房地產工程項目檔案管理現狀及對策研究

摘 要：本文在分析了房地產工程項目檔案工作特點、現狀的基礎上，有針對性地提出了房地產工程項目檔案管理對策，為做好房地產工程項目檔案管理提供理論參考和實踐指導。

關鍵詞：房地產項目;檔案管理;現狀;對策

0 概述

房地產工程項目檔案是指房地產工程項目建設、運營、管理、維護過程中形成的具有保存價值的信息資料。可分為房屋基建類檔案和房屋維修類檔案。其中，房屋基建類檔案主要是房屋基建過程中產生的圖表、文字、視音頻等具有保存價值的信息材料。房屋維修類檔案則主要是指房屋建成后運營、使用和管理過程中產生的工程項目類檔案。可見，房地產工程項目檔案是房屋使用、項目維修、技術改造、物業管理、解決糾紛等重要依據，做好房地產工程項目檔案管理意義重大。

1 房地產工程項目檔案工作特點

1.1 法律性

房地產工程項目檔案是在房地產工程項目建設過程中直接產生的具有保存價值的文字、圖表和聲像等不同歷史記錄，是反映工程項目建設不同主體之間履行合同的情況，具有法律憑證價值，是解決房地產工程項目糾紛的重要依據，具有法律屬性。

1.2 社會性

隨著房地產市場的持續發展，房地產工程項目涉及到工程設計、建設、竣工驗收、監理，以及權利人占有、使用、處分等權利的行使。尤其是近年來，隨著城市化進程加快，舊城改造、城市規劃、拆遷安置等均涉及到房地產工程項目，做好房地產工程項目建設，按時按質完成建設進度和任務，對保障當事人的合法權益，促進社會和諧穩定具有積極的現實意義。

1.3 價值性

房地產工程項目建設周期長，涉及資金量大，在單位及個人的財產構成中都占據著十分重要的位置。因此，房地產工程項目建設檔案保管的質量，尤其是信息記載的準確、全面都會影響房產經濟運行，以及工程項目建設進程，具有很高的價值性。

2 房地產工程項目檔案管理現狀

2.1 檔案工作意識不強

近年來，隨著房地產行業的快速發展，重建設輕檔案管理的現象較為普遍，無論是房地產開發企業還是房地產工程項目管理人員給予檔案管理的重視程度不夠，沒有結合房地產工程項目的特點，制定具體的檔案管理工作規劃，檔案管理人員配備、基礎投入均無法滿足日益增長的房地產工程項目檔案管理的實際需要。人員流動性大、參建單位缺乏合力。

2.2 檔案資料收集不全

房地產工程項目檔案建設周期長、規模大，形成的檔案材料多，尤其是一些重大房地產項目，涉及的部門及環節眾多，做好檔案資料的及時、完整收集，是房地產工程項目檔案的一項重要而基礎性工作。但從房地產工程項目檔案管理現狀來看，由于檔案管理意識不強、檔案人手不夠，檔案機制不健全等因素，導致房地產工程項目檔案資料收集不完整、不及時，也不規范。

2.3 檔案制度不夠完善

為降低建設成本，房地產工程項目建設部很多并未建立相應的檔案管理部門，也沒有及時配備相應的檔案資料員，更談不上檔案庫房等相關設施設備，且由于資料收集不及時、不完整，房地產工程項目檔案移交不及時、不完整的現象時常出現，不利于房地產工程項目檔案工作的開展。

3 房地產工程項目檔案管理對策

3.1 增強檔案管理重要性認識

要在思想上高度重視房地產項目建設檔案重要性認識，充分認識到房地產工程項目建設檔案管理是一項復雜的、系統性工作，也是房地產工程項目建設的重要組成部分。無論是企業領導，還是項目經理，以及檔案從業者，都要將房地產工程項目建設檔案納入整個項目建設總體規劃中進行謀劃和推進，從房地產工程項目立項、設計、施工、竣工驗收及監理等各個環節，將檔案工作納入其中，做到同部署、同落實、同檢查。此外，要加強項目建設各參與主體的積極性，注重溝通聯系，強化協作配合，形成檔案管理合力。

3.2 加強檔案資料收集完整性

要切實做好房地產項目建設檔案資料的收集工作，作為房地產項目建設檔案管理工作的前提和基礎，要確保檔案資料收集的完整性、及時性。一方面，要明確施工單位、監理單位、總包商、設備安裝等各方責任，做好檔案資料收集、移交的主動性。另一方面，要密切關注房地產項目建設進度，根據《建設項目進度表》《建設項目綜合考核情況表》等情況，及時掌握工程項目建設檔案的數量、種類、形成部門，為檔案資料收集明確方向和重點。此外，要加強檔案資料人員的培訓，提升檔案管理的專業化水平，注重檔案資料收集知識的宣傳普及，提升資料員、檔案管理人員的綜合業務素能。

3.3 完善檔案管理制度化體系

首先是要完善人員設置。房地產項目建設各參與主體要根據工程項目檔案管理實際，設立資料員，專職檔案管理人員，明確資料員、檔案人員的職責權限;其次完善檔案管理網絡體系。資料員、檔案管理人員要主動加強與工程建設人員之間的業務交流、工作溝通，形成房地產項目建設一體化檔案管理格局。再次是要健全考核體系。將檔案管理納入項目建設的重要考核內容，明確工程項目建設的歸檔范圍、內容、質量，根據考核結果及時兌現獎懲。

參考文獻

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作者簡介：黃忠君（1981-），男，本科，漢族，湖南寧鄉人，主要從事房地產項目工程檔案管理研究。