大數據背景下醫院檔案管理信息化建設初探

摘要：進入大數據時代，檔案管理工作不僅迎來了發展的機遇，也面臨著更大的挑戰。這就需要醫院正確認識大數據對檔案管理信息化工作的重要意義，順應時代發展的趨勢，采取行之有效的途徑和對策，全面推進檔案管理信息化的建設工作，切實提高檔案信息化建設在醫院整體發展中的戰略性位置，使檔案管理逐步向標準化、現代化、科學化方向邁進，完善基礎設施、健全制度體系、加強安全管理、配備專業人才、提升檔案管理工作能力，促使醫院檔案管理工作走向更高層次，實現醫院健康、穩定和長效發展。

關鍵詞：大數據;醫院檔案管理;信息化建設

一、弊端分析

（一）處于過渡階段，配套制度有待完善

在大數據背景下，檔案信息管理已經從過去的紙質檔案管理模式逐步過渡到電子檔案管理模式，但檔案的歸檔、立卷、保管等方面的細節性工作卻極易出現漏洞或者一些人為的失誤，導致檔案資料被盜、丟失、損毀現象頻頻發生。此外，醫院只是照搬國家檔案管理的相關制度和要求，沒有制定完善的針對數據化時代的檔案信息化管理制度，導致信息內容更新不及時，與實際工作脫節。再者，醫院的檔案管理受制于分散的體制制約，缺乏信息化建設的統一整合和統籌規劃，導致作為推進檔案信息化重要基礎的辦公自動化工作也相對落后。

（二）檔案人員專業素養有待提升

在大數據背景下的檔案信息化管理工作，需要有與之相適應的具備一定管理知識和技術手段的專業性人才。但從醫院現狀來看，現職檔案人員知識老化問題普遍突出，檔案崗位知識培訓涉及檔案信息化內容大多也僅觸及皮毛。缺乏人才、缺乏知識，檔案部門難以涉足信息化領域。缺少計算機和信息化方面的專業知識和業務素養，也使得管理人員面對外包專業公司時難以掌握話語權，導致相關工作檔案部門參與程度不夠。檔案管理人員的知識更新、能力升級、管理轉型已是當務之急，也是推進檔案信息化建設的必由之路。

（三）信息容易泄露，系統安全存在隱患

大數據背景下，網絡安全成為檔案管理工作亟須面對和解決的問題。如網絡病毒的侵蝕、網絡黑客的攻擊、木馬程序的植入等，極易造成檔案被盜，甚至使檔案數據庫癱瘓。醫院檔案數據庫需要接入外網與醫院內部局域網，形成一個資源共享平臺，如果檔案數據庫存在安全漏洞，網絡病毒便可通過網址鏈接、郵件接收、軟件下載等方式入侵檔案信息管理系統，醫院的檔案資料安全性就無法得到保障。而且在檔案信息資源的管理過程中，對患者的醫療數據可以實施訪問，如果這些數據沒有經過安全性處理，被泄露出去也會給患者帶來很大傷害。

二、信息化建設策略

（一）建章立制，完善體系

根據國家醫院檔案管理工作的相關法律法規要求，在醫院原有的檔案管理辦法的基礎上，結合檔案信息化管理工作的具體要求，健全具有針對性和可行性的醫院檔案管理制度，確保檔案管理人員在實際工作當中“有法可依、有章可循、有規可守”。如醫院在《檔案借閱管理制度》中，除明確借閱權限、借閱流程外，還增加了線上借閱的審批流程，并要求工作人員在檔案被借閱后或者歸還時及時標識借閱狀態。正確使用借閱操作界面，既能提高醫院檔案管理工作效率，也為檔案需求者提供諸多便捷服務。同時，加強完善醫院檔案管理機制，著重對管理人員職責進行明確，并建立監督考核機制;重視構建電子化設備應用與維護機制，確保規范操作，不斷進行問題匯總與解決，以實現對管理運轉過程的不斷優化。從加強內部與外部監督出發，形成醫院檔案管理信息化工作的高效運轉格局。

（二）整合資源，高效利用

在大數據背景下，完善信息化建設的相關投入，保證軟硬件條件的改善是醫院推進檔案信息化建設的前提和保證。醫院電子檔案是一種高度集成化的檔案信息資源，深化開展檔案信息收集、歸檔等工作，開發互聯網終端構建技術、網上檔案信息研發與監管技術。不斷借助數據挖掘技術、云計算技術等對醫院檔案數據進行深度挖掘和二次利用，從而最大限度發揮出檔案信息資源的作用。醫院檔案部門要不斷推進精細化管理，對數據進行多維度挖掘、多層次分析，實現對數據資源的有效整合。從醫院檔案管理工作的實際出發，檔案管理人員應用先進的大數據技術對龐雜的檔案數據進行梳理，用大數據技術的分析篩選功能，將檔案信息進行合理分類，規范立卷，并標識好每一個檔案類別的目錄信息，便于數據庫準確識別信息內容，防止在查詢檔案資料時出現資源重復的現象，從而達到對檔案數據資源的綜合高效應用。

（三）系統培訓，招募人才

大數據技術在醫院檔案管理信息化建設中的應用最終會落實到檔案工作人員身上。因此，醫院要通過輪訓、脫產訓練、實踐教學等方式，重點加強檔案學、人力資源、計算機操作技術、信息化管理知識的培訓。醫院須定期通過筆試、口答、網測、民意調查等方式對檔案管理人員進行業務與綜合素質考核。要不斷提高檔案管理人員對新型檔案管理模式的認知，從而提高其危機感和緊迫意識，化被動為主動，提升自身檔案管理的專業素質和綜合能力。同時，從工作實際出發調動一切積極因素為醫院檔案管理工作引進更多專業性的尖端人才。

（四）加強監管，提升密級

在大數據技術的支持下，醫院要加強監管力度，對檔案資料進行備份管理，最大限度上減少醫院檔案數據丟失的現象發生。為保證醫院檔案的信息安全，應當進一步加大檔案信息系統的安全管理力度，使用加密技術保障醫院檔案信息安全。通過設置防火墻以及管理系統的登錄權限等方法，提升檔案數據庫的密級;加強內網獨立性建設以及外網加密性建設，提高檔案的安全性，阻止病毒的入侵。尤其在實際工作中，檔案管理人員使用互聯網查詢行業相關信息資源時，極易感染DOS病毒、木馬病毒，從而導致檔案信息數據被竊取、刪除或篡改。管理人員應當提前做好防范措施，結合檔案資料的查閱權限，通過指紋認證、人臉認證、復雜密碼認證等方式設置各級醫護人員及相關部門的登錄權限，這樣能夠有效防止人為操作給系統帶來的安全風險。

結束語

綜上述，隨著醫療事業的進步和發展，醫院在經營和發展過程中所產生的數據量成倍增加，導致醫院檔案管理工作的難度不斷加大。而大數據時代的到來，為醫院檔案信息化管理工作提供了強大的技術支撐，檔案管理人員可以在原有檔案信息管理平臺的基礎上，運用大數據技術，構建一個信息量大、資源利用率高、數據處理速度快的信息數據庫，以推進醫院檔案管理信息化進程。

參考文獻：

[1]初探大數據時代檔案管理信息化初探[J].徐雪華.? 農村經濟與科技. 2020（09）

[2]關于大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].汪分曾.? 河北企業. 2020（09）

作者簡介：

姜巖巖，河南省商丘市永城市人民醫院。

作者單位：河南省商丘市永城市人民醫院