企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式思考

張翼穎

摘 要：在企業(yè)對企業(yè)整體進(jìn)行管理的過程之中，尤為重要的一項工作內(nèi)容即為對檔案施行的管理工作。由于企業(yè)的檔案中不僅包含著企業(yè)的重要數(shù)據(jù)，同時也包含著企業(yè)經(jīng)營過程中全部的信息資料，所以，企業(yè)檔案對企業(yè)未來的發(fā)展發(fā)揮著舉足輕重的重要作用。因此，本文將針對企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中發(fā)現(xiàn)的問題做出研究，并且提供了對企業(yè)施行企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的策略，希望能夠為從事企業(yè)檔案管理相關(guān)工作的人員提供具有參考價值的參考資料。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 ;管理創(chuàng)新 ;服務(wù)模式

現(xiàn)階段，我國已在社會發(fā)展和科技研發(fā)的領(lǐng)域取得了較為突出的成就，并長期處于迅猛發(fā)展的狀態(tài)之中，這代表著我國早已踏入了信息化時代，處于信息化時代之中，各種問題也不斷顯露出來，比如企業(yè)的檔案管理部門出現(xiàn)的問題。企業(yè)的檔案部門的作用是存儲與管理企業(yè)整個發(fā)展進(jìn)程之中全部的信息數(shù)據(jù)，若企業(yè)的檔案管理部門不能跟隨時代前進(jìn)的步伐，就容易致使信息處理的效率低下與企業(yè)信息數(shù)據(jù)容易遺失的問題發(fā)生。所以，為有效避免這些情況的發(fā)生，就務(wù)必要針對企業(yè)檔案的管理進(jìn)行持續(xù)的創(chuàng)新、對企業(yè)檔案的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新方面的探究，進(jìn)而有效確保企業(yè)能夠得到持續(xù)的良好發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1.1企業(yè)檔案管理部門對企業(yè)檔案管理的認(rèn)知較為淺薄

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作之中存在的尤為重要的問題為，不管是企業(yè)的檔案管理人員亦或是企業(yè)的工作人員均缺乏對企業(yè)檔案管理的全面認(rèn)知。部分企業(yè)的管理層更加看重企業(yè)所獲得的經(jīng)濟(jì)收益，從而忽視了檔案管理對企業(yè)發(fā)展的不可替代的重要地位，并且大部分企業(yè)的內(nèi)部工作人員，普遍的看法是企業(yè)的檔案部門不具有實質(zhì)性的工作、其屬于企業(yè)檔案管理人員的工作范疇、和企業(yè)員工的工作沒有任何關(guān)系，然而在工作人員需使用檔案的情況下才注意到檔案部門不可替代的作用，同時會感覺到使用檔案的相關(guān)手續(xù)太過繁雜。

1.2缺少對企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度

大部分的企業(yè)在對檔案進(jìn)行創(chuàng)建和存儲以及銷毀時，缺少規(guī)范制度的依據(jù)，若對檔案進(jìn)行創(chuàng)建和歸檔時，在缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的情況下，很可能會致使整個流程處于混雜的狀態(tài);若在存儲檔案時缺少相應(yīng)的規(guī)范制度情況下，很可能會致使檔案部門所負(fù)責(zé)存儲的有關(guān)檔案，不能夠做到及時的整理與歸檔，更嚴(yán)重的情況是很多檔案的裝訂太過潦草，與其他檔案混淆著存儲進(jìn)檔案庫內(nèi);若在對檔案進(jìn)行翻閱與銷毀時，缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的情況下，很可能會有手續(xù)不完整、交接不清晰的問題出現(xiàn)，這將對之后對企業(yè)檔案進(jìn)行查詢時造成各種不便。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的有效措施

2.1提升企業(yè)工作人員對企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識

為促進(jìn)企業(yè)做好檔案的管理工作，最重要的切入點即為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，要對檔案管理工作提起高度的重視。其一，處于企業(yè)發(fā)展的任何時期，都不能夠不重視企業(yè)檔案管理工作的重要地位，更要督促企業(yè)的任何人員在履行自己的職責(zé)的過程中，注重提升檔案管理工作的工作質(zhì)量。而且，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者更要發(fā)揮其重要的模范作用，努力改變其他人員的整體觀念，要注重持續(xù)提升企業(yè)人員的整體綜合素質(zhì)，才有利于檔案管理部門的整體綜合素質(zhì)的進(jìn)一步提高，為企業(yè)檔案管理工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2促進(jìn)傳統(tǒng)的管理模式從分散變?yōu)榧?/p>

以往的企業(yè)的檔案管理模式更多的是應(yīng)用分散式的管理模式，形式也較為單一，其涉及到的檔案中更多的是該單位的平時工作和調(diào)動等等方面的檔案，在很大程度上制約了檔案管理工作重要作用的體現(xiàn)。然而很長一段時期以來伴隨我國企業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案來源與其包含內(nèi)容同時向多元化的方向持續(xù)改變。更多的企業(yè)若想不斷提高檔案管理的水平，就要合理的考慮在特定的區(qū)域或是在行業(yè)的范圍之內(nèi)對檔案管理中心的做出較為集中的建設(shè)，設(shè)置具有專業(yè)技能的檔案管理人員，同時對檔案完成分類管理。

2.3積極增強(qiáng)從事檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

我國早已步入了大數(shù)據(jù)的全新的時代，這樣的一個時代是高度信息化的時代，也正因如此，才要求企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要配備更多的信息處置專業(yè)技術(shù)人員和信息分析與研究人員，這部分人員的專業(yè)技能務(wù)必要滿足相應(yīng)的實際需求，如是才可以保證整體的檔案管理工作的工作質(zhì)量達(dá)到實際要求。而且，從事檔案管理的工作人員更需配備具有專業(yè)技能的數(shù)據(jù)庫更新人員，同時還要有具備專業(yè)技能的計算機(jī)設(shè)備管理工作人員，如是才可以在大數(shù)據(jù)時代中完成好企業(yè)的檔案管理工作，而且也很好的體現(xiàn)出了在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案的管理工作對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)給予了更高的標(biāo)準(zhǔn)。因此，企業(yè)的檔案管理工作人員需要堅持持續(xù)完善自身的管理理念，不斷提升檔案管理人員團(tuán)隊建設(shè)的質(zhì)量，極力培育與保留企業(yè)中檔案管理工作的優(yōu)秀人才，更要持續(xù)的采用更多的綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才。于大數(shù)據(jù)時代之中，企業(yè)檔案管理工作人員，務(wù)必要具有足夠的有關(guān)于檔案管理工作的基本知識。

2.4要不斷對檔案管理制度和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新

若想最大限度的提高企業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作的工作質(zhì)量，就務(wù)必要堅持持續(xù)的創(chuàng)新檔案管理的管理制度以及管理方式，從嚴(yán)促進(jìn)檔案管理工作保持長期的常態(tài)化發(fā)展。從具體措施的角度來說，企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行需要確立更為規(guī)范的制度，對檔案管理的管理理念進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，提高管理人員的思想意識，從而確立出最為貼近于企業(yè)現(xiàn)實狀況的檔案管理方式以及制度，而且在實際施行的過程當(dāng)中堅持要落到實處，如是才可以切實高效的體現(xiàn)出企業(yè)檔案管理的重大作用。而且還需要制定出兼職檔案聯(lián)系員制度，其原因是如是能夠很好的打破以往老舊的檔案收集模式，同時要不斷創(chuàng)新檔案的基本思路，將檔案的材料收集源頭作為切入點，堅持將制度落到實處。

2.5充分利用數(shù)字化技術(shù)來進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作

處于大數(shù)據(jù)時代之中，企業(yè)的檔案管理工作，務(wù)必要全面的融入進(jìn)大數(shù)據(jù)的發(fā)展進(jìn)程之中，所以企業(yè)的檔案管理工作，就務(wù)必要加快推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程與數(shù)字化的建設(shè)，其原因是這樣才可以更加高效的完成企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展。而且，由于處于大數(shù)據(jù)的時代背景之下，檔案管理工作本身是一項較為繁雜的工作，因此就使數(shù)字化的檔案管理工作自身具被較高的危險性，如是便需要不斷強(qiáng)化電子檔案的管理工作的安全建設(shè)，于這樣的一個過程之中更需要及時的針對檔案的信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷地優(yōu)化與完善，最后讓檔案的安全性不會受任何影響。

三、企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新策略

當(dāng)企業(yè)專注于對檔案的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新時，能夠?qū)⑦@樣幾點作為最佳切入點：其一，建立起較為完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體質(zhì)。在計算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)滲透進(jìn)企業(yè)檔案管理工作之后，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員便可以于網(wǎng)絡(luò)之中建立網(wǎng)站，完成對檔案匯集和整理方面的工作，同時還能夠把企業(yè)的網(wǎng)站同政府部門的網(wǎng)站建立有效的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而提高對網(wǎng)站中檔案的查詢效率。其二，建立企業(yè)的電子檔案。通常情況下的檔案的材質(zhì)為紙質(zhì)，于是就需要對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行歸檔與存儲，企業(yè)電子檔案同樣也需要進(jìn)行歸檔存儲，然而企業(yè)的電子檔案能夠建立屬于企業(yè)的檔案庫，在企業(yè)的檔案庫之中僅保存對于企業(yè)來講比較重要的檔案資料，可以對檔案庫進(jìn)行密碼的設(shè)置，設(shè)置檔案庫密碼不但可以有效提高企業(yè)檔案的保密程度，更能夠在確保企業(yè)檔案的管理效率情況下，為企業(yè)的進(jìn)一步良好發(fā)展提供有效保障。

【結(jié)語】總而言之，現(xiàn)階段企業(yè)檔案的管理工作之中依然存在亟待解決的現(xiàn)實性問題，比如：缺乏對企業(yè)檔案管理的全面正確的認(rèn)知、缺少對企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度，諸如此類的問題不但會影響企業(yè)檔案部門實際運(yùn)作的效率，更會在很大程度上對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生較為嚴(yán)重的負(fù)面影響。所以，務(wù)必要對企業(yè)檔案的管理和服務(wù)模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，最大限度的提高企業(yè)檔案部門處理信息數(shù)據(jù)的效率，全力推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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