高校檔案管理實踐淺析與檔案管理工作現(xiàn)狀

摘要：高校檔案管理工作對于校園整體管理工作至關(guān)重要。面對檔案資料日趨多樣化、條目日漸增多的大環(huán)境，本文從高校檔案管理現(xiàn)存問題為出發(fā)點，通過對現(xiàn)狀的總結(jié)梳理，提出相應(yīng)解決思路，以促進檔案管理職能化，充分應(yīng)對新形勢下的新局面。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高校;現(xiàn)狀梳理

隨著我國高等教育發(fā)展，新校區(qū)的建設(shè)以及新、舊教學(xué)樓的改擴建需求隨之而來，從學(xué)校的征地、建設(shè)教學(xué)、實驗、辦公、生活輔助用房以及配套基礎(chǔ)設(shè)施道路、地下管網(wǎng)和環(huán)境綠化等項目建設(shè)過程中會形成大量具有保存價值的基建檔案資料，它不僅真實記錄了高校基建工作，而且還為今后高校發(fā)展過程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改擴建、維修的提供重要依據(jù)。長期以來，高校的檔案管理一直存在重視不夠、整理周期長、完整性差[1]等問題，基層管理體系不夠科學(xué)、工程檔案管理制度不夠完善[2]。高校因?qū)W生、教職工人數(shù)眾多，產(chǎn)生的教輔材料、教育檔案數(shù)量繁多，種類復(fù)雜。面對檔案資料數(shù)量、種類、條款類型日益多樣化的局面，紙質(zhì)信息存儲迅速膨脹等情況，傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也日益明顯。面對現(xiàn)狀，應(yīng)使用多媒體技術(shù)促進高校基層檔案數(shù)字化發(fā)展[3]、提高工作創(chuàng)新能力[4]。

一、高校檔案管理現(xiàn)存問題

（一）檔案管理流程冗長，整理低效

檔案管理工作中的首要環(huán)節(jié)是檔案整理。嚴格按照一致標準整理檔案材料，才能實現(xiàn)高水準檔案管理意圖。依照文、育、籍、財、聲、建六大類或檔案資料本身特性，參考來歷時間、等條件進行分類，堅持高校檔案前史聯(lián)絡(luò)性與結(jié)構(gòu)完整性。

學(xué)生檔案主要是綜合反映學(xué)生個人經(jīng)歷的記錄資料，其重要性不容小覷。但正因其重要性與冗雜性，使得檔案管理從根本上就是一個長項工作。需要從事該工作的專職人員人品端正，做事嚴謹細致，具有較強的原則性。

（二）紙質(zhì)檔案存放占主體，容易放錯

高校檔案種類繁多，流程復(fù)雜。包括對檔案的收集整理、分類編制、掃描保管與入庫出庫等，還要根據(jù)現(xiàn)實填寫上級部門印發(fā)的統(tǒng)計材料。針對大部分材料，多數(shù)高校目前仍采用紙質(zhì)版資料存放方式，但是紙質(zhì)版資料的保存起來均要配備資料室和相關(guān)管理人員，需要調(diào)取檔案材料室，對于檔案調(diào)入調(diào)出的信息記錄以及檔案歸還后的歸置要求較高。紙質(zhì)檔案隨著保存期增加，易損易耗的特性也逐漸顯現(xiàn)，這對高校檔案管理帶來諸多不便。

（三）檔案核查、查閱耗時長，盤點效率低

通過對已過保管期限的檔案資料價值進行查看，進行校園檔案管理判定工作，研判存放價值差異，是精煉檔案的重要手法。通過對校園檔案的研判核查，使重要檔案得到重點維護，無保護價值的檔案予以銷毀清楚。校園檔案判定從數(shù)量大、品種多、內(nèi)容凌亂的校園檔案中，堅持按內(nèi)容、作者、時刻和需求確認價值的準則，對檔案進行細致審查，確認期限，對檔案進行有針對性的管理保護。

對于紙質(zhì)文檔來說，對于檔案的核查存在抽取、核驗、封裝等步驟，過程繁瑣、針對不同字跡鑒別也耗時較長。綜合來講，檔案核查審閱過程效率不足，有待提高。

（四）安全保障能力不足，無法有效保障檔案的安全

校園檔案保管工作要堅持“以防為主”的政策。在此基礎(chǔ)上，防治結(jié)合，維護校園檔案安全。若要貫徹好這一重要的根底工作，就要采取措施避免各種自然因素、人為因素等對檔案的威脅。目前，高校檔案管理安全工作普遍存在受重視程度不夠、相應(yīng)措施不健全等情況，安全保障能力較弱。

二、主動采取應(yīng)對措施打開新局面

（一）轉(zhuǎn)換服務(wù)導(dǎo)向，將高校檔案工作“藏”轉(zhuǎn)“用”

堅持按規(guī)章準則做事，注重改進服務(wù)態(tài)度，進步服務(wù)質(zhì)量，做到熱心、主動、敏捷。做好后勤服務(wù)工作，強化校園檔案室的服務(wù)功用，盡力開發(fā)其檔案在校園中的利用價值，使校園檔案“藏”轉(zhuǎn)“用”成為主要思維導(dǎo)向。

將電子檔案管理系統(tǒng)物盡其用，健全檔案檢索系統(tǒng)，運用多媒體輔佐檔案管理，運用流媒體對檔案管理進行宣傳，使檔案管理科學(xué)化、標準化、數(shù)字化、電子化，不斷增強校園檔案管理工作的服務(wù)性。

（二）完善檔案保管制度與流程

檔案管理隨著改革的不斷推進，許多問題急需解決。落后的管理手段直接影響檔案的質(zhì)量，檔案管理從業(yè)人員必須在實操中完善檔案管理相關(guān)制度，熟悉國家各項檔案管理的法律法規(guī)以及指導(dǎo)性文件。并在理清本單位內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料類型過程中熟知單位內(nèi)相關(guān)的管理規(guī)范，在實際操作中不斷完善和修訂保衛(wèi)制度、歸檔制度、審閱制度、檢查制度以及出具證明材料流程等。精簡隊伍、擴大檔案人員知識面，將檔案管理隊伍打造成新時代懂管理、有能力、長知識的復(fù)合型人才隊伍[5]。

體系制度是一切工作順利推進的保證。高校檔案管理從業(yè)者應(yīng)根據(jù)具體工作形式，創(chuàng)新發(fā)展基建檔案管理方法[6]。加快檔案電子化建設(shè)、健全檔案管理體系、提升從業(yè)人員專業(yè)水平，將檔案保管與保護水平發(fā)揮到極致，以更好地為高校檔案管理提供服務(wù)。

參考文獻：

[1]韓文利.高校新校區(qū)建設(shè)中的基建檔案管理實踐探究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（24）：57-58.

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[3]楊迎春.高校基建檔案數(shù)字化發(fā)展分析[J].城建檔案，2019（06）：24-25.

[4]史杏春.信息時代高校基建檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J].才智，2019（22）：225.

[5]馬秋妍.高校基本建設(shè)項目檔案管理淺議[J].新西部，2019（26）：127-128.

[6]任菲菲，林建國，艾旭.基于服務(wù)效能視野下的高校基建檔案管理[J].中國農(nóng)村教育，2020（03）：111-112.

作者簡介：

朱楠（1974年—），女，滿族，遼寧省大連人，遼寧師范大學(xué)基建處教師，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向為管理。

作者單位：遼寧師范大學(xué)