關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考

宋佳

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-105-02

摘 要 隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，企業(yè)檔案管理信息化成為必然，信息化管理有助于企業(yè)提高自身競爭能力，更好地服務(wù)社會。目前我國關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)依舊存在難點。本文通過闡述企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并提出思考。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案 管理 信息化 建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會發(fā)展大潮。企業(yè)檔案管理是一個企業(yè)工作中較為復(fù)雜的一環(huán)，同時也是重要的一環(huán)，信息化管理具有快速高效的優(yōu)點，所以企業(yè)檔案管理信息化是必然趨勢。企業(yè)檔案管理信息化是指通過互聯(lián)網(wǎng)手段，對企業(yè)檔案進(jìn)行收集、歸納、整理，再通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)輸出、使用，是將信息載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向數(shù)字，以方便企業(yè)的管理、使用。企業(yè)檔案管理信息化有助于提高企業(yè)檔案管理效率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等優(yōu)點。為了使企業(yè)更加適應(yīng)社會發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化是必然的，企業(yè)須盡快完成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

一、傳統(tǒng)檔案管理的不足

（一）基礎(chǔ)資料存在流失風(fēng)險

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)活動日益增多，資料內(nèi)容數(shù)量增長迅速。這其中就有一部分需要經(jīng)常使用到的基礎(chǔ)資料，這類資料流動量大，利用率高，具有較高的保存價值。由于這類基礎(chǔ)資料數(shù)量大，在企業(yè)資料庫中以紙質(zhì)文檔保存存在許多問題，如存放位置問題、資料查找問題等，可以說在企業(yè)資料庫中長期保存是不切實際的，所以企業(yè)檔案管理中收集的往往是重要的結(jié)果性檔案，少有基礎(chǔ)性檔案。而無法得到妥善管理的基礎(chǔ)資料檔案存在極大的流失風(fēng)險，這類看起來并不重要的資料流失后，往往會給企業(yè)發(fā)展帶來不可逆轉(zhuǎn)的損失。

（二）傳統(tǒng)檔案管理無法滿足社會發(fā)展需求

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的高速發(fā)展，給企業(yè)帶來了許多新的機(jī)遇，信息技術(shù)在企業(yè)工作中無處不在，也促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。如果企業(yè)不進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化則根本無法滿足企業(yè)日常工作需求，無法想象企業(yè)員工運用互聯(lián)網(wǎng)飛快地完成工作，在最后調(diào)取資料文件的過程中耗時良久，在浩瀚紙質(zhì)資料庫中的尋找所需資料。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，許多資料正以極快的速度轉(zhuǎn)向數(shù)字化，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代人的工作需求，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

（三）傳統(tǒng)檔案管理所需投入大

傳統(tǒng)檔案管理往往是紙質(zhì)檔案。保存紙質(zhì)檔案需要極多的人力，將其進(jìn)行整合、收集、分類，就需要人工進(jìn)行定期維護(hù)，人力消耗極大。且紙質(zhì)檔案所需保存空間要求較高，企業(yè)需為其單獨設(shè)立單位保存，紙張本身造價也需進(jìn)行計算，雖然企業(yè)檔案管理信息化前期也存在資金投入，但對比傳統(tǒng)檔案持續(xù)的投入，信息化檔案管理明顯具有投入小收獲大的優(yōu)點[1]。

二、企業(yè)檔案管理信息化的必要性

（一）社會發(fā)展需要

當(dāng)今社會是信息化的社會，高效快速地獲取信息是順應(yīng)社會發(fā)展的必要條件。高質(zhì)量、高效率的信息管理是一個企業(yè)能否跟緊時代腳步發(fā)展的表現(xiàn)。企業(yè)檔案部門是一個企業(yè)的核心，企業(yè)檔案管理信息化可以加強(qiáng)企業(yè)檔案部門的管理力度，減輕檔案管理的人力物力投入，有助于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是大勢所趨，是社會發(fā)展的需要。

（二）企業(yè)管理需要

檔案作為企業(yè)的核心內(nèi)容，其收集、整理及使用向來是十分重要的。早年我國企業(yè)檔案管理模式混亂，主要原因是檔案類型多，分類條例不夠清晰等，可以說早年時，企業(yè)檔案部門常常是“吃力不討好”的典型，由于工作量大，出錯可能性就比較大，企業(yè)檔案部門工作人員常常處于邊緣化，根據(jù)社會發(fā)展趨勢來看，一個企業(yè)如果沒有良好的檔案管理，就無法做好對企業(yè)的有效掌控，所以說企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)管理的需要[2]。

（三）檔案事業(yè)需要

我國檔案事業(yè)是近年來的新式產(chǎn)業(yè)，但要究其歷史又頗為久遠(yuǎn)。企業(yè)檔案管理信息化作為社會發(fā)展潮流之一，企業(yè)要應(yīng)積極跟進(jìn)，企業(yè)信息化的第一步就是企業(yè)檔案管理信息化。積極推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展的必要條件，同時推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)也是推動我國檔案事業(yè)發(fā)展，改變我國目前檔案事業(yè)管理混亂的難題。所以，推動企業(yè)檔案管理信息化是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

三、企業(yè)檔案管理信息化中存在的問題

（一）對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏認(rèn)知

由于目前企業(yè)檔案管理人員對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)在管理人員看來僅僅是將企業(yè)資料輸入互聯(lián)網(wǎng)，并在需要使用企業(yè)資料時可以提取運用。但這樣片面的認(rèn)知往往會導(dǎo)致數(shù)字化企業(yè)檔案內(nèi)容存在格式上的不同，以及質(zhì)量上的漏洞。企業(yè)檔案管理人員盲目追求信息化帶來的便捷，忽視了信息化建設(shè)所需要做出的管理，導(dǎo)致數(shù)字化企業(yè)檔案資料成為無用數(shù)據(jù)，浪費人力物力資源[3]。

（二）對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃

目前，許多企業(yè)對于檔案管理信息化建設(shè)沒有足夠的認(rèn)知，所以，在信息化建設(shè)過程中沒有進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃，企業(yè)為了追求快速發(fā)展或者快速信息化，出現(xiàn)了部分企業(yè)只顧眼前利益，忽視了企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，企業(yè)在全面發(fā)展方面缺乏相應(yīng)的考慮，從而對企業(yè)檔案管理信息化相對忽略。目前，企業(yè)檔案管理信息化又是大勢所趨，許多企業(yè)在未對自身的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃，就盲目開始檔案管理信息化建設(shè)。同時，企業(yè)檔案管理信息化并不像企業(yè)其他部門一樣，會為企業(yè)帶來直接效益，所以許多企業(yè)高層并不重視，這也造成了對檔案信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的規(guī)劃。

（三）對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏對接

由于許多企業(yè)中的企業(yè)檔案管理信息化、企業(yè)工作管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)，資金交易系統(tǒng)等是由不同軟件開發(fā)公司設(shè)計，這就導(dǎo)致不同軟件間無法做到資源共享。在企業(yè)前期建設(shè)時，有效的整合和充分的利用所擁有的各種資源非常重要。在信息化建設(shè)準(zhǔn)備期間，一些企業(yè)為了短時的方便，會將信息化的建設(shè)分包給不同的軟件開發(fā)公司，這就導(dǎo)致了后期各大信息系統(tǒng)對接方面的問題。企業(yè)各系統(tǒng)間無法很好地完成資源提取與對接，往往會給企業(yè)的信息流通帶來障礙，很大程度上降低了企業(yè)運行效率，影響企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。

（四）對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏針對性

我國企業(yè)中對信息化了解的高層管理數(shù)量較少，企業(yè)缺乏信息化建設(shè)研究，這一點在中小型企業(yè)中尤為明顯。社會發(fā)展促使企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但企業(yè)沒有針對自身部門的特點和資源進(jìn)行分析，大部分企業(yè)直接將檔案管理信息化建設(shè)外包給軟件開發(fā)公司，軟件開發(fā)公司對原公司特點和資源缺乏相應(yīng)的了解，同時軟件開發(fā)公司為減少時間成本和提高經(jīng)濟(jì)效益，采取“照搬”套路，不分企業(yè)種類，不管企業(yè)特點，統(tǒng)一建設(shè)相同的數(shù)字化平臺。這樣的平臺往往不符合企業(yè)本身特點，在運行過程中失去二次開發(fā)潛力，造成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)失去針對性，也造成軟件實用性的下降，對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展埋下隱患。

（五）企業(yè)檔案管理信息化缺乏資源

傳統(tǒng)的檔案管理模式極其消耗人力物力資源，信息化檔案建設(shè)所需資源數(shù)量較少，但對人力物力資源的質(zhì)量要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，管理人員只需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集整理，進(jìn)行日常維護(hù)，并在需要使用時在檔案庫中及時找到所需資料，這類工作的管理人員并不需要擁有多強(qiáng)的自身能力，但企業(yè)檔案管理信息化需要工作人員熟練掌握計算機(jī)的相關(guān)技能。就目前來看，具有檔案管理知識又同時具有信息化管理知識的人才較少。同時，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的前期，還需要投入資金購買計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印設(shè)備、系統(tǒng)軟件等，如果在前期資金投入中沒有購買到合適的設(shè)備，也會對后期工作造成不良影響[4]。

四、改善企業(yè)檔案管理信息化措施

企業(yè)檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)信息化進(jìn)程中的重要一步。企業(yè)檔案管理信息化所需改善的問題還有許多，這需要企業(yè)自身不斷地完善，也需要企業(yè)各部門之間的互幫互助，從實際應(yīng)用角度出發(fā)，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的全面發(fā)展。

（一）加強(qiáng)認(rèn)識增強(qiáng)管理

檔案管理信息化是一個長期工程，在這個過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子需對企業(yè)檔案管理信息化有較強(qiáng)認(rèn)知。只有領(lǐng)導(dǎo)階級對企業(yè)檔案管理信息化有了足夠認(rèn)知，在后期的人力物力投入過程中才不會因為資源缺失而造成錯誤。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)完成后，要加強(qiáng)管理，對檔案收集系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)檢查，這需要專業(yè)的人才進(jìn)行相關(guān)工作，所以要加強(qiáng)專業(yè)方面人才培養(yǎng)。

（二）實用原則為導(dǎo)向

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要遵循實用性原則為導(dǎo)向，在信息化建設(shè)過程中要逐步落實實用性原則。只有堅持實用性原則為導(dǎo)向，才能讓企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)更具有高效率和良好的發(fā)展基礎(chǔ)。只有建設(shè)高效率的信息化檔案管理結(jié)構(gòu)，才能在日常的檔案管理中滿足企業(yè)的需求，確保企業(yè)中的各種檔案和信息能夠安全、有效的使用。另外，在信息化建設(shè)過程中逐步落實實用性原則是一個比較耗時且復(fù)雜的工程。所以，在檔案管理信息化建設(shè)中，要分階段、分任務(wù)、分計劃的進(jìn)行建設(shè)，所以要設(shè)定好每個階段的小目標(biāo)，并且嚴(yán)格執(zhí)行最終落實。

（三）充分落實基礎(chǔ)性工作

進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)之前的基石就是基礎(chǔ)性工作，在建設(shè)前期充分落實好各類信息的采集、分析、歸類、整理等流程，才能確保信息化建設(shè)后的檔案管理真實、有效以及未來的發(fā)展。在前期的工作過程中，企業(yè)的相關(guān)信息資料等進(jìn)行采集、分析等，要確保重要檔案和資料的保密性、安全性，防止出現(xiàn)重要資料的丟失、泄密、被盜等情況。有目的性的建設(shè)企業(yè)信息化檔案信息庫，提前做好與企業(yè)其他部門的對接，并且針對相關(guān)部門和業(yè)務(wù)提前做好相關(guān)檔案、信息的分類、歸檔。

（四）健全管理規(guī)范制定

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)完成后，要完善數(shù)字化管理規(guī)章制度、使用制度、查閱制度、監(jiān)督制度、系統(tǒng)使用制度、保密制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度、備份制度等相關(guān)制度，建立相關(guān)數(shù)字化檔案管理部門，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理核查。設(shè)立相關(guān)崗位方便企業(yè)員工調(diào)用相關(guān)資料。對不同等級資料要進(jìn)行針對性分級處理。如企業(yè)發(fā)生大規(guī)模人員流動，可安排離職人員簽署保密協(xié)議等保護(hù)企業(yè)檔案，避免企業(yè)檔案內(nèi)容外露，造成企業(yè)損失。同時，相關(guān)部門工作人員應(yīng)對所收錄檔案要進(jìn)行更改、統(tǒng)一格式等操作，方便工作人員使用。

（五）增加技術(shù)培訓(xùn)

一般情況下，企業(yè)在建設(shè)檔案管理信息化后并不能及時在企業(yè)原有工作人員中挑選出可以勝任檔案管理信息化職位的人員，這是由于在建設(shè)企業(yè)檔案信息化前，企業(yè)工作人員往往沒有機(jī)會接觸企業(yè)檔案管理，對信息化檔案管理沒有相應(yīng)的工作經(jīng)驗，所以在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)完成后，要安排檔案管理工作人員的進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。在培訓(xùn)結(jié)束后挑選合適員工任職檔案管理部門。另外，也可以與地方院校合作，爭取人才定向培養(yǎng)，增加企業(yè)在人才領(lǐng)域的競爭力。同時，要將企業(yè)檔案管理信息化列入工作考核中，發(fā)揮員工主觀能動性，全面推動員工專業(yè)技能發(fā)展。

五、結(jié)語

企業(yè)檔案管理信息化是社會發(fā)展的潮流之一，改變傳統(tǒng)檔案管理模式是檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的必經(jīng)之路。建立數(shù)字化、信息化的檔案管理模式，不但能節(jié)省人力物力資源問題，也能改善傳統(tǒng)檔案管理模式中檔案整理難、查找難等問題，從而提高企業(yè)運行效率，確保企業(yè)發(fā)展的效率和穩(wěn)定性。加快完成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，有利于提高企業(yè)效益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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