發揮人事檔案在選才任能工作中的作用

王進

摘 要：在我國市場經濟不斷發展的背景下，企業人事制度正在逐步變革，積極建立新的用人機制，這促使人才從以往的“單位人”逐步轉向為“社會人”，在這種變化下，為人事檔案工作帶來了新的生機。為此，本文先闡述了人事檔案的特點，而后分析了人事檔案在選才任能工作中的作用、人事檔案管理中存在的問題，最后提出了加強人事檔案管理的具體措施和手段。

關鍵詞：人事檔案;人才運用;作用;運用方法

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）10-0-02

在職業技術院校中，人事檔案記錄著教師以及校內工作人員學歷、薪資、政治面貌、社會關系等信息，是個人最為原始的記錄。學校在教師管理工作中，可以將人事檔案作為教師轉正定級、薪資調整、職稱評審、退休審核等多方面工作的主要參考依據，由此可見，人事檔案管理在教師培養、選拔、任用等工作中扮演者重要的角色，所以，應嚴格做好人事檔案管理工作，發揮出人事檔案在選才任能工作中的作用。

一、人事檔案特點

（一）真實客觀性

從本質上講，正是因為人事檔案中記錄的個人信息具有真實客觀性，才使得其在人事管理中發揮相應的作用，如果記錄的信息不夠真實、來源不明，則無法納入人事檔案中。因此，要求人事檔案中所記錄的內容要保證真實有效，可以通過檔案獲取個人過去真實情況。

（二）機密性

人事檔案屬于公民隱私的一部分，其中涉及個人成長歷程及家庭情況和工作變動等重大事項。所以人事檔案屬于保密性文件，具有一定的機密性，不能沒有規定約束的隨意對外開放。并且，我國在人事檔案管理工作也明確了相應的使用以及管理制度，給個人隱私、國家機密等提供了重要保障。

（三）動態性

當人員流動時，對應的個人人事檔案也會隨之變動，所以在此過程中，容易出現人與檔案分離的情況。此種情況不利于新的用人單位對人員的了解。特別是要杜絕有檔案沒人、有人沒檔案的情況，會給正常的人事檔案管理工作造成影響。所以，從人事檔案直到移交之前都處于一種動態的情況。

二、人事檔案在選才任能工作中的作用

（一）有利于了解人員全面情況

在人事檔案中主要從中學開始進行記錄，從個人學歷、政治面貌、健康體檢、親屬關系等內容，隨著個人經歷的增多，其檔案內容也會逐漸增多，一直延伸到其退休或死亡。在人事檔案中可以全面找到個人的經歷、生活、學習等相關的記錄和佐證。而教師的人事檔案是隨著教師的執教歷程，其業績表現、工資及社會關系等內容不斷在發生變化的，可以從中體現出教師的才干、能力、收入水平等。當相關部門查閱人事檔案記錄時，可以全面了解人員情況，有利于對教師形成一個全面的認識。

（二）有利于正確評價人員

在人事檔案中，涉及了教師在學習和工作中形成的各種考核、評價、審查、獎勵、處分等，能夠真實地反映出個人不同方面的表現，此種記錄真實地反映了當事人不同時期的客觀評價，所以人事檔案有利于學校作出正確和客觀的評價。

（三）有利于人才培養和隊伍建設

人事檔案對教師長期、綜合、全面、客觀的記錄，可以幫助學校全面了解和正確評價教師，從而輔助學校有方向、有目的地對教師進行培養，合理規劃和實施，從而利用最短的時間、經費，培養出高質量的人才，促進學校發展，也為國家的建設創造更多的價值。此外，對教師的了解和評價也可以幫助學校組建合適的隊伍，推動學校進一步發展。

（四）是人員合理任用的參考依據

在人力資源管理中，人盡其才、知人善用是較高境界和層次。但若想發揮人才價值，前提就是了解人，而通過人事檔案提供給學校的資料，正是一個人長期、綜合、客觀的記錄[3]，通過這些記錄可以幫助學校了解、甄別教師綜合情況，有利于對教師的公平選拔和合理任用。

（五）有利于輔助人員的監督和管理

對于教師的監督和管理，需要較長的時間，還需從多方面、多層次開展工作。不僅包含了教師的工作、生活和學習，還涉及了教師的成長經歷、道德品質等方面。所以，通過人事檔案記錄的相關信息，有利于對教師進行監督管理。

三、人事檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對人事檔案管理工作的重視

目前部分教師認為人事檔案是一種無關緊的記錄，甚至學校部分領導也認為人事檔案管理工作無關緊要，只是受到人事管理制度約束需要完成的一項工作，并不能與人事管理中其他工作相比較，不會影響學校正常運營。所以，無論是教師還是領導都缺乏對人事檔案的重視度，此種情況使得學校缺乏完善的相關配套設施，并且相應的人事檔案管理制度也落實不到位，使人事檔案管理的工作難以開展。

（二）部分檔案缺乏完整性

由于缺乏對人事檔案的重視，很多人員并不清楚人事檔案資料的完整度，所以缺失后也沒有及時補充和處理。還有部分人員在填寫檔案時，信息書寫不認真，字跡不工整，導致后期出現檔案材料部分信息對應不上，這給用人單位管理工作造成了嚴重影響。

（三）人事檔案管理方式陳舊

隨著信息化時代的到來，很多學校的人事檔案依然采用傳統紙質版材料，并且需要通過手動進行收集和歸檔，同時，在查閱上也需要依靠人工完成。此種管理方式，導致人事檔案管理工作非常繁瑣，并且非常容易出現重復工作，導致工作效率不高。再有，紙質材料非常容易出現霉變，也容易失火，影響材料完整性，對人事檔案管理工作造成危害。

四、加強人事檔案的管理的具體措施和手段

（一）管理層需提高重視度

作為人事管理工作中的重要組成部分，人事檔案管理可以對開展教師轉正定級、工資調整、職稱評審、退休審核等工作提供重要依據，所以，學校需要提高對人事檔案管理的重視度，進而為學校人事管理工作提供重要基礎保障，學校管理層應當從思想層面提高對教師人事檔案工作的重視，從具體的管理制度以及實行方法上不斷強化和完善，同時在設備以及人員上，要做好基礎準備，充分發揮人事檔案在教師管理中應有的作用[1]。

（二）保證人事檔案完整規范

對于教師自身的工資待遇以及其他有關切身利益的情況，人事檔案都是其重要的憑證，可以直接影響到學校對教師的管理、提拔和任用等工作方面。因此，學校在實際管理人事檔案時需要嚴格按照標準執行，提高各個環節的審查，發現問題并進行妥善解決，進一步保證教師人事檔案完整性、規范性，從而更好地為學校開展其他工作做好基礎準備。

（三）實現人事檔案電子化管理

隨著信息技術的不斷提升，現代社會發展呈現出信息化發展趨勢，電子化信息也突出了極大的優勢，相比于紙質材料，更有利于保存、運輸、存儲，以電子化方式進行交流，有利于保證資料的完整性，并且不容易流失，同時在實際使用時更容易查詢。而實現人事檔案的電子化管理，有利于檔案生成后即時歸檔，促使學校各部門之間實現信息共享。此外，通過電子檔案查詢內容，可以更加全面、快速、準確，有利于提高工作效率。

五、結語

總之，對于職業技術院校而言，加強對人事檔案的管理，有利于學校選賢任能，從而進一步推動學校發展。

參考文獻：

[1]湯煜華.人事檔案管理對企業人力資源管理的意義和作用探究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2020（2）.