探析高校因公出國檔案管理工作

陳亮

摘 要：隨著國內(nèi)高校國際化辦學水平不斷提升，對外交流聯(lián)絡、教學科研合作及師生互動的日益頻繁，因公出國團組及人數(shù)呈顯著增長趨勢。該類檔案的收整業(yè)務量相應不斷增加。筆者結合自身高校因公出國檔案實際收整經(jīng)驗，探討該類檔案的重要意義，提出對該類檔案管理工作的建議。

關鍵詞：高校;因公出國;檔案;管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 11-0-02

因公出國是指根據(jù)工作實際需要，由國家或單位根據(jù)出國任務的內(nèi)容和性質，選拔派遣具備合格基本素質、較強工作能力的人員赴境外執(zhí)行公務。隨著我國對外開放規(guī)模不斷擴大，層次與水平不斷提高以及教育全球化和國際化趨勢的日益明顯，各高校對外交流合作活動數(shù)量不斷增多，因公出國人數(shù)呈現(xiàn)顯著增長趨勢。與之相伴的是該類檔案收整工作量的大幅度增加。筆者結合自身對該類檔案的收整經(jīng)驗，探討該因公出國檔案工作的重要性，提出對該項工作的建議。

一、因公出國檔案的內(nèi)容

因公出國檔案是政府及企事業(yè)機構對于因公出國活動的相關管理規(guī)范文件資料以及記錄和反映所屬工作人員在友好訪問、考察學習、業(yè)務洽談、文體衛(wèi)交流、國際組織履職等因公出國活動中形成的具有保存價值的文件影音材料，是外事專業(yè)檔案的重要組成部分。

高校人員因公出國檔案一般涵蓋學校因公出國工作相關管理文件資料以及高校工作人員因公出訪國外高校或教育組織機構、出席國際學術會議、赴國外訪問交流學習、赴國外開展教學活動與科學研究、執(zhí)行國際學術組織履職任務等相關活動中形成的過程文件。一般包括高校因公出國相關管理制度文件、年度計劃總結、數(shù)據(jù)報表以及出國個案的出國前審批、回國后管理、事中事后監(jiān)管相關文件資料等。具體的個案因公出國檔案一般包括校內(nèi)因公出國活動審批流程單、因公出國任務呈報表或隨團呈報表及團組人員名單、出訪日程安排、邀請信及譯文、因公臨時出國（境）經(jīng)費審核表、身份證件復印件、上級部門批復、補充說明、出國公示、出訪報告等文件。

二、因公出國檔案管理的重要性

因公出國檔案主要全面記述和反映了因公出國主體的出國活動過程及管理全過程，具有重要的保存價值。筆者在實際收整過程中，總結該類型檔案具有以下重要性：

（一）因公出國檔案管理是加強高校國際化辦學的內(nèi)在要求

因公出國檔案管理工作是因公出國管理工作的重要組成部分與助推器，收整和利用各類相關檔案資料為學校因公出國管理工作提供了過程控制與決策依據(jù)。而因公出國工作作為各高校國際化辦學的重要內(nèi)容和抓手之一，對于促進學校對外交流交往，開辟合作項目，擴大師生交流，提高教科研水平具有重要的意義。因而提升因公出國檔案管理工作已成為高校國際化辦學的內(nèi)在要求。

（二）因公出國檔案管理是考核高校管理工作以及高校工作人員因公出國活動的重要依據(jù)

各高校因公出國相關管理規(guī)章制度文件、計劃總結、因公出訪過程控制及因公出國數(shù)據(jù)報表等文件全面反映了高校對于因公出國工作管理的規(guī)范與重視程度，是上級主管部門考核高校外事管理工作的重要依據(jù)。上級部門通過對高校的因公出國制度建設、因公出訪審批管理、出訪成效、出訪任務的后續(xù)落實和進展情況的相關檔案文件進行追蹤評估，能夠全面評定高校因公出國工作的成效，相應評估結果一般可作為高校后續(xù)年度出訪計劃審批的依據(jù)。同時，高校工作人員個案因公出國檔案相關文件全面反映了個人參與因公出國活動的全過程。反映了個人出國流程是否按規(guī)定報批，是否存在弄虛作假情況，是否嚴格按照報批內(nèi)容、路線和日程出國，是否存在通過因私渠道執(zhí)行公務或公款報銷因私出國費用情況以及其他違反外事和財務紀律的違規(guī)違紀行為。是高校評定個案因公出國規(guī)范性和成效性以及相關學校職能部門出國管理工作的重要依據(jù)。

三、因公出國檔案管理工作的建議

鑒于因公出國檔案管理的重要性，筆者結合自身因公出國檔案收整工作的經(jīng)驗，對于該類檔案的管理工作提出如下建議：

（一）構建因公出國檔案管理機制體制，確保因公出國檔案收整內(nèi)容的完整性

隨著各高校國際化辦學水平的不斷提升，學校層面及學院部門層面的因公出訪團組數(shù)量大幅增加，高校教職員工和學生因公出國交流、學習、參與聯(lián)合培養(yǎng)、聯(lián)合科研或國際會議的人次不斷提升，產(chǎn)生的因公出國文檔的數(shù)目十分龐大，涉及到校內(nèi)不同的學院、部門。學校應建立以檔案管理部門統(tǒng)籌全局，國際交流管理部門具體實施，各相關學院部門積極參與，職能部門考核反饋的因公出國檔案管理工作協(xié)調機制。明確敲定相關部門的相關負責人和具體工作人員。責成學校檔案管理部門梳理因公出國檔案工作收整利用指南，明確制訂因公出國檔案的歸檔范圍內(nèi)容和時效要求。建立完善的考核制度，對于相關涉及部門定期開展檢驗及評估考核，確保該類檔案收集的完整性和效率性。

（二）加強因公出國檔案收整工作人員的管理培訓，提升因公出國檔案管理技能技巧

大多數(shù)高校對于因公出國項目檔案收整工作主要采取任用國際交流合作管理部門工作人員作為兼職檔案員的方式開展。這類人員對于常規(guī)檔案收整及管理的基本知識和專業(yè)技能往往缺失，經(jīng)常影響該類檔案的具體采集和整理過程中的規(guī)范性、準確性與時效性。可以通過學校檔案管理部門集中培訓、校內(nèi)相關部門業(yè)務研討、校外專業(yè)課題學習、個人自學實踐等多種方式強化該類工作人員的檔案管理基礎素質和基本技能。同時鑒于該類檔案屬于外事檔案，具備一定的特殊性，需要提升檔案工作人員的政治覺悟和敏感度，加強對相關規(guī)章制度的學習，提高檔案收整的責任感和積極性。

（三）加強因公出國檔案管理的信息化建設，提升因公出國檔案管理收整利用效率

多數(shù)高校因公出國管理部門對于因公出國的審批、證照、返校報告等一系列相關文件資料已采取紙質與電子檔案結合的方式加以收存，但電子化進程仍未系統(tǒng)化體系化。所收存的電子檔案通常存在不全面不完整的情況。高校應充分利用現(xiàn)有的因公出國管理系統(tǒng)保存相關資料，提取因公出國相關信息資料。同時可以根據(jù)各自實際情況，開發(fā)符合校情的校級因公出國申報及檔案系統(tǒng)。實現(xiàn)因公出國管理檔案采集存檔的網(wǎng)絡化與信息化，實現(xiàn)申請審批報告過程即是檔案的采集過程，與收檔同步進行。在該類檔案的開發(fā)利用過程中，推進無紙化信息化利用，提高檔案的利用效率。

四、結語

綜上所述，因公出國檔案收整已成為高校外事檔案管理工作的重要組成部分。該項目檔案的管理工作需要各高校構建相應的管理機制體制，完善管理人員的培訓工作，加強檔案收整利用的信息化建設。為高校因公出國管理工作提供依據(jù)與支撐，進而助推高校的國際化辦學進程。

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