新時期檔案管理工作的思考

黃翊鵬

摘?要：檔案可以說是記錄人們在學習和工作當中發展到一定階段的相關產物，同時，也是人類社會發展到一定階段的產物，更是社會文明進步的重要標志。從古至今，不管是在學習方面還是在工作方面或者是在其他方面，檔案都可以記錄真實有效的各種信息，比如從歷史的角度來講，檔案不僅可以向世人提供真實的歷史事件，還可以清晰地展現出各個朝代從盛到衰的歷史變遷;而從目前來看，檔案就是現如今社會發展的進度歷程，主要記錄著我們國家在各個方面的發展和社會建設的進步。因此，本文就以新時期下檔案管理的工作加以探討，僅供相關人員參考。

關鍵詞：新時期?檔案?管理工作

中圖分類號：G271??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）08-00-01

一、新時期檔案管理工作中遇到的問題

1.檔案的現代化與信息化需求不相適應

現如今社會基本上已經步入信息化時代，各個領域也都在技術方面進行變革，因此，對于檔案管理這項工作來說，也需要跟隨時代的步伐。從目前來看，檔案管理工作已經開始應用自動識別技術管理借閱檔案，并通過檔案管理系統與辦公自動化系統兩者相對接，來實現對電子文件的全面管理和完好保存。由于信息化技術在不斷更新發展，因此，對于原有的電子檔案和電子文件還需建立相應的備份所屬機構，讓原先的電子數據信息分別形成電子文件管理中心、數字檔案室、智慧檔案室等，而從目前的檔案工作發展趨勢來看，檔案工作也越來越趨向于檔案管理標準化、檔案管理工作程序化、智能查詢快捷化等。對于傳統的檔案管理工作，不僅會很難滿足需求方對檔案信息的需求，還會在很大程度上降低檔案工作本身所具有的各種作用，同時，也降低了檔案工作最原始的價值。

2.人員素質與新時期檔案管理要求不相適應

對于檔案管理工作人員來說，不僅要有專業的檔案管理知識，還要有較高的涵養素質水平，然而如今大多數檔案管理工作人員的配備在不同程度上受到了編制定員的限制，因此，一般情況下也就只有一到兩個人對整個單位的檔案管理工作進行全面負責，并且如果在工作較多且人員忙不過來的情況下還會另外聘請一些兼職人員或者其他退休人員來進行相應的檔案管理工作。而對于這些人員來說，他們根本就不具有專業的檔案業務知識，也缺乏在檔案管理方面的系統學習，沒有穩固的檔案知識理論結構和豐富的工作經驗。而在當下新時期的檔案管理工作中，不僅需要專業的復合型人才，還需要具有豐富的現代化檔案管理應用知識，所以，這就需要檔案管理領導層要更加注重檔案管理工作，加大檔案人才隊伍建設的力度，及時引進先進的檔案管理技術，確保能夠跟上新時期信息化社會的步伐，保證人才隊伍的穩定和建設，提升檔案管理工作人員的綜合素質。

二、新時期檔案管理工作的探究

1.完善檔案工作制度和規范

一般情況下，檔案的工作內容和相關制度都是隨著單位中心的工作而做出相應的改變，如今，隨著新時期的到來，關于檔案的制度規范也應當發生相應的改變。在2006年，國家檔案管理局就已經發布了有關重要文件和重要材料的歸檔范圍和相關保管期限的規定，而且隨著各行各業新業務工作的順利開展，不僅出現了新的專業檔案，還會不定時地對新類型檔案會議進行召開等，而這些工作也都需要按照相關規定對該單位的重要文件材料的歸檔范圍和保管期限進行補充修訂。在新時期社會背景下，新的檔案類別也相繼出現在大眾視野，比如紙質檔案數字化、電子文件的全程管理化等，這些新生事物的出現也都在積極影響著檔案工作的管理，而電子文件歸檔管理辦法和信息公開辦法以及在線借閱制度等，這些也都需要結合該單位的工作實際來對檔案管理的相關制度規范進行準確制定或確定修訂標準。相關檔案部門對本單位的系統檔案管理方面，也應該進一步完善和鞏固檔案管理工作的工作方向。

2.加強檔案工作的全程管理力度

檔案工作應該融入單位管理工作的各個環節，以此來實現中心工作全過程檔案的歸檔管理。而在各項工作開展的過程中，首先就要做好相關檔案工作的全程跟蹤服務，在此過程中，也要對重要文件材料的收集歸檔加以重視，并了解需要方對檔案信息的各種需求，進而可以有針對性地為他們提供相應的檔案信息資源服務。對于單位重點關注的各項工作和重要文件的起草工作，檔案部門一定要及時參與其中，進而來確保對重要文件的形成和歸檔進行全程監督指導。如果是重大事項的歸檔工作，檔案部門需提前參與其中，并對其進行監督指導和及時建立完善的檔案工作規范，按時完成對重大事項的歸檔工作。

3.推進檔案信息化發展進程

隨著新型信息技術的不斷涌現，相關檔案管理部門可依據信息技術加強檔案資源的控制力度，進而來提供網絡信息資源服務。所以，對于檔案管理工作，各個單位應該利用先進的網絡技術來改變檔案管理工作，并按照國家有關規定標準建立數字檔案室，實現文件歸檔的數字化、增量電子化，同時，對所屬單位的檔案信息化工作進行指導和規范，進而來建立檔案目錄中心和電子數據中心。

首先，需要對管理制度進行創新，工作是否能夠順利進行主要依托規范化的制度支撐。所以，需要針對現階段管理制度不健全的現象，做好管理制度的創新工作，進一步提升檔案管理書評，彰顯檔案管理工作的創新發展。針對新時期檔案管理人員來說，需要能夠結合實際狀況在現階段檔案管理法律法規上做好檔案管理制度的完善，建立相應的獎懲制度，從而提升檔案管理工作人員的積極性和科學性。

其次，要能夠做好檔案信息化建設的應用，數字圖書館、電子檔案館都如雨后春筍般出現，利用信息技術來對檔案加以管理，不僅能夠減少檔案管理人員的工作強度，還能夠提升檔案管理工作效率。信息化建設要求管理人員要能夠更新管理手段，應用計算機信息技術以及其他相關的技術來避免傳統檔案管理出現錯誤的可能性，創造出更大的經濟以及社會效益，讓檔案管理工作順利進行，促進檔案管理實現可持續發展。

結語

綜上所述，檔案管理工作必須緊跟社會發展的步伐，依靠信息化技術來實現檔案現代化管理，而想要進一步做好新時期檔案管理工作，就必須及時引進先進的檔案管理技術，培養專業的檔案管理人才，并不斷轉變改善過程，及時的發現問題和解決問題，借鑒和學習新的檔案工作管理模式，進而可以對檔案管理模式進行改革創新，推動檔案事業的健康穩定發展。

參考文獻

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