加油站檔案規(guī)范化管理探析

吳淑云

摘?要：文章對加油站檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了分析，提出要從四個方面著手規(guī)范檔案管理，進一步完善檔案管理制度、進一步統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、進一步采用先進管理手段及進一步提升檔案人員素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：檔案?加油站?檔案管理

中圖分類號：G271??文獻標(biāo)識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）08-00-01

一、加油站檔案管理的現(xiàn)狀分析

加油站是開展居民用油服務(wù)的主要場所，近年來，隨著私家車數(shù)量的持續(xù)增長，居民的用油量也逐步增多，企業(yè)也加大對加油站的投資力度，完善加油站基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。但客觀記錄加油站各類活動的檔案卻仍然未引起企業(yè)的高度重視。加油站檔案主要包括加油站基建項目檔案、安全生產(chǎn)檔案、消防檔案、員工培訓(xùn)檔案、客戶檔案卡等等，是加油站有序運行的重要財富。但長期以來，我國加油站檔案管理尚未形成規(guī)范化制度，對加油站檔案重視程度不夠，加油站檔案管理工作的水平處于較低水平。

加油站檔案管理工作相對滯后，管理水平不高，究其原因，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是項目資金不足。一般而言，單個加油站的規(guī)模相對較少，項目建設(shè)資金也有限，為提高資金使用效率，在建設(shè)過程中更加注重業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，而檔案管理沒有足夠的資金保障，因而工作開展滯后。二是管理規(guī)范欠缺。檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，管理人員需具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。各加油站一般隸屬集團企業(yè)的一部分，需要統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)加油站檔案工作的開展，但很多企業(yè)往往忽視了統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定，從而導(dǎo)致加油站檔案管理不規(guī)范。

二、加油站檔案管理規(guī)范化管理策略分析

檔案的規(guī)范化管理離不開完善的制度保障和專業(yè)的人員保障，隨著社會信息化進程的逐步推進，檔案信息化建設(shè)也成為重要發(fā)展趨勢，加油站也應(yīng)緊隨時代發(fā)展步伐，逐步推進檔案信息化建設(shè)。檔案規(guī)范化管理應(yīng)從以下幾個方面著手：

1.進一步完善檔案管理制度

完善的制度是檔案規(guī)范化管理的重要保障，同一企業(yè)下屬的加油站分布相對分散，難以實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一管理，因此，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理機制以確保各加油站檔案的有序管理。

一方面，根據(jù)單位檔案工作實際，在遵循相關(guān)的法律法規(guī)與規(guī)章制度的前提下制定本企業(yè)的檔案管理制度。構(gòu)建四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)設(shè)置檔案總歸口管理處室，明確各二級單位業(yè)務(wù)管理部門的檔案管理職責(zé)，設(shè)置檔案管理片區(qū)負(fù)責(zé)人及加油站檔案員，明確各職能部門和人員的職責(zé)，理順檔案管理運行機制。另一方面，將各加油站檔案管理工作納入企業(yè)各年度工作計劃，安排一定的檔案管理專項經(jīng)費，為檔案管理工作的順利運轉(zhuǎn)提供資金支持，此外，將加油站檔案管理工作納入年度績效考核工作，通過激勵機制激發(fā)相關(guān)人員的工作積極性。最后，要根據(jù)加油站工作的實際對檔案管理制度進行動態(tài)完善，針對檔案工作遇到的新問題研究制定有針對性的應(yīng)對措施。

2.進一步統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

從當(dāng)前的實際工作來看，加油站檔案主要包括加油站基建項目檔案、安全生產(chǎn)檔案、消防檔案、員工培訓(xùn)檔案、客戶檔案卡等等，不同類型的檔案有不同的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如果沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，那在檔案的實際管理中會造成檔案混亂的情況。如加油站檔案的歸檔范圍與保管期限，則需企業(yè)進行統(tǒng)一規(guī)定，明確哪些檔案需要歸檔，各檔案的保管期限如何。為進一步規(guī)范檔案管理，公司研究制定了《工程文件圖紙管理規(guī)定（試行）》對項目工程文件圖紙的規(guī)范管理進行了系統(tǒng)規(guī)定，具有較強的可操作性，能夠指導(dǎo)各加油站的實際工作。此外，公司發(fā)布《工程項目竣工檔案管理規(guī)定（試行）》，其中的12個附錄規(guī)范性附錄就能夠為工程項目竣工檔案管理提供很好的參照，也為此類檔案的規(guī)范管理奠定了基礎(chǔ)。檔案管理工作涉及多個環(huán)節(jié)和多個類型，需要從全局出發(fā)，結(jié)合工作實際，統(tǒng)一檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，進一步推動檔案的規(guī)范化管理。

3.進一步采用先進管理手段

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案行業(yè)也面臨著信息化發(fā)展趨勢，電子文件的涌現(xiàn)要求檔案管理的手段要更加先進，與時俱進，加油站的檔案管理亦是如此。當(dāng)前，加油站針對汽車用戶的服務(wù)更加便捷與優(yōu)質(zhì)，自助加油、辦理會員、會員充值、加油付款等均通過網(wǎng)絡(luò)操作，而這些均是加油站業(yè)務(wù)工作的重要憑證，需要進行規(guī)范管理。運用現(xiàn)代技術(shù)給加油站工作帶來極大的便利，也對加油站的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。加油站檔案管理信息化建設(shè)可以從兩個方面著手：

一是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式積累了大量的紙質(zhì)檔案，檔案的利用必須實地開展，檔案利用的時間成本較高。信息時代，逐步推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，建立檔案管理系統(tǒng)，加強檔案的編目工作，可以通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站實現(xiàn)檔案的在線傳輸，為各地的企業(yè)員工提供檔案的遠程查閱服務(wù)，極大地提升檔案的利用效率，節(jié)省人工和時間成本。

二是加強電子檔案的管理工作。目前，加油站很多業(yè)務(wù)工作，特別是基礎(chǔ)的供油服務(wù)工作產(chǎn)生大量的電子文件，如加油客戶的付款信息、會員客戶的個人信息等，這些都真實地記錄了加油站業(yè)務(wù)實踐工作，具有一定的參考和憑證價值，需要進行有效管理。

4.進一步提升檔案人員素養(yǎng)

隨著加油站檔案工作信息化發(fā)展趨勢的加強，對檔案管理人員的要求也隨之增高，加油站檔案管理人員不僅需要具備一定的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，還需要掌握基本的計算機能力，能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)和計算機軟件實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理。提升檔案管理人員的素養(yǎng)可以從以下方面著手：一是注重新型人才的引進。在人才引進階段，注重其專業(yè)素養(yǎng)和計算機能力的考核，著力引進復(fù)合型人才。二是注重員工的繼續(xù)教育。鼓勵檔案人員參與各種形式的繼續(xù)教育，如檔案培訓(xùn)班、研討班，學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)講座，業(yè)務(wù)實踐活動等等。通過系統(tǒng)的培訓(xùn)幫助員工掌握檔案領(lǐng)域最新的動態(tài)和前沿知識。而從檔案管理人員自身來講，要注重自身素質(zhì)的提升，積極參與各種形式的繼續(xù)教育并通過自主學(xué)習(xí)來不斷充實自己。

加油站的檔案工作對于企業(yè)的長足發(fā)展具有重要的意義，但當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀還有待進一步提升。企業(yè)需對檔案管理工作給予足夠的重視，通過建立完善的制度理順檔案管理工作機制，此外，結(jié)合工作實際統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，引進專業(yè)人才，逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻

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