淺析通信設計企業轉型過程中檔案管理系統的構建

沈曄

摘 要 對于通信設計企業而言，傳統的檔案管理主要基于設計類項目，歸檔的內容及要求相對比較簡單、粗放。但是，在企業向總包轉型過程中，企業接觸到的業務不再是單純的設計，集成、施工等新的業務類型不斷出現。為使檔案管理工作符合業務發展的需要，本文主要從當前存在的問題入手，分析了通信設計企業轉型過程中檔案管理系統的構建。

關鍵詞 通信企業;檔案;信息化建設;管理

引言

正視通信設計企業從傳統設計業務向總包業務轉型過程中在檔案管理上存在的問題，不斷探索適合企業發展特點的檔案管理方式，將檔案保護納入項目管理和質量監控工作之中，搭建科學有效的檔案立體防護體系，確保檔案的完整、準確、系統、規范和安全，為企業在日益激烈的市場競爭中立于不敗之地提供支撐和服務。

1檔案管理工作中存在的問題

①傳統的管理模式不能滿足管理要求。對于通信設計企業而言，傳統的檔案管理主要基于設計類項目，檔案材料主要以最終的交付文本為主，歸檔的內容及要求相對比較簡單、粗放。但是，在企業向總包轉型過程中，企業接觸到的業務不再是單純的設計，集成、施工等新的業務類型不斷出現。新的變化勢必帶來新的管理要求，檔案管理也在其中。②檔案管理技術落后。當前我國的檔案管理模式還相對落后，大多數單位都采用傳統的人工管理模式。人工管理相對于智能來說，很多方面都表現出不足，比如信息管理體制不完善、管理模式不健全等。人工管理模式雖然更具人性化，但是在一定程度上，并不利于檔案管理工作的開展，而檔案又多，不可能挨個查看，這就對檔案信息管理工作的展開帶來了一定的阻礙[1]。③檔案保護水平受限。一方面，紙質文件檔案的保存對檔案室環境、溫濕度等有較高的要求，而且紙的特質也決定了紙質件容易隨時間而老化，容易受到損害。同時，紙質文件檔案因為文件體積的原因會占據較大的空間，也就意味著需要建設更大、更多的檔案室滿足存檔的要求。另一方面，電子化后的文件存檔，盡管規避了紙質件的存檔問題，但隨之而產生的系統防護性問題、檔案的泄密風險等，也成為影響檔案管理工作順利進行的一大要素。④檔案管理工作人員的素質有待提高。一是專業能力方面，很多工作人員對檔案不是很熟悉，檔案的整理隨意、不科學，以及計算機科學技術和檔案信息檢索工具使用不熟練等。二是職業素養欠缺，部分工作人員不能較好的秉持著服務態度，工作態度不認真，心思不正者甚至違反法律法規，出于私心向不法分子泄露機密檔案[2]。

2通信設計企業轉型過程中檔案管理系統構建對策

（1）系統梳理檔案內容清單。結合企業轉型特點，特別是新出現的業務類型，系統梳理檔案內容清單，明確歸檔內容、歸檔時間、歸檔形式等要求。特別是在以前并不擅長的工程施工領域，充分借鑒通信施工企業在檔案管理上積累的經驗，快速形成一套適合于企業自身的檔案管理辦法。

（2）加快檔案管理信息化進程。基于近乎海量的信息及需要歸檔的內容，出于提高管理效率、方便后期查閱等方面的考慮，通過信息化手段逐步實現檔案從紙質化向電子化的轉變。一是對傳統的紙質件檔案進行電子化處理，逐步減少紙質檔案歸檔的數量;二是引入檔案管理系統，方便歸檔及后期的查閱;三是借助信息化手段，將傳統的人工管理工作，如臺賬登記、借閱登記等工作逐步從人工轉為智能，提高效率。

（3）加強檔案保護工作。①加大檔案保護資金投入。在資金投入方面，一是公司要按照《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010）要求對檔案室進行改造，確保“十防”措施落地。二是對因年代久遠或管理不善已經損壞的檔案進行修復處理。三是加大紙張、光盤、硬盤等檔案載體的購置投入，按照長久保存檔案標準進行配置，避免使用假冒偽劣產品，從源頭提高檔案質量，延長檔案壽命。②實施考核確保管理有效。關注重點，通過引入檔案完好率、當期關鍵檔案借出未歸還率等指標來評價企業檔案管理的成效，并納入到交付單元的考核中。具體考核指標如下：立檔完成率=考核季累計項目立檔數/當期累計立項項目立檔數預算目標×100%;檔案完好率=1-（考核累計項目檔案缺失數/當期累計檔案數）×100%;當期關鍵檔案借出未歸還率=1-（當期關鍵檔案歸還數量/當期累計借出檔案數）×100%;完全閉環檔案=該檔案已全額回款且已過項目質保期。③提供檔案保護技術支撐。隨著技術進步和市場競爭加劇，傳統的檔案保護手段和方式難以達到預期效果，檔案的保護離不開先進技術的支撐。為此，應采取如下措施：a.購置保密檔案柜、安裝室內屏蔽信號器、多功能探測儀以及堡壘機，防止重要檔案信息的泄露和傳播;b.建立防御機制，定期升級檔案管理系統殺毒包、加強漏掃、入侵檢測，同時實施漏洞查找、木馬查找和云端的上傳加密措施;c.利用多媒體技術（高清攝像機，矩陣以及保真配音形式）對失去技術價值的檔案進行數字化處理，保存可以傳承的技術經驗，建設項目案例智庫;④電子化檔案保管應防泄密、防假冒、防篡改和防銷毀，系統具有容災、訪問控制等特性，同時對電子化檔案進行安全存儲和備份。

（4）提高檔案管理信息的人才素質。隨著檔案管理的信息化建設，對高素質人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運轉的檔案管理系統必須要有相應的人才在其中發光發熱，必須要有對當前各行業精通了解且會計算機知識的人才能勝任檔案信息化建設的要求。對于一個能夠勝任信息化檔案管理的人員來說，應該具備豐富的理論知識、豐富的實踐經驗，專業化的定向學習和扎實的社科知識。但最重要的是，必須掌握檔案的存儲接收等方面的基本知識，這樣才能勝任前期的工作要求。在人才不足時，應面向社會招聘技術人員。

3結束語

企業轉型不易，在轉型過程中加強檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統、安全，對內有利于反映企業基礎管理水平，提高工作效率、節省成本;對外有利于反映企業綜合治理能力和治理水平，提升企業核心競爭力，展示企業良好形象。

參考文獻

[1] 田煜.建設施工檔案合同化管理模式的探索[J].檔案管理，2013（4）：30-31.

[2] 鄭潔瓊.建設工程領域“黑白合同”及其效力[D].杭州：浙江大學，2019.