檔案信息化建設中的數據管理

何雪晴

摘要：明確了檔案信息化建設的必要性后，無論是事業單位還是企業，都應迎合時代發展，滿足行業運行需要，在檔案信息化建設方面傾注更多的人力、物力、財力，同時克服信息化建設過程中可能會遇到的細節建設力度不足、高精尖人才匱乏、集約化程度不夠高、信息資源開發力度不夠大等問題，注重對信息化檔案工作的優化與革新，配合適宜的措施與方法。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;數據管理

引言

信息時代背景下，檔案信息化建設工作必須具備較強的時效性、先進性，能夠打破信息資源利用的時間與空間限制，在信息平臺上完成數據信息的收集整理、儲備以及共享工作，保證能夠減輕檔案信息管理人員的任務負擔，并給用戶提供更好的信息資源應用體驗。與此同時，相關技術人員還要加緊對檔案信息化管理的建設力度，保證構建出一個更為便利、科學的檔案信息網絡生態系統。

一、檔案信息化建設的必要性

（一）檔案數字化基本要求

對檔案信息進行信息化建設，是我國構建數字化檔案管理工作的基本要求，因為采用紙張的方式對檔案信息進行儲備，不僅會耗費大量的資源，在信息的整理與儲備上，也會耗費大量的人力與物力。因此，對檔案信息進行信息化建設，是時代發展的需要。與此同時，我國數字化檔案管理工作的全面落實，有助于構建我國政治服務網絡和文件性檔案信息系統，加速我國檔案信息全面與深度開發。

（二）社會發展需要

與傳統的信息數據管理方式相比，新型的檔案信息化建設工作的開展迎合了現代化社會的發展趨勢，與此同時，檔案信息化建設過程中的數據建設管理模式也更加先進、更為便利，能夠減輕信息資源管理工作人員的任務負擔，并能夠給用戶提供更好的服務，因此，這些優勢都是傳統信息管理方式無法比擬的。

（三）早期信息化技術發展不足，環境差

與西方國家相比，我國信息化技術的起步較晚，因此，加快信息化建設以及各行業與信息技術的融合力度，有助于我國在與其他國家的國際對接過程中擁有更多話語權，占據更為有利的地位。

二、檔案信息化建設中的數據管理問題

（一）細節建設力度不夠

部分企業或事業單位的信息化檔案資源在實際應用過程中僅能發揮最基本的功能，相關細節功能不僅無法深入挖掘并進行發揮，甚至根本沒有細節功能。檔案信息資源的使用者在行使使用權時，由于不能獲得良好的用戶體驗，致使一些用戶對檔案信息化建設工作的大范圍開展一無所知，甚至根本不認同檔案信息化建設工作能夠有效提升自己的檔案信息使用體驗。所以，無論是企業還是事業單位，都必須注重收集用戶的信息化檔案資源的使用體驗反饋并及時對檔案信息管理系統進行維護與功能優化，提升信息化建設水平，全面滿足用戶的使用需求。

（二）高精尖人才匱乏

由于高精尖技術人才的缺乏，無論是事業單位還是企業，信息化檔案資源的管理與價值開發工作落實成效都受到了較大影響。因此，高精尖信息技術人才的培養迫在眉睫，但問題是很多事業單位或企業管理者并未對此項問題進行重視，致使在人才培養層面存在資源投入力度不足、目標不夠明確等問題。

（三）集約化程度不夠高

集約化程度較低問題主要體現在兩個方面，第一是用戶在對檔案信息進行應用時，由于信息化檔案系統內部設置存在問題，致使無法及時搜索到自己想要了解的內容或相關信息。另一方面，是檔案系統的數據更新過慢，因此在進行業務處理時，流程步驟較為繁雜，拖慢了信息化檔案工作的落實效率。

三、檔案信息化優化的有效路徑

（一）加大網絡建設力度

在進行檔案信息化建設過程中，為了讓數據管理水平得到提升并加強對檔案的信息化管理力度，檔案管理工作人員首先要對基礎設施建設工作進行重視，并加大力度完善基礎設施，如軟硬件設施、網絡掃描儀等。相關單位或是企業還必須加大資金投入的力度，保證檔案部門數字化規劃更為全面，因為有資金的支持，信息化、數字化管理水平也得到大幅提升。

（二）配合建設高素質信息化檔案管理團隊

在信息化檔案管理團隊的建設上，無論是企業還是事業單位，都必須對此項工作的傳統觀念進行轉變，引入先進的硬件設備后，保證信息化檔案管理團隊綜合素質水平能夠得到提升，朝著高素質建設目標前進。與此同時，還要配置專業的信息化技術操作人員，對管理團隊的相關工作開展保駕護航。信息技術專業人才的引進上，要注意采用高薪酬、大晉升空間等福利進行人才的保留，防止出現較大幅度的崗位流失率。同時，還要配合計算機技術復合型人才，為讓其價值全面發揮，還要注意在管理團隊的培訓與建設上賦予其職權，加大培養檔案信息管理員工素質和技術，培養出更多的專業性強、能力大的復合型人才。

（三）建立檔案管理網站開發數據資源庫

為了讓檔案數據資源背后的價值得到深度開發，保證信息資源的使用用戶能夠依據自身需要進行查詢與利用。企業或事業單位必須配合內部檔案管理網站或數據庫，及時將檔案數據資源進行分類整理并保證用戶在使用信息數據時能夠及時查詢到或調取出來，而檔案網站對外開放的方式還能夠直接滿足用戶的檔案咨詢服務需要，企業或事業單位必須及時對紙質檔案進行電子數據格式的轉化，而后對其分類整理，傳輸到檔案網站或數據庫中。

（四）提升信息化檔案安保水平

為保證檔案信息化工作落實的成效，檔案信息的安保工作同樣非常重要，應得到相關工作人員的重視并注重配合適宜的手段，對數據格式的檔案信息進行價值挖掘與激發，在相關工作的組織落實過程中，崗位職責人員必須要在這個過程中保證數據的安全，因為數字形式的檔案信息與紙質檔案的管理模式完全不同，因此在安全措施對應上也完全不同，數字檔案與紙質檔案相比，安全維護層面潛在的安全風險更多，因此需要付出的精力更大、安全措施需要更為健全，無論是企業還是事業單位，在相關工作的組織落實過程中，網絡信息技術操作人員必須對相關網絡平臺與數據庫系統進行系統密鑰設置，數據管理者或使用者只能通過密碼進行賬戶登錄的方式，查看、使用自身具備查看與使用權限的數據信息部分。與此同時，為了防止數據信息出現丟失或殘缺的情況，還需建設備份系統，及時對較為重要、保密級別較高的檔案信息進行備份，防火墻以及查毒系統也需得到配置，通過相應的信息加密技術對信息化檔案資源進行科學保護。

（五）健全信息化發展保障

為了讓信息化檔案系統能夠在用戶或檔案信息管理工作人員的手中發揮出更強大的資源價值或實現可持續發展目標，事業單位或企業必須對信息化檔案進行專崗技術人員以及專項資金的配置給予信息化，為檔案信息管理工作更多的保證。與此同時，還必須重視信息化檔案數據的作用或價值維護，定期開展資源的整理與分類操作。

結語

在對檔案數據進行信息化管理時，管理工作人員必須注重提升網絡建設力度，養成良好的信息收集與技術學習習慣，保證在自身崗位職責的發揮過程中具備更強的問題處理素質，為事業單位或企業提供高素質人才隊伍建設保障。與此同時，還要配合建立檔案管理網站開發數據資源庫，重視信息化檔案信息的安保水平提升，為數據形式的檔案信息進行更為全面的保護。最后，健全檔案數據信息化處理系統，以期獲得更高的數據信息化管理工作落實水平。

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