高校會計檔案強化管理路徑探討

段介夫

摘 要：隨著我國經濟建設的快速發展，使各個領域的發展建設工作也在不斷的壯大之中。而會計檔案管理作為我國各類檔案管理中的重要組成部分，記錄著一個地區、企業及部門等經濟活動情況，為制定企業經濟發展計劃，預測未來發展前景，提高國民經濟發展水平等提供重要的數據信息，同時為會計監督管理，財務數據分析以及經濟發展決策提供能可靠依據。由此可見，會計檔案管理工作是加強我國經濟建設管理的基礎工作，對社會體制改革，提升經濟基礎建設，實現現代化建設等具有重要的推動作用。然而，高校作為會計檔案管理工作中的重要分支組成，對高校的健康發展起到舉足輕重的作用，本文就高校會計檔案化管理路徑做出簡要分析。

關鍵詞：高校;會計檔案;檔案管理體系;檔案工作制度

一、高校會計檔案所具有的特點

（一）整體性非常強

在高校會計檔案管理過程中，一個年度結束后，就會依據當年的經濟活動情況，形成自己的會計賬簿以及報表等材料文件。這些數據資料之間有著密不可分的關聯，形成了一個不可分割的有機整體，在這種情況下。高校會計檔案管理只有保持這種特定的整體性，才能確保檔案管理的實效性。

（二）穩定性非常強

高校會計檔案是一項內容繁雜、工作量大的管理性工作，與其他檔案管理工作存在的最大區別就是高校會計管理內容主要由會計憑證、會計賬簿以及會計報表三個部分組成。這便是高校會計檔案管理穩定性的最好體現。

（三）規律性比較強

當一個年度的會計憑證、會計賬簿以及會計報表均形成后，這一年度的高校全部經濟活動也就完全展現出來了，也就是從活動開始一直到活動結束的整個階段。這就為高校以后進行各種經濟核算提供了有力的數據支持。它們之間具有很強的聯系性，充分體現出了高校會計檔案管理的規律性。

二、我國高校會計檔案管理的主要問題

（一）重視不足，缺乏管理機制

隨著我國經濟建設的快速發展，不斷涌現出各類新型檔案管理技術，高校檔案管理依然沉寂在以往的檔案管理技術當中，未能與時俱進，無法跟進新時代檔案管理工作的要求，沒能及時有效地完善、更新檔案工作機制，例如高校未能依據自身發展的實際情況建立會計檔案工作組或成立檔案委員會，業務牽頭管理部門未能與檔案委員會形成統一意見，各人員未能履行其職責，沒有形成統一的工作格局等管理機制不健全的問題。此外，高校未能建立適合自身發展的檔案管理制度，使得檔案工作執行過程中無據可依。

（二）缺少先進的管理設施

一些高校會計檔案管理部門未配置先進的信息化設備，導致檔案管理人員對當下的會計信息系統以及會計管理資源（例如ERP等系統）了解不全面，所有信息全部靠人工登記或者手動錄入，錯誤率極高，而且信息量極大，使得會計檔案無法得到有效整理及歸檔，容易造成數據的丟失以及破壞，這種管理設備的缺失，導致高校會計檔案管理信息化要求的差距較大，檔案管理工作無法跟進時代發展的步伐。

三、高校會計檔案管理的強化對策建議

（一）建立會計檔案管理體系

高校應建立科學、規范、安全的會計檔案管理體系。首先，會計檔案在傳遞或者移交的過程中，要做到責任明確、職權清晰、管理有序、規范移交，以此確保檔案準確性及完整性。從而達到檔案管理標準化與規范化的要;其次，結合高校實際發展情況，按照資料內容及業務類別等進行歸置，將重點歸檔與單獨整理有機結合，進行分類裝釘，為日后會計檔案的查閱提供便利條件。最后，規范會計檔案歸檔及借閱流程，并嚴格授權審批制度，確保檔案的安全性。

（二）完善會計檔案工作制度

目前現存會計檔案工作管理制度，主要傾向于傳統紙板原始憑證、會計賬簿、數據報表以及其他財務資料的管理內容。隨著信息時代的到來，政府對會計制度的革新、電子票據的推廣以及財務處理的網格化管理等，勢必會存在會計核算軟件、數據文件以及相應數據載體管理制度的缺失。因此，審視當下的會計工作制度，在滿足實際工作的同時，在信息時代大背景下，高校需要建立一套科學的、完善的、適用于信息化發展的會計檔案收集、數據整理、資料保管、文件交接、信息查閱、檔案移交等方面的管理制度。

（三）打造會計檔案工作團隊

打造一支專業過強、思想過硬、業務精湛、服務高效的檔案管理團隊是推動高校會計檔案管理工作得以順利開展的前提保障。對此，高校應該以檔案管理為核心，以思想建設為基礎，持續加強職業素養教育，重點提升人員的專業知識及業務處理能力，將隊伍建設融入到會計檔案管理工作當中，從而建立一支學習能力強、服務性高的會計檔案管理團隊。

（四）構筑會計檔案數據庫

無論是從國家治理能力還是管理體系都需要現代化的大數據作為支撐。隨著云端技術與大數據的使用，使高校會計檔案管理工作由傳統檔案管理逐步向電子檔案管理方向邁進。利用云端系統能夠實現電子檔案的遠程訪問以及管理工作，提升檔案管理工作效率。高校可以通過影像識別系統對各類會計原始數據、原始憑證進行細化管理。同時，發展云端數據庫，實現檔案管理的數字化、網格化管理，使高校檔案信息的收集、傳輸、接收、儲存等更加便捷。從傳統的“死檔案”變成而今的“活信息”，也使檔案管理工作由原來的“檔案庫”變成“信息庫”，會計檔案資源管理的巨大潛能也能被全部釋放出來，方便高校師生查閱，實現資源優化管理。

四、結束語

總而言之，隨著高校會計檔案管理工作的推陳出新，對檔案管理工作提出了更高層次的要求，這就需要高校管理者與會計人員與時俱進，擯棄傳統的舊觀念、舊思想，跟進時代發展的步伐，完善檔案管理體系，推動高校會計檔案管理工作的穩步開展，提高檔案管理水平。

參考文獻：

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