針對高校學生檔案管理問題的對策與研究

楊玫

摘 要：高校學生檔案記錄了學生在校期間獎懲、學習成績等各種記錄，從學生踏入校園起學校就會對學生進行檔案記錄，這份檔案會跟隨從學生時代到個人工作步入社會，跟隨一個人的一生。因此應加強對高校學生檔案管理，本文將進行對其檔案管理存在問題和采取何種措施管理檔案進行分析與研究。

關鍵詞：高校學生;檔案管理;對策研究

高效學生的檔案管理主要包括其檔案的整理與保存等，這些設備和工作的運行是否完善直接影響了高校學生的日后發展，企業也可以根據檔案情況對學生進行合理的篩選與考核。其影響到學生今后的發展與前途。所以，本文將深刻探討高校學生檔案管理中存在的問題，提出有效的解決方法。通過對于研究高校如何有序的科學地開展學生檔案管理，提高其檔案管理工作質量，保證其管理信息化，做出分析并提出有效的解決辦法與措施，保證高校學生檔案工作能夠順利完成。

一、高校學生檔案管理存在的問題

1.檔案管理理念和技術落后

一些高校存在檔案管理理念和技術相對落后的情況，高校檔案管理還停留在紙質管理模式。隨著信息化時代的來臨，檔案要求高效快速投遞方式，面對這種情況，某些高校的管理模式急需改善。借助現代先進技術，使用計算機可實現高效、準確、節約化管理模式，可將學生紙質檔案做成電子檔案，既節約資源又方便查找審閱。而近年來隨著各大高校的擴招以及電子技術的發展，學校的檔案數量也隨之增加。即使大部分學校都配備了先進的設備，但其真正能夠實現信息化檔案管理的卻不多。而檔案管理也應該用先進的技術，進行改革與創新。并且由于檔案接觸的落后，其檔案再利用方面也未完全發展出真實的用處。比如教師在入學前可以根據檔案先行了解學生。但由于其信息化的不足，老師不能夠及時的去查閱。并且一般而言，學生檔案在學生就業時也并沒有更好地發揮其用處，其實際書寫過于古板表面，檔案查詢不方便等。影響了企業對于學生的評估能力。而計算機技術也僅僅是起到輔助作用，沒有真正的運用在學生檔案上。

2.管理制度不完善

高校學生檔案還存在管理制度不完善的問題，由于沒有明確的管理制度，各院系對學生檔案管理松散，缺乏專業的管理人員進行管理，有的學生檔案由學生管理，有的放在學校檔案館，當學生畢業時就面臨檔案提取困難，各流程手續復雜混亂的局面。而且由于不同部門對學生檔案進行管理，學生在校期間的檔案不能夠及時進行記錄，造成檔案記錄缺失，缺乏有效性和及時性。有的高校對于學生檔案管理，書寫內容和格式沒有統一標準，在學生辦理檔案交接過程中，經常會由于沒有采用統一的辦理材料，而進行多次材料統一標準化修改。這些都是由于管理制度不完善所造成，既浪費學生的時間又降低了學校的辦事效率。

3.管理隊伍建設薄弱

高校檔案管理作為學校管理工作的重要組成部分，應受到學校領導重視。對于高校檔案管理工作人員，也應加強管理培訓學習。目前各高校缺乏專業的檔案管理人員，大多數都不是本專業相關人員，有可能是兼職人員、學生或退休人員進行管理，由于工作人員流動性較強這在很大程度上限制了檔案管理工作的建設。

4.檔案管理思想意識薄弱

在檔案管理工作中由于管理制度的不健全，在管理過程中，教師可能會要求學生幫忙整理檔案。而一份檔案詳細記錄了每位學生的具體情況，例如家庭信息，獲獎情況，個人身體狀況等涉及到個人隱私的信息，這時如果信息被泄露，會對學生產生不良后果。而對于檔案管理過程中，教師和學生都面臨著管理松懈，管理意識薄弱，管理得不到重視的尷尬局面。如教師在與同學進行檔案交接過程中，對于檔案交接填寫相關材料得不到重視，填寫時不認真按規定填寫，導致信息填寫失誤，耽誤后續手續辦理。對于填寫過程中字跡潦草、錯別字等現象也是屢屢發生。其中有的學生對檔案管理缺乏認真負責的態度，在拿到檔案后沒有認真保管檔案不知所蹤，此類事情也經常發生。

5.高校檔案管理缺乏有制約性的體制

高校檔案管理工作主要由各學校自己監督管理，國家沒有對高校檔案管理工作進行監督檢查，這也使得高效檔案管理工作受校方決策管理因素影響較大。現階段高校的學生檔案教育部或檔案管理部門并沒有強制規定由哪個部門管理，有些是由高校的檔案館來管理，有些是由各學院來管理，有些是由學生就業處來管理，這種各自為政的管理方式就面臨著缺乏公平與公正性的原則，使得個別人員鉆了管理制度缺陷的空子。因此國家應該加強高校檔案管理工作的監督與檢查，并強制規定由哪個部門來管理，以便在出現問題時能查找責任者。

6. 學生檔案內容老套，信息過于簡單

目前而言，各個高校對于新生的檔案管理比較薄弱。所以在處理材料時許多材料沒有得到及時的整理，相關材料不齊全。而在平時活動中，會舉辦一些較為有意義的活動，但這些活動并沒有完整的記載在學生的檔案之中，缺乏系統的整理。導致最后無證可查，影響了其真實性和準確度。并且許多高校對于學生的記錄仍然是采用了傳統的模式。比如政治表現、學習成績、學歷、身體健康等，這樣的資料過于古板，沒有讓人充分意識到學生的個性化發展。并且在當今的全面化個性化的時代里，這樣的檔案并不能滿足企業的用人需求。

二、高校學生檔案管理工作的重要性

1.促進學生全面發展

高校學生檔案能夠反映一個學生在學校的日常狀況和學習情況。完善的學習檔案記錄能夠促進學生全面發展，高校學生檔案的建立是對學生全面接受素質教育的展現，對學生成長發育有積極作用。完善健全的檔案管理制度，能夠提高學生學習熱情和展現良好的競爭意識，推動學生努力學習，提高成績的信心。

2.為用人單位提供服務

高校對于學生的培養最終目標是走向社會，為國家做貢獻。企業在招收員工時除了考察員工的文憑和處事能力，對于員工的內在素養考察也尤為看重。學生檔案是每位學生道德素質和在校期間學習成績的體現，所以全面準確的信息檔案方便每個用人單位對雇傭員工的全面了解。

3.推動高校全面發展

高校學生檔案建立工作是高校全面發展不可或缺的部分，對于建立健全高校制度起到重要的推動作用。在學生檔案建立的過程中會存在許多問題，對于這些問題高校應采取合理的解決辦法，歸納總結吸取經驗為今后工作開展奠定基礎，推動校方教育事業的發展。隨著每年的擴招，大量學生進入校園，高校檔案管理工作也面臨著極大挑戰，這就要求高校加強檔案管理工作，制定合理、科學的檔案管理制度，以更加優化和準確的工作效率服務廣大師生。推動高校全面運轉。

三、高校學生檔案管理工作的對策

1.健全管理制度

高校學生檔案管理工作作為學校教學管理工作的重要組成部分，學校領導應加強對于高校學生檔案管理制度的建設與完善。根據上級的文件和精神，結合學校的實際制定適合本校規范、完整、有針對性、可操作性的管理制度，把管理工作分配到各個工作人員，分工明確減少人員浪費。以科學先進的管理制度加強高校學生檔案管理工作，利用電子信息檔案記錄技術整合檔案信息，做到信息查找簡便明確。嚴格要求學校檔案管理工作人員，工作中認真負責，把檔案管理工作作為日常基礎工作，使管理工作不被邊緣化，同時加強工作人員管理培訓制度的建立與完善，定期對管理人員進行崗位培訓并作為考核項目，堅持統一監督、規范的原則來加強監督與指導。

2.加強學生檔案信息化建設

利用現代化信息建設，加強學生檔案信息建設服務功能，對檔案進行合理分類進行電子化檔案管理，可實現檔案管理的高效、快捷、方便查詢等特點，隨著現代化電子信息發展，越來越多辦公程序都可以在互聯網上進行，每年新生人數都在增加，對于高校學生實施電子化檔案信息管理尤為重要，電子化檔案管理既節約資源又能夠增加檔案信息存儲容量，對于檔案的查詢與辦理能更加高效與快捷，這就形成了一種新的檔案管理模式，利用此模式能大大提高了檔案管理工作的效率。并且高校檔案管理的同時，要真正認識到信息技術的跨空間、跨時間性質。通過網絡技術平臺了解當代高校學生的思想動態，從學生的角度出發，建立一個更民主、更開放的管理空間。并且以校園里現有的網絡平臺作為依據找出突破點，宣傳當代的先進教育思想，建立一個更好為學生服務的檔案管理平臺。學校的管理部門應該積極對此展開探討，充分的發揮計算機技術人才的作用，共同創建一個學生認可，效率高，安全系數高的學校檔案平臺。

3. 強化師生檔案管理意識

加強對教師和學生檔案管理意識的宣傳活動，加大宣傳學生檔案及檔案工作管理的重要性，使他們在思想上得到重視。在行動上作為工作人員要加強自身言行，給學生樹立一個良好榜樣，認真對待每一位學生的檔案交接工作，確保檔案完整及時交到有關部門。對于學生可能不知道檔案的重要性，在這方面校方也應加強對學生檔案知識的普及，定期在師生間開展活動宣傳知識有獎問答活動，把宣傳任務交給老師和學生使他們能真正參與其中，宣傳好檔案管理規定和注意事項。讓學生認識到檔案管理工作的重要性，重視檔案管理，如在檔案管理過程中出現問題，應及時進行報告說明，努力把問題最小化。并且建立檔案管理意識的同時，需要制定嚴格的工作流程，將現代化的教學理念與學生的工作充分的緊密連接。讓學生們正確認識檔案管理的重要性，讓他們對檔案有正確的了解，在填寫資料時告訴他們要仔細認真。并且教師也應該宣傳檔案的重要性，相互配合有利于推進檔案的規范化與現代化。而檔案的內容也必須要真實，符合當代的高校學生的自身情況。

4.豐富檔案內容

目前學生的檔案內容主要包括家庭情況、學生在校獲獎情況等，這些檔案內容往往枯燥乏味，校方可以豐富學生檔案內容。增加學生道德素質誠信檔案，通過學生參加公益活動的記錄信息來對學生思想道德水平，思想素質做出全面評價。還可以增加學生參與的學校趣味活動、榮譽活動、區級比賽等內容。這樣通過多方面對學生進行全面的了解與評價，也使得學生在以后的升學和工作中，方便接收單位能對其基本概況進行了解。

5.加強學生個人隱私保護

檔案是對學生個人情況詳細的記錄，在檔案管理過程中應由專人管理、記錄歸檔，做好保護學生隱私的工作。對于在檔案交接流轉過程中做好各項記錄，校方應按相關程序進行嚴格把控，禁止非工作人員違規查閱學生個人檔案，同時學校檔案管理工作者也應做好檔案的保密工作，對于在工作中出現對學生個人隱私泄漏行為應進行嚴懲。

6.檔案及時歸檔

學生在校期間檔案信息會隨著學生的平時表現時刻記錄在檔。針對大批量學生的信息記錄，校方在做完相關材料的整理后應及時歸檔，防止檔案處理過程中出現遺漏、差錯等問題，同時也要保證檔案信息的真實性、有效性。校方也應根據檔案情況進行合理化分類，并制定統一的表格，落實到人，如果出現了遺漏和差錯，也能找到責任者，并給予相應的處分，既方便學生檔案信息的查詢，也讓負責檔案歸檔的工作人員增強責任意識。而隨著我國信息化的程度加深，計算機的先進技術已經在各個領域中開始被人們運用，并且高效的登記或者是錄取環節都已經逐步的實現信息化。所以要對管理人員進行計算機網絡專業的培訓，幫助其進行信息化管理的同時，確保學生們的檔案在傳遞過程中的安全性。尤其是每年的畢業季，或是錄取季。其檔案居多，內容較雜，必須設置合理的歸檔方式。而且確保其檔案傳遞過程中的安全性。無論是對于錄取生或者是畢業生，都需要進行安全管理，保證其檔案及時的送到用人單位或者是教育部門。

7.提高檔案管理人員素質

首先加強人員管理素質，強化檔案管理人員的思想覺悟，作為一名檔案管理人員應該有責任心，在檔案管理過程中應具有大局意識。其次，校方應加強檔案管理人員的知識業務水平，提升人員素質，并且要做到責任與義務的同時落實，落實每一名管理人員的義務，在出錯時相關管理人員也應當勇于承擔責任。并且對管理人員定期開展培訓工作，加強現有工作人員的培訓。然后另一方面也需要增加一些新的具備檔案管理能力的復合型人才，以此來提升管理人員管理水平和管理素質，全面提高檔案管理人員的素質與能力，有助于學校檔案工作的順利進行，實現學校整體管理水平的提高。

高校學生檔案是對學生在校期間學習生活的記錄，這以后大學生就業，為就業部門提供相關個人考察情況作為重要參考依據。所以本著對每位學生認真負責的態度，高校應嚴格管理學生檔案。對于在管理過程中出現的問題，應及時采取相應的措施得以妥善解決。運用現代技術建立高效、科學、規范的管理模式，更好的為學生服務，體現高校應有的管理能力。

四、結束語

綜上所述，加強高校學生的檔案管理是必不可少的，對于學校中的檔案管理學校應該結合大數據時代的背景將其充分的展現出來，結合信息化將檔案的技術進行革新，并且按照信息化的步驟將檔案充分的保管好。以便日后能夠盡快的導出檔案或者是查看檔案，保證辦事的效率和時效性。除此之外，在高校學生的檔案管理中，學校應該完善檔案的內容以及管理制度，學校要根據自身的發展，找出自身所存在的高校學生檔案管理的弊端。進行合理的對策研究。采用適合自己學校的檔案管理方法。

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（作者單位：成都大學檔案館）