關于國企檔案規范管理分析

摘要：隨著國有企業與外界合作交流日益頻繁，加之當前社會信息化發展迅速，傳統的國企檔案管理和當前管理需求不符，因此，需要充分借助技術優勢，變革管理方式。只有通過規范化管理檔案，才能將檔案服務這一職能充分發揮出來，助力國企檔案管理工作持續發展。本文對于當前國企檔案的管理工作存在問題簡要分析，并提出檔案管理的規范化建設路徑。

關鍵詞：國企;檔案;規范管理;信息化

引言：當前，國有企業在發展過程規模逐漸擴大，國際交流以及國內合作越來越多，企業管理模式逐漸向信息化以及網絡化等層面發展。計算機技術不斷發展過程，社會逐漸步入信息化時代，大量的檔案數據和信息對國企內部檔案管理工作提出的要求更高。檔案管理相關人員需要與時俱進，更新思維，積極探索全新的管理模式，打造規范化的管理形式，為國企檔案管理工作有序進行奠定良好基礎。

一、國企檔案的管理現狀

（一）重視度不足

當前，管理人員以及領導者對于國企內檔案管理的重視程度不足是影響檔案規范化管理主要因素之一。缺乏重視，使得管理過程責任分工不明確，人員工作態度不積極，管理制度不完善，且難以有效落實，缺乏頂層規劃，難以結合企業發展，制定與之相匹配的檔案管理模式，使檔案管理整體可操作性不足，難以形成系統化管理。

（二）制度不完善

國企內部檔案管理制度的完善性不足主要指檔案編研相關工作開展過程分散進行。主要由業務負責主體進行檔案資料的歸檔，由于其缺乏歸檔經驗，可能導致重要的信息出現遺漏，檔案信息獲取不全面等問題。

（三）信息化水平低

部分國有企業內部的管理逐漸向國際化以及一體化方向發展。管理工作開展期間，利用OA軟件、ERP軟件，將管理滲透到各個工作細節。部分企業內部檔案管理，仍然使用紙質文件為主要方式，部分檔案在檢索期間過度依賴手工，查找不便，對于檔案利用的價值產生影響[1]。

（四）利用效率不高

受到檔案信息的收集以及編研多項工作的影響，檔案內容記錄的完整性不足，在一定程度上對于其利用價值產生影響。加之利用制度存在不完善的問題，導致部分企業當中檔案的利用效率不高，難以將其服務功能有效發揮出來。

二、國企檔案的規范化管理路徑

（一）高度重視檔案管理

從國企的領導人員角度出發，需要高度關注檔案管理工作，營造良好的管理氛圍。確保檔案的規范化管理，需要落實頂層設計，按照領導人員管理范圍，劃分責任，使其對于管理工作提高重視，保證相關制度能夠有效落實。立足于企業實際發展，展開管理工作的總體規劃，將檔案管理相關配套設施不斷完善，使管理過程的操作性更強，對于檔案信息展開系統化管理。

同時，只有領導人員高度重視，才能健全國企的檔案管理機構，為管理工作規范化進行奠定基礎。國企當中管理層級相對較多，因此，檔案內容復雜，需要建立主要負責人、層級負責人和檔案管理責任人為一體的管理組織，齊抓共管，確保不同管理層級責任明確，組建完善的管理網絡。

（二）完善管理制度

國企檔案管理過程制度的完善，可保證管理工作規范化進行。國有企業需要制定統一化的管理細則，對于內部檔案展開歸類，明確檔案的歸檔流程，保證檔案信息的收集、內容編制、檔案歸檔以及后期管理具備制度支持，讓檔案管理更加標準化。為提升人員管理意識，還可將檔案管理工作質量和其績效考核相互關聯，確定考核指標、方法等，使相關制度能夠落到實處。

比如：制定獎懲制度，為管理工作表現優異的員工提供物質激勵，促使其主動展開各項管理工作。同時，還可起到約束作用，聯系績效考核，約束人員管理行為。在管理過程，還可通過質量監督，重點對人員管理過程、工作效率等展開監督，及時考核，獲取反饋，不斷優化管理方案，將管理薄弱環節持續完善，提高檔案的規范化管理水平[2]。

（三）更新管理模式

1.建設信息化管理系統

為改善以往管理工作低效的問題，需要國企積極利用信息技術以及網絡技術等優勢，開發內部資源的利用價值，建立與檔案規范化管理需求相符的信息化系統，對于國企所有檔案展開統一化管理。管理系統既可為檔案使用者提供查詢服務，而且還可展開信息化檔案管理，將系統和企業OA系統相互對接，使檔案信息獲取更加及時、高效。將企業內部所有檔案信息電子化，并通過集中方式統一管理，在檔案的存檔和利用過程，展開實時監督，提高管理工作信息化水平，為企業內部檔案管理以及服務效率的提升奠定良好基礎。除此之外，信息化系統的建設，還能進一步提高管理效率，讓檔案管理靈活性更強。

2.使用一體化管理模式

國有企業檔案管理可融合文秘制度，在內部設置文書檔案管理崗位。立足整體，保證檔案信息生成、信息收集和歸檔整個過程數據信息真實性、內容信息的完整性，使企業內部文書與檔案之間信息暢通。利用文檔一體化的管理模式，可提高文書崗位人員檔案意識，在重要文件流轉期間，對于文本及時歸類和存檔，并按時上交檔案管理部。人員還需明確檔案的歸檔范圍，使文檔完整性能夠得到保障。高度利用文書處理環節的重要信息，為檔案部門人員提供支持，降低檔案管理期間重復勞動。此外，還需要在文書文件收發、流轉以承辦等過程，和檔案收集、歸檔和使用等融為一體，對于文件展開精細化處理，形成系統化案卷，為信息查找提供便利。在一體化管理模式之下，能夠降低檔案人員的工作負擔，有助于推動規范化管理進程。

（四）培養人才提高檔案利用效率

國企還需從檔案人才的培養角度出發，積極為其組織相關培訓活動，要求人員對于信息技術、檔案管理信息化流程以及專業化知識等全面學習。可向內部聘請專家，指導人員利用管理系統展開管理工作;還可組織人員到其他企業當中，學習優秀管理經驗。在交流過程，不斷提高管理水平。發揮人才在規范化檔案管理中的價值，能夠收集到全面的信息資料，把控管理期間信息接收環節，對于重要的檔案信息，設置專業檔案，明確管理重點，革新管理模式。將以往單一化管理模式逐漸轉向集中化管理，高度整合國企內部檔案資源，開發其利用價值，對于普通檔案資源共享，對于機密檔案做好保密工作，挖掘檔案信息價值，提高管理工作有效性。除此之外，還需要求管理人員對于《檔案法》及時學習，提高其法律素養，對于檔案規范化管理重要性有明確認識，為國企檔案的規范化管理提供人才保障[3]。

結束語：總而言之，國有企業當中，檔案信息十分重要，其中記錄了國企發展重要信息，屬于其內部無形資產。在國有企業不斷發展過程，檔案管理工作模式也出現了諸多變化。使用以往管理模式和當前檔案管理切實需求出現不相符的問題。對此，需要國有企業面臨現實問題，尋找檔案管理的規范化路徑，與時俱進，更新觀念，探索出切實可行的管理之路，為企業檔案的規范化建設提供支持。

參考文獻：

[1]楊祎.關于國企檔案規范管理探討[J].大科技，2020，（08）：14.

[2]管海鴻.關于新時期國資國企檔案規范化管理的幾點思考[J].城建檔案，2020（6）：28-29.

[3]秦振萍.淺談特大型國企檔案的規范化管理[J].青年時代，2018，（16）：286-287.

作者簡介：

劉婷婷（1988-），女，漢族，四川省綿陽市，本科，檔案管理，國投新疆羅布泊鉀鹽有限責任公司。