航務勘察設計院檔案信息化建設研究

摘要：航務勘察設計院開展檔案信息資源管理工作期間，管理人員要結合航務勘察設計院的實際情況，開展檔案信息化建設工作，制定完善的檔案管理制度，嚴格按照規定標準開展信息化建設工作，以期能夠為航務勘察設計院決策提供數據依據。本文就航務勘察設計院檔案信息化建設工作進行研究，提高航務勘察設計院檔案信息化水平。

關鍵詞：航務勘察設計院;檔案;信息化

航務勘察設計院進行檔案信息化建設工作時，要實時了解最新的檔案建設思想念，結合新時期航務工作開展的實際情況開展檔案信息化建設工作，將信息技術應用于檔案信息資源管理中，重視檔案信息資源開發工作，以便為航務勘察設計院開展相關工作提供服務。

一、航務勘察設計院檔案信息化建設的必要性

當今時代是信息化大數據時代，檔案也是信息化大數據時代的重要組成部分之一。隨著社會發展，檔案的利用價值越來越高，這就需要檔案工作在收、管、存、用等方面做出調整以適應社會發展。以前檔案查詢均需要去翻閱紙質檔案，而檔案進行數字化后，以后的編研、統計、質詢、鑒定等各項工作就不再需要去翻閱紙質檔案，這樣便減少了對檔案的各種人為損壞，大大提高了實體檔案的安全及保存。另外，信息化時代，開展檔案建設工作期間，航務勘察設計院要認識到信息化建設的必要性，將信息技術應用于檔案信息化建設工作中，以便為航務勘察設計院提供優質、準確、快捷的檔案信息服務，現在我國很多航務勘察設計院要轉變了檔案信息資源管理方式，由原本的人工管理方式，轉變為信息網絡處理方式，相較于傳統檔案信息資源處理方式而言，信息網絡處理方式不僅能夠減輕管理人員的工作量，還能提升檔案信息資源管理的效率。因此，開展檔案信息化建設工作過程中，管理人員要結合電子政務實施要求開展，結合數字化網絡發展要求，做好檔案信息資源開發工作，以期能夠為航務勘察設計院工作開展提供優質的檔案信息數據。

二、航務勘察設計院檔案信息化建設當前存在的問題

（一）檔案管理軟硬件的不統一

現在我國很多航務勘察設計院開展檔案信息化建設工作期間，經常會出現硬件、軟件嚴重不統一的情況，給航務勘察設計院相關工作開展造成較大阻礙，由于各個航務勘察設計采用的檔案信息資源管理軟件不統一，導致檔案信息資源無法實現互通，給檔案信息資源傳輸工作等開展造成較大阻礙，比如：某航務勘察設計院采用的檔案管理軟件為新科的，某某航務勘察設計院采用的檔案管理軟件為泰坦的，甚至部分機構采用的管理軟件都是辦公系統自帶的軟件，并沒有統一的檔案管理軟件，不僅嚴重降低了檔案信息資源的利用效率，還給航務勘察設計院檔案信息化建設工作開展造成較大影響。

（二）紙質檔案向電子檔案轉變難度大

很多航務勘察設計院開展檔案管理工作過程中，采用的仍舊是傳統的檔案信息子醫院管理方式，這一情況出現的原因與紙質檔案轉換成電子檔案難度較大有著密切關系，以前航務勘察設計院接收的檔案都是紙質檔案，這些紙質檔案數量非常大，檢索工具也是紙質的，開展信息化建設工作期間，航務勘察設計院檔案管理部門需要將紙質檔案全部轉化為電子檔案，不僅增加了檔案管理工作量，部分紙質檔案轉化時，還出現字跡模糊不清，無法有效轉化的情況，這些都信息化檔案建設工作造成了一定的困難。另外，部分航務勘察設計院開展檔案管理工作過程中，紙質檔案信息資源向電子檔案轉化，只能依靠管理人員掃描、目錄輸入、掛接等，需要幾年、幾十年才能完成錄入工作，嚴重增加了航務勘察設計院檔案管理工作的成本，這一情況也嚴重阻礙了檔案信息化建設工作的開展。

（三）傳統檔案建設觀念限制

檔案信息化建設主要技術支持來源于先進的計算機信息技術以及大數據的儲存與利用，這都屬于近幾年的高新技術，盡管計算機信息技術在很多行業中已經有了較為良好的應用，但是部分航務勘察設計院檔案管理人員仍舊不認同，不少檔案管理人員依然堅持認為檔案信息就應當是以傳統信息存儲方式中的實體檔案為主但這很明顯是過時的想法，計算機信息存儲容量大、速度快、保存手段簡單，而且理論上可以做到無限期保存。

（四）人力物力投入過大

檔案信息化建沒離不開先進的計算機信息技術，計算機信息技術離不開先進的軟硬件的支持，所以要想進行檔案信息化建設，航務勘察設計院需要購買軟硬件，包括主機設備、網絡設備、數字化設備、檔案管理系統軟件以及各種與檔案數字化相關的設備。有了這些設備以后，還需要對相關人員進行培訓，培訓以后檔案的數寧化比如檔案掃描等均需要大量的人力。

三、加快航務勘察設計院檔案信息化建設的對策

（一）航務勘察設計院領導要重視檔案信息化建設工作

航務勘察設計院領導人員要認識到檔案現代化建設工作的重要性，不斷加大對檔案現代化建設的投入，更新擴展各級領導的知識領域，聘請專門的檔案管理人員，保證航務勘察設計院領導檔案信息化建設工作順利開展。

（二）現代化人才隊伍的引進和培養

從航務勘察設計院檔案工作人員的學歷看，檔案管理專業畢業的人才非常少;在新疆各大中專院校，檔案管理專業也是寥寥無幾，無法培養檔案管理現代化、信息化建設專業人員，應該從教育層面培養更多的檔案管理現代化的人才隊伍，以適應現代化、信息化管理的需要。

（三）開發適應檔案管理的軟硬件設施設備

航務勘察設計院要加快檔案信息化建設，最主要的是有財力、人力、物力的支撐，集中力量開發現代化檔案管理軟件，能適應檔案現代化、信息化的開發利用需求，居多重功能于一體，而且容量大，操作簡單，讓檔案利用者可以輕松方便地查詢到自己需要的信息。

（四）加快航務勘察設計院檔案信息化、標準化、規范化建設和普及

檔案信息化、標準化規范主要包括管理性標準規范，業務標準規范和技術標準規范。要加強檔案現代化、信息化建設，首先，上級業務部門要統一建立一整套科學、合理、嚴密的規范標準，統一標準、統一使用。其次，各單位要使用統一的檔案管理軟件、硬件，打破現在軟件使用各自為陣的局面，才能更快捷方便地開發利用檔案信息資源，共享信息資源，為社會發展和廣大人民群眾充分利用檔案資源提供便利的條件。

（五）增強保密意識

航務勘察設計院要增強保密意識，采取有效措施，構筑檔案信息的安全保障體系。檔案部門應樹立科學正確的檔案信息安全觀念，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。

四、總結

檔案信息化建設工作期間，航務勘察設計院要重視先進計算機技術和信息技術的應用，掌握檔案信息化建設工作的重點，建立檔案信息資源數據庫，拓展檔案信息資源的收集渠道，打破現有的檔案信息資源傳輸瓶頸，真正實現檔案信息資源共享，進一步促進航務勘察設計院發展。

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作者簡介：

冀思明，黑龍江省航務勘察設計院。