建筑工程竣工檔案管理中存在的問題與措施

摘要：建筑工程竣工檔案直接影響到建筑工程日后的維修、改建、擴建和管理。筆者結合近幾年在檔案管理方面的經驗，對建筑工程竣工檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出了相應的措施，希望對建筑工程竣工檔案管理質量有所提高。

關鍵詞：建設工程;竣工;檔案

房屋建筑工程和市政工程檔案資料是城建檔案的主要部分。近年來，隨著社會經濟的不斷發展，許多建筑都在進行改建和擴建，就需要查閱原有建筑的工程竣工檔案，這充分顯示了建筑工程竣工檔案管理的重要性。建筑工程竣工檔案是國家檔案的重要組成部分，反映了工程成果的真實性。隨著建筑工程規劃、設計、施工等過程的進行，建筑工程檔案就要實時記錄，在建筑工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以做好建筑工程竣工檔案管理十分重要。文章系統分析了建筑工程竣工檔案存在的問題，并提出了相應的措施，方便日后管理人員更好的進行檔案管理工作。

一、程竣工檔案管理中存在的問題

（一）忽視檔案的形成與管理

2002年國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成多時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建筑工程檔案移交滯后。

（二）材料填寫不真實

建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，造成管理不嚴，或者將工程竣工檔案的編制工作交給“檔案專業戶”，他們往往對工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。

（三）竣工檔案移交不及時

有些施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時;有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制;有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都造成了施工檔案移交不及時，嚴重影響了工程竣工檔案的質量和建筑工程竣工檔案管理事業的發展。

二、產生問題的原因分析

（一）建設單位重視不夠

重視工程進度輕視檔案管理。在建筑工程施工中，施工單位往往非常注意施工進度，將所有的人力物力都投入到工程施工中，抓緊時間創造效益，在注重工程進度的同時容易忽視材料的驗收和工程施工資料的搜集。當工程完成后，等到檔案面臨驗收時才組織技術人員進行突擊整理，由于施工中資料搜集進度沒有跟上施工進度，造成材料缺失，影響到工程資料編制歸檔，最終影響到工程竣工資料的驗收。

（二）日常管理不規范

在建筑工程施工過程中，建設單位、施工單位為了滿足日常工作的方便，可能在資料管理方面花費了人力、物力，但是管理人員沒有從建筑工程全局來看待工程竣工資料整理，沒有做好工作竣工檔案管理，造成了日常管理的不規范，最終導致了竣工資料的缺失，工程竣工檔案移交不及時。

（三）檔案管理制度不健全

施工單位檔案制度不健全，難以保證竣工資料整理和施工進度同步，造成資料缺失，阻礙了檔案資料編制工作的有序進行。如沒有加強資料管理人員的培訓，造成管理人員忽視檔案資料編制的重要性;資料管理人員的責任心不足，不親自在一線掌握相關資料，造成資料缺失;在工程建設周期長和人員變動時，資料交接不完全，造成資料遺失;文件、技術通知管理方面沒有統一，造成資料編制混亂等。這些檔案管理制度不健全的情況都給工程竣工資料編制造成很大困難，影響到工程竣工檔案的驗收。

（四）缺少既懂工程檔案管理又懂工程技術的人員

目前，我國的技術管理隊伍素質不高，缺少既懂檔案管理又懂工程技術的施工人員，這種情況造成了工程竣工資料管理的不健全。在工程施工單位大部分都是施工技術人員，偶爾有一兩個專門的文檔管理人員，從事著檔案管理工作，但是他們對工程施工技術和規范懂的很少，造成了技術和資料管理的脫節，無法正確的編寫工程竣工檔案，而工程技術人員只懂得工程施工，不了解檔案管理的相關規定，沒有資料整理意識。所以在我國目前還缺少這種既懂工程檔案管理又懂工程技術的復合型人才。

三、提高工程竣工資料質量的措施與對策

（一）加大宣傳、提高工程竣工資料管理意識

加強工程檔案基本知識和法律法規建設，開展不同形式的宣傳，規范人們的行為，是提高管理人員檔案意識的有效途徑。在工程開工前，工程施工單位應該加大檔案法規和基本知識的宣傳，可以通過培訓宣傳工程竣工檔案的價值，使工程竣工檔案管理落實到實處，要求建設單位、施工單位及監理單位組織人員學習檔案基本知識，增強管理人員的工程資料管理意識，為提高竣工檔案資料質量打下堅實的基礎。

（二）加強崗位培訓、提高專業能力

在工程施工過程中，要加強管理人員的業務培訓，了解資料編制和管理方面的工作，明白自己的職責，提高工作責任心。要對工程技術人員進行檔案知識培訓，使他們了解工程竣工資料編制方面的規定和要求，增強資料整理的好習慣，避免在工程竣工時，加班加點的趕工程竣工資料，在對工程技術人員培訓檔案編制和管理方面的知識的同時，要對檔案管理人員進行工程施工專業知識培訓，讓他們深入一線，了解工程施工實際情況，培養一批既懂技術又懂檔案編制和管理的復合型人才，為企業創造效益。

（三）過程參與、同步管理

在工程建設開始前，專職檔案管理人員要熟悉檔案管理方面的法律法規，并了解與工程有關的資料，從這些資料出發，對文件和圖紙進行編號，規范施工過程中的借閱制度，方便工程資料的管理。在編制施工進度計劃時，要建議施工單位和建設單位將各個分項工程竣工文件驗收工作列入到工程進度計劃表中，從質量上做好資料管理，方便日后工程竣工檔案的編制。合理編制工程竣工檔案管理條例，嚴格檢查資料齊不齊全、編制規不規范等情況，保證資料整理的質量。要保證工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步，逐步完善工程竣工檔案管理制度，從源頭保證資料整理的質量，為做好工程竣工檔案驗收打下基礎。

結束語：

增強檔案管理意識，需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全的工程竣工管理體系，保證資料整理與工程施工的同步性、系統性和完整性，使其能夠真實的反映工程的實際情況，方便日后建筑的改建和擴建。

作者簡介：

馮嬌，遼寧躍邁建設工程有限公司。