如何采取有效舉措提升檔案服務水平

秦軍艷

摘 要：在新時代的稠密人口和強流動性背景下，應當進一步提升為人民服務的檔案工作水平，充分發揮人員檔案在統籌分析全縣人力資源管理中的重要作用，這也是當下縣檔案局的檔案管理工作的核心。本文就縣檔案局人事檔案的服務內容和當前問題展開分析，對提升檔案局人員檔案服務水平的方法做出了多方面的探討。

關鍵詞：檔案局;檔案;保管;查借閱;接收

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 18-00-02

縣人事檔案是管理縣內人員流通、工作的基礎，為以畢業生為代表的廣大群眾的工作、離職和調任提供了國家的政治依據。而一般縣內人員需要檔案資料來完成房產交易、購買社保、核對工齡、退役軍人信息采集、職務職級調整、身份證明等方面的應用，由檔案局保管的人員檔案提供原始佐證材料，充分發揮了檔案在服務中心、服務民生等方面不可替代的憑證作用。

一、縣檔案局人事檔案的服務內容

檔案服務是各個檔案局做好檔案管理工作的出發點和基本要求，也是評價和提升檔案管理工作質量的主要標準之一，下面，筆者分析了我縣檔案局的檔案服務內容[1]。

（一）對人員檔案的接收、收集服務

這部分主要是在相應的規范化要求下，通過規定的接受制度和征集辦法，將分散或需要轉接的其他機關、地方、單位的檔案，接收、收集至本縣檔案局的檔案館之中，完成規定的檔案管理工作，例如檢查檔案內容，若有缺漏錯誤需通知對應人做好完善改進。對縣人員檔案的接受和收集工作，能否精準、細致、及時、全面地完成規范化管理工作，這是評價縣檔案局工作作用和效果的重要指標，而這部分工作既影響著人民群眾的檔案安全性和綜合管理，也影響著干部的培養、考核和提拔任用等方面[2]。

（二）人員檔案的保管服務

檔案保管的主要內容是對接收、收集的檔案做妥善安置，確保其準確性、完整性和保密性。這部分工作與縣內人員和干部的切身利益都有緊密聯系，關系到他們的身份認定和調職任用，與能否繼續為社會提供所需服務具有直接作用。

人員檔案的保管工作主要包括檔案的庫房集中保管、登記編號，主要是需要保持檔案存放環境衛生整潔，塑造適宜的儲存溫度和濕度，減少和防范干擾檔案保管的因素和問題的發生，保障檔案的存儲安全性。

（三）人員檔案的查借閱服務

一般來說，縣檔案局的查借閱服務是由具備相應查借閱檔案資格的團體或個人，在有相應的正當理由的時候，對檔案局提出檔案查閱或借閱申請，申請通過后約時間前往檔案局所在地，由檔案局提供其所申請的檔案，給申請者做查閱、借閱或拷貝復制等用途。人員檔案之中有記載該人員的核心信息的文件資料，例如出生成長情況、政治發展情況、學習就業情況等信息，具有唯一性和真實性，其中的內容對個人的發展來說，有長期保存的歷史性價值。而查借閱服務所設置的層層門檻和標準化的服務操作方式，正是為了加強檔案局作為檔案這一重要文件的保存機構，在個人或機構需要檔案文件證明和審查的時候，管理檔案的人員能夠及時地提供相應的檔案信息，并且注意提供時和提供后的檔案信息和檔案保存的真實性、安全性和有效性[3]。

二、檔案局人員檔案服務中的問題

新時代，人員流動性增加，工作和所在地的變動性加大，而且各干部人事制度改革和調動頻發，這些都給檔案局的人員檔案管理工作帶來了更高的要求和問題。盡管在黨和國家的制度政策的規范下，檔案管理工作已充分利用科學、嚴謹的工作方式來執行管理檔案的工作內容，但仍存在一些問題有待發展和改進。

（一）未嚴格把關檔案材料的接收、收集工作

理論上，應當對檔案材料的接收、收集工作做好嚴格的把關審核，但是，一方面，人員檔案涉及眾多方面的材料文件，涵蓋文件的時間跨度大;另一方面，在人員檔案在多地流轉的過程中，往往經過多位檔案管理人員的操作和管理，為考據其中文件情況和真實性、準確性等方面帶來了挑戰。在筆者的縣檔案局工作實踐中，在接收、收集人員檔案材料時，檢查其中的內容，發現一些缺漏文件難以追溯的情況，例如干部檔案中時間節點、前后填寫對不上，有多處涂改或文件有缺損等情況。甚至檔案中記錄的人員出生日期或參加工作時間的文件混亂，大大干擾了國家核定國民的退休時間或計算工齡等事項[4]。

（二）對人員檔案的保管服務工作不到位

人員的檔案材料多為紙質文件，其對儲存環境的溫度和濕度要求都比較高，而且長年累月儲存的紙質文件還會受到蟲蛀、腐蝕、失火等災害性因素的影響，若對這些保管人員檔案所要防范的問題沒有清楚的認識和堅持努力的態度，就可能導致管理人員對人員檔案的保管服務工作不到位。在筆者工作的檔案局，就曾有檔案管理者在保管檔案的過程中，未對溫濕度做好防范，使得一些放置位置靠近地面的檔案受到強潮氣影響，出現了霉點，使得檔案保管工作未能取得較好效果。

（三）低效率且有安全隱患的檔案查借閱工作

一般來說，各檔案局的人員檔案量總體是在逐年增加的，這就給在有檔案查借閱要求時翻找人員檔案帶來了很大的工作量，造成低效率;而檔案查借閱的個人和單位也偶爾有不規范操作的情況，例如借機涂改、失誤損毀等現象，從而影響了人員檔案的完整性和準確性，帶來了較大的安全隱患。筆者就曾見過有個人借查借閱的機會對所借閱的檔案做了不規范的涂改，給檔案局的檔案管理工作帶來極大的干擾和挑戰。

三、提升檔案局人員檔案服務水平的方法

想要切實做好檔案服務工作，需要好好把握習近平新時代的中國特色社會主義，以其為指導，對現有的檔案管理問題做好精確的整改。注意對基礎檔案服務工作的落實，對檔案管理制度的改進和完善，對檔案管理辦法的創新和提升，從優秀的檔案管理隊伍培養做起，從而更充分的發揮人員檔案管理在國家對人員的培養和統籌規劃中的作用。

（一）提升檔案局的人員檔案接收、收集服務水平

（1） 積極主動的以多種方式接受、收集檔案。可以應用定時、定向、跟蹤、補充等多種方式，完善人員檔案收集過程。例如在每年的高校畢業季的檔案收集高峰期，注意加強人手，從各高校定向接受檔案，及時檢查其中是否存在不實、遺漏等情況。而對縣干部人事檔案的收集，尤其是臨時的小規模變動，例如干部進修、晉升、評職稱等，需要安排專人與另一方做好對接工作，加強對檔案材料中變化的掌握，提升檔案接收、收集工作的準確性和工作效率。

（2） 執行嚴格的檔案材料接收、收集制度。檔案局的管理人員應當對需要接收、收集的每一份人員檔案都從內容和形式這兩方面做嚴格的審核，若發生形式不符、內容存疑、信息難以確認等問題，需要與相關方進行材料的再次復核，確保為人們提供真實、完備的人員檔案材料服務。

（二）提升檔案局的人員檔案保管服務的水平

做好對儲存溫濕度、蟲蟻等影響檔案保管安全性的因素的管理和防范，在計算機、電子信息技術和人工智能快速發展的當下，還可以在檔案保管中融入新型科技的使用，加強保管服務的安全性和準確性，也便于檔案局工作人員對所保管的檔案做整體保管。

可以從落實檔案局人員檔案的電子化基礎設施建設做起，根據該檔案局的實際情況，設計檔案電子化建設的規劃，在其中明確劃定電子化的范圍和標準，并在后續按計劃、分批次的完成規劃的落實。積極運用計算機信息技術對人員檔案的各方面情況做加工處理，提升信息利用的有效率。

（三）提升檔案局人員檔案的查借閱服務水平

（1） 積極利用網絡化的人員檔案管理方式。將一般民眾的檔案收錄信息，和對干部人事檔案的基礎信息做整理編目，將其上傳到檔案管理部門的專項網站上，給人們開通一定的公共查閱權限，供他們日常申請查借閱服務。而對一些檔案調動及檔案材料變動的情況，及時做好網絡信息同步、準確的修正和更新，這樣網絡化的檔案管理方式，不僅能夠提升管理檔案的準確性和真實性要求，檔案局還能為需要檔案查借閱服務的單位和個人提供更好地服務，降低查檔成本、提升查檔效率，但有一定的技術和管理門檻。

（2） 防范查借閱服務中影響檔案安全性和保密性的隱患。對來檔案局查借閱檔案的情況，應當對其中的時間、地點、相關人員等做好清楚的記錄，并電子網絡備份。而檔案管理人員還應當確定所申請的查借閱檔案的范圍，做好監督管理工作，防止出現污損、丟失、泄密等情況，對人員檔案管理帶來不必要的麻煩。

在新時代的稠密人口和強流動性背景下，應當進一步提升為人民服務的檔案工作水平，充分發揮人員檔案在統籌分析全縣人力資源管理中的重要作用，這也是當下縣檔案局的檔案管理工作的核心。

參考文獻：

[1]張小玲.淺談干部檔案造假行為的防范[J].檔案，2015（05）：48-51.

[2]李雪云.高校干部人事檔案開發利用淺析[J].宿州學院學報，2015 （04）：321-325.

[3]任民.人事檔案公共服務模式探析[J].浙江檔案，2014（02）：254-255.

[4]王天泉.永恒的主題嶄新的課題——天津市檔案局局長榮華談檔案公共服務[J].中國檔案，2012（09）：411-413.