社交媒體參與高校檔案管理工作探討

周虹

【摘 要】 本文從社交媒體參與高校檔案管理的重要性探討入手，對社交媒體參與高校檔案管理的優(yōu)勢進行了分析，探析社交媒體參與高校檔案工作的具體路徑：檔案信息主動式服務(wù)，檔案信息個性推送式服務(wù)，開發(fā)檔案信息移動平臺。并且提出社交媒體參與式檔案管理工作的保障措施：建立完善的電子數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，提高檔案管理的安全性。

【關(guān)鍵詞】 社交媒體;高校;檔案管理;參與路徑;保障措施

現(xiàn)代信息技術(shù)大大突破了人們溝通交流空間和時間限制。新型交際平臺的出現(xiàn)猶如如雨后春筍。與傳統(tǒng)信息傳播方式不同，新型社交媒體其自身優(yōu)勢符合新時代發(fā)展需要。將社交媒體科學(xué)、合理的與高校檔案管理工作融合，進而提升高校檔案管理工作整體水平是當代高校檔案管理工作者的重要使命。

一、社交媒體參與高校檔案管理的重要性

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動了信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。作為和互聯(lián)網(wǎng)一起成長起來的當代大學(xué)生，社交媒體已經(jīng)成為他們的主流溝通平臺。由于社交媒體在日常信息共享過程中不受地域的局限和時間差的限制，可以實行一對多的信息交流，從而大大提高了工作效率和節(jié)省了工作時間，并且保證了信息交流的便捷性和瞬時性。這種優(yōu)勢應(yīng)用到高校檔案管理工作中，使得多人同時參與信息交流，以最少的時間獲得結(jié)論，從而誕生了參與式檔案管理模式。當社交媒體遇見參與式檔案管理，一方面迎合了當代年輕人的溝通模式，一方面還可以提高高校檔案管理工作的效率，可謂是一舉兩得。

二、社交媒體參與高校檔案管理的優(yōu)勢

（一）有利于高校檔案文化的整體發(fā)展目標

社交媒體逐漸融入人們?nèi)粘Ｉ睿蔀槿藗冎髁魃缃环绞剑瑫r也促進了高校檔案文化傳播方式的改變。若想保證高校檔案文化的長遠發(fā)展，相關(guān)部門應(yīng)立足于長遠發(fā)展，制定符合高校檔案文化發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，確定好檔案文化的傳播目標及傳播途徑，以現(xiàn)有的檔案資源為基礎(chǔ)，合理展開高校檔案文化發(fā)展措施。首先，高校應(yīng)分清檔案文化發(fā)展的主客體，科學(xué)安排任務(wù)，發(fā)揮資源效用的最大化，力求以最小的投入獲得最大的回報。其次，高校檔案管理人員應(yīng)與時俱進，結(jié)合時代發(fā)展改善檔案管理系統(tǒng)，例如可以充分利用現(xiàn)今蓬勃發(fā)展的信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)，節(jié)省人力資源，提高檔案管理效率，減少檔案遺失和錯漏風(fēng)險。并且可以開放檔案信息資源管理系統(tǒng)，以供高校檔案文化發(fā)展借鑒參考。

（二）有利于深入挖掘高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展觀念

可持續(xù)發(fā)展概念是應(yīng)時代變遷和社會經(jīng)濟發(fā)展需要而提出的，現(xiàn)在已經(jīng)不僅僅局限于生態(tài)方面，更加廣泛地應(yīng)用于社會各行各業(yè)的發(fā)展之中。高校作為集合各種國內(nèi)外先進思潮和文化的地方，自然也不能落后。高校檔案管理工作的建立應(yīng)以發(fā)展眼光看問題，不能拘泥于當下，高校檔案管理人員也需要不斷了解時代發(fā)展及社會所需，有針對性地進行改革發(fā)展，力求使高校檔案管理工作完整、完美。首先需要突破傳統(tǒng)的高校檔案觀念，放眼于當下主流技術(shù)，實現(xiàn)取長補短，共同成長，不僅僅通過檔案管理人員對檔案內(nèi)容進行收集整理，也可以利用時下流行的社交媒體實現(xiàn)快速的信息溝通，解放人力，讓人類從事更加高智慧層面的工作。并且在實踐的過程中，應(yīng)持有大局觀，把控發(fā)展規(guī)律，不斷進行調(diào)試，結(jié)合高校檔案的實際發(fā)展情況進行針對性調(diào)整，保證高校檔案文化的順利發(fā)展。其次，還可以加大檔案宣傳，讓更多人和師生認識了解檔案文化，擴大受眾群體，還可以對師生提供咨詢服務(wù)，為他們答疑解惑，提高師生對于高校檔案文化的認同度和熟悉度，從而保證高校檔案文化保持高質(zhì)量發(fā)展。

（三）有利于提供全面的高校檔案管理工作的信息資源

高校檔案組成主要來自高校各項活動的原始記錄，高校檔案的發(fā)展需要源源不斷地高質(zhì)量的檔案信息作為資源基礎(chǔ)。因此，高校檔案管理工作者需要在面對龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理時分門別類地整理好檔案信息資源，并且從中篩選出優(yōu)質(zhì)的檔案信息，多層次、多方面、多角度的完善檔案分級標準和篩選機制，精益求精的挑選出最優(yōu)的檔案信息，從而最大范圍的凸顯出高校檔案文化的價值和意義，為高校檔案文化發(fā)展提供強有力的資源儲備。檔案管理工作者通過優(yōu)質(zhì)檔案信息的遴選，應(yīng)用社交媒體，以視頻、文字等編輯方式，傳播高校檔案工作的進度與作用，讓人們在休閑娛樂的同時了解高校檔案工作，為大眾提供一個興趣入口，從而引發(fā)關(guān)注，持續(xù)擴大高校檔案工作對于高校、對社會的影響力，提高檔案工作的效率。

三、社交媒體參與高校檔案工作的路徑

（一）檔案信息主動式服務(wù)

檔案信息服務(wù)主要受眾群體為檔案用戶，而社交媒體有受眾范圍廣、覆蓋面廣、傳播速度快等特點，檔案信息服務(wù)與社交媒體的融合讓檔案用戶實現(xiàn)了自助獲取檔案信息，大大提高了檔案信息服務(wù)效率，降低了檔案工作人員的工作負擔(dān)。首先，高校檔案館需要建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)文件信息化。其次，需要將檔案分門別類，選取關(guān)鍵詞細化。以便檔案信息需求者可以快速準確的獲取資料。最后，還需要加強互動平臺建設(shè)，了解用戶需求，定期進行維護升級，以便更好地提供服務(wù)。

（二）檔案信息個性推送式服務(wù)

現(xiàn)在各行各業(yè)的競爭壓力加大，以用戶為本不再僅僅是口號，各行各業(yè)比拼的便是服務(wù)，誰能及時抓住用戶所需，誰就能贏得最后勝利。所以，檔案館可以利用社交媒體搜集用戶數(shù)據(jù)，進行具體分析，為用戶量身定制感興趣內(nèi)容，提供個性化服務(wù)。首先，檔案信息用戶需要登陸注冊用戶界面，輸入個人信息等內(nèi)容，然后進入系統(tǒng)，選擇需要的服務(wù)申請。后臺數(shù)據(jù)庫將會依據(jù)用戶提供的信息為檢索項，通過一系列的收集、整合、對比為用戶快速提供最為優(yōu)質(zhì)的答案。這樣不但可以提高檔案服務(wù)質(zhì)量，還可以提高檔案信息的利用率，讓同一類型的檔案信息需求者實現(xiàn)信息共享。

（三）開發(fā)檔案信息移動平臺

在這個信息大爆炸的時代，任何信息隨時隨地唾手可得，互聯(lián)網(wǎng)可謂功不可沒。在互聯(lián)網(wǎng)進入千家萬戶的同時，手機、電腦這些移動終端也霸占著大眾的日常娛樂。電子產(chǎn)品和互聯(lián)網(wǎng)的強強聯(lián)合，不但是科技的進步，也改變了人們傳統(tǒng)了解世界和學(xué)習(xí)新知識的方式。因此，高校檔案文化的發(fā)展要與時俱進，把握時代主旋律，將檔案服務(wù)借助新社交媒體與移動平臺實現(xiàn)融合，讓檔案服務(wù)更加高效化、便捷化、人性化，真正實現(xiàn)讓檔案服務(wù)不再拘泥于時間、空間限制。只要你愿意，你只需要網(wǎng)絡(luò)和移動終端便可以得到你想要的答案。檔案館應(yīng)不斷創(chuàng)新傳播方式，深層次挖掘社交媒體的創(chuàng)新之處，融于檔案文化的發(fā)展實踐中，豐富檔案服務(wù)方式，提高檔案服務(wù)水平。

四、社交媒體參與式檔案管理工作的保障措施

（一）建立完善的電子數(shù)據(jù)庫

建立完善的電子數(shù)據(jù)庫對于社交媒體參與檔案管理起到輔助作用，可以利用電子數(shù)據(jù)庫大幅度地提高工作效率和減少高校檔案管理人員的工作內(nèi)容。建立高校檔案數(shù)據(jù)庫，促進高校檔案管理工作的優(yōu)化，實現(xiàn)信息化發(fā)展。這就需要技術(shù)開發(fā)者需要具備相對應(yīng)的專業(yè)技能和理論知識，而參與式檔案管理也要求檔案管理人員之間要共同合作交流，實現(xiàn)資源整合和信息交流，提高工作效率。

（二）提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識

為了促進高校檔案文化的發(fā)展進程，需要有意識地培養(yǎng)高校檔案管理人員的創(chuàng)新意識。讓他們在繁忙枯燥的檔案管理工作中總結(jié)工作規(guī)律，綜合自身掌握的專業(yè)技能，促進高校檔案管理工作的創(chuàng)新，實現(xiàn)高效工作。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)技能

檔案管理工作的與時俱進，對于高校檔案管理人員的專業(yè)技能也提出了新的挑戰(zhàn)。在這個瞬息萬變的世界，當你停下學(xué)習(xí)的腳步，就勢必有一天會被這個社會狠狠地拋棄。因此，檔案管理人員在掌握基本的檔案管理技能的基礎(chǔ)上還需要持續(xù)學(xué)習(xí)，不斷豐富自身專業(yè)技能，并且觸類旁通，加強電子信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，推動高校檔案管理信息化的進程。

（四）提高檔案管理的安全性

在信息共享型社會中，人們的個人信息保護問題尤為重要。高校檔案管理不可避免地需要錄取學(xué)生的個人信息，而社交媒體的登錄也普遍需要人們的手機號碼和信息認證。社交媒體平臺需要加強安全防護措施，在解決用戶后顧之憂的同時贏取了客戶對于平臺的信任，繼而增加自己的潛在客戶資源。

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【作者簡介】

周 虹（1966.10—）女，漢族，山東安丘人，任職于陜西寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案副研究館員，研究方向：檔案管理.