部門、資產管理和使用部門未能做到定期核對相關賬簿、記錄、文件和實物，導致財務部門的入賬資產總是小于資產管理部門，資產管理部門的資產總賬小于資產使用部門實際收到的資產，甚至出現固定資產使用半年之久還未入賬的情況。

各二級學院存在大量固定資產閑置，但有些學院的固定資產卻存在嚴重不足，閑置的固定資產不能夠在各個部門之間調配，造成資源的嚴重浪費。另外，二級學院有大量的已達到使用年限待報廢的固定資產，由于種種原因，不能及時上報學校資產管理部門進行報廢固定資產處置。這些都不利于管理者摸清學校“家底”，進而做出科學合理的決策。

4.固定資產采購合同簽訂不規范

第一，根據對各二級學院和行政部門的審計發現，X大學對于合同沒有歸口管理部門，一般都是誰采購誰簽合同，但在內部審計過程中未見相關學校授權，致使合同的簽署權限不明確，出現了未經授權而簽署的合同，可能會給學校帶來經濟損失和法律訴訟的風險。

第二，合同模板大多是對方提供，學校各采購部門在此基礎上進行一定的修改，合同內容未經專業法律人員審查，可能存在合同不當內容和條款、重大疏漏，導致合同存在一定風險隱患。

第三，合同簽訂相對滯后，審計過程中發現，個別二級學院的固定資產已驗收投入使用，但未見采購合同，逆程序操作隱藏一定的法律風險。

第四，合同的執行過程和執行結果沒有有效的監督，存在執行合同過程中隨意簽訂補充協議的現象，學校實際利益得不到有效的維護。

四、高校固定資產內部控制的幾點建議

1.強化內部控制意識，優化組織結構

高校管理者要高度重視學校內部控制特別是固定資產內部控制建設，應采取多種形式、通過多種渠道、最大范圍的宣傳固定資產內部控制建設，重視國家政策法規、業務管理規定等的學習，在各個部門各個環節對固定資產內部控制的重要性形成有效的認識，做到固定資產內部控制建設以中層干部為主導，全體教職工參與。進一步梳理和完善固定資產采購制度、驗收制度、日常管理制度、清查和處置制度及其實施細則。

國有資產管理處作為高校固定資產管理部門，行使監督、指導和管理職責，要做好固定資產內部控制，就要優化其職責，提升其地位。進一步明確各部門各環節的職責，合理分工。財務處、國有資產管理處和各使用部門應當定期核對相關賬簿、記錄、文件和實物，發現問題應及時報告和處理。

2.以高校智慧校園建設為契機，完善固定資產信息系統

完善資產信息管理系統，構建固定資產管理信息共享平臺，建立健全固定資產賬簿登記制度和資產卡片管理制度，做好資產的統計、報告、分析工作，確保資產賬賬、賬實、賬卡相符，固定資產管理信息平臺應與學校財務處、資產使用單位全面互聯互通，從而實現對固定資產的動態管理，在學校層面對全校固定資產進行調配，以提高固定資產的利用率，減少由于閑置而造成的資源浪費。

3.加強業務流程管理

進一步梳理科學的固定資產業務流程，明確各業務流程中所涉及的部門和單位以及他們的相關責任，各業務環節銜接順暢，不相容崗位分離。流程的運轉離不開人，固定資產業務流程的有效運轉對人員有更高的要求，不僅要有過硬的專業知識，還要有相應的固定資產內部控制理論基礎和一定的風險意識，

4.增強風險意識，加大監督檢查力度

高校應重視風險防控，建立健全風險評估機制。各高校都有自己獨立的內部審計部門，應對固定資產內部控制從預算、可行性論證、采購、合同簽訂、驗收、日常維護、處置等各風險環節，采取多種形式的監督檢查，對高校固定資產內部控制進行評估，把固定資產內部控制建設和執行情況作為年終績效考核的重要指標，對固定資產內部控制中出現重大失誤，造成損失的，應嚴格追責問責，同時，要做好業務流程、辦理進度等的信息公開，接受群眾的監督。

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（責任編輯：王文龍）