新環(huán)境下機構(gòu)編制檔案管理策略

孫夢斯

摘要： 機構(gòu)編制檔案主要是指在編制范圍內(nèi)對機構(gòu)工作人員工作情況加以記錄的參考性文件，檔案處理將工作和資料記錄之后便于工作人員信息的查看，屬于比較重要的信息資料，新環(huán)境下，為了便于相關(guān)部門能夠依法工作，需要加強新時期下機構(gòu)編制的檔案管理的研究和完善。

關(guān)鍵詞： 新環(huán)境; 機構(gòu)編制; 檔案管理; 策略

檔案記錄是對真實事件及信息的具體反映，對機構(gòu)編制管理工作而言，其主要是在機構(gòu)和企業(yè)的人員配置及數(shù)量管理等方面所開展的管理工作，其中機構(gòu)編制的檔案管理是要對機構(gòu)內(nèi)的工作記錄和信息管理。

一、機構(gòu)編制檔案管理問題

（一）檔案的現(xiàn)代化與信息化需求不相適應

在社會信息化程度加強的情況下，大數(shù)據(jù)時代下，各行各業(yè)也就加強技術(shù)變革的實現(xiàn)，檔案工作也需要能夠和時代發(fā)展融合在一起，利用自動識別技術(shù)對借閱檔案進行管理，利用檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接加強電子文件的全程管理，備份所屬機構(gòu)的電子數(shù)據(jù)信息，從而構(gòu)建電子文件管理中心，數(shù)字檔案室、及智慧檔案室的建是檔案信息化建設的方向。原有的手工操作和封閉管理模式等已經(jīng)無法有效滿足各個方面對檔案信息的需要，對檔案工作應有的作用的發(fā)揮也會造成不利影響，使得檔案的原始價值不斷降低。

（二）人員素質(zhì)與新時期檔案管理要求不相適應

檔案工作人員在配備的時候，人員素質(zhì)在一定程度上也會檔案管理工作開展存在著限制作用，通常僅僅有一兩個人就需要對整個單位的檔案工作處理，且多數(shù)人員還屬于兼職人員或者返聘退休的人員，這些人員本身對檔案業(yè)務知識內(nèi)容缺少系統(tǒng)化的學習，沒有比較固定的檔案知識理論結(jié)構(gòu)，也不具備豐富的工作經(jīng)驗，尤其是當前檔案管理應用知識內(nèi)容的匱乏也在成可以更好滿足新時期檔案管理需求的人才明顯不足。檔案管理工作并不再是整理案卷的手工簡單工作，這一工作在具體開展的時候需要更加注重檔案干部隊伍的人才培養(yǎng)，推動檔案工作人員的綜合素質(zhì)提升。

二、新時期機構(gòu)編制的檔案管理策略

（一） 提高檔案管理人員的自身業(yè)務能力和素質(zhì)在對檔案管理工作人員培訓的情況下有效提升管理人員自身的業(yè)務水平。一是積極鼓勵機構(gòu)編制檔案管理人員不斷學習新的知識內(nèi)容，定期組織相關(guān)工作人員積極參與到各種檔案業(yè)務培訓工作中或到先進地區(qū)學習借鑒相關(guān)經(jīng)驗。二是邀請檔案管理專業(yè)人員對本機構(gòu)檔案管理人員實施業(yè)務指導，通過組織管理人員學習使得檔案管理人員的視野得以拓寬，了解檔案工作的最新情況及動態(tài)，熟練掌握檔案學科新理論和新技術(shù)，有效改進檔案工作。最后對工作人員的考核辦法和獎懲制度等內(nèi)容有效完善，促使檔案人員能夠有效適應新的發(fā)展形勢，從而提出新思路，對新問題有效解決，突破傳統(tǒng)管理模式的限制，在機構(gòu)編制檔案管理方面也得到新的發(fā)展。

（二） 促進管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。首先檔案管理在具體實施的時候，需要能夠做到程序化管理，在簡潔實用和比較容易操作等原則的支持下，有效研究機構(gòu)編制檔案管理程序。在對這一程序應用的基礎(chǔ)上不僅需要對檔案目錄需要有效輸入和輸出及檢索實施，也需要對檔案進行有效統(tǒng)計和匯總處理，從而打破傳統(tǒng)管理的局限。其次庫房管理也需要逐漸智能化，根據(jù)庫房管理智能化的要求，機構(gòu)編制相關(guān)部門實施檔案管理的時候，需要對檔案室配置智能控制系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案室的智能化管理，提升檔案材料存放的質(zhì)量。最后，隨著網(wǎng)絡技術(shù)的普遍應用，檔案傳閱也要逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡化發(fā)展，機構(gòu)編制檔案管理工作開展的時候也需要將歸檔的文件材料掃描入電腦，在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上確保檔案材料的質(zhì)量，節(jié)省工作人員的傳閱時間，提高機構(gòu)工作人員的工作效率。

（三） 及時做好檔案解密工作。在檔案管理工作開展的時候，需要注重保密原則，在這一基礎(chǔ)上強調(diào)開放性原則，根據(jù)新環(huán)境變化情況有效得出相關(guān)機構(gòu)編制檔案解密的建議。對一些實際工作中需要保密且保密時間比較短的檔案資料在管理的時候要及時解密，積極提供利用。對一些不分主次和不分輕重的檔案資料在管理的時候需要將這些資料視為重要機密加以管理和保密處理。作為檔案保管人員也要積極主動創(chuàng)造條件，挖掘?qū)嶋H工作具有較大利用價值的檔案資料為經(jīng)濟社會發(fā)展提供更好的服務。

三、結(jié)語

在機構(gòu)編制檔案管理的時候，在受到環(huán)境影響的情況下，需要關(guān)注和重視增強檔案管理人員的素質(zhì)，推動檔案管理人員能夠滿足檔案管理工作的要求，提升檔案資料的標準，推動檔案管理的現(xiàn)代化和信息化程度加深，使得機構(gòu)編制檔案管理工作效率有效提高，且不斷推動檔案管理工作能夠較大幅度提高到新的發(fā)展水平，推動機構(gòu)編制檔案自身的作用可以更好的發(fā)揮出來。

參考文獻：

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