民辦高校教學秘書工作探析

[摘 要] 民辦高校的教學秘書起著學校和教師、學校和學生、教師和學生之間的溝通和紐帶作用，但民辦高校的教學秘書工作卻具有與公辦高校的教學秘書工作所不同的特點。文章基于民辦高校教學秘書所要完成的主要職責，考察民辦高校教學秘書工作所具有的特點，解析當前民辦高校教學秘書的困惑，并給出相應解惑構想。

[關鍵詞] 民辦高校;教學秘書;教學管理

[基金項目] 福建省重大教育教學改革項目“現代工程教育理念下的工程坊實踐教育體系建設與運行研究”（FBJG20180208）

[作者簡介] 馮良貴（1968—），男，江西興國人，教授，博士，主要從事數學、民辦高等教育管理。

[中圖分類號] G642? ? [文獻標識碼] A? ? [文章編號] 1674-9324（2020）37-0019-02? ? [收稿日期] 2019-11-18

一、引言

在我國，民辦高校是指由企業事業組織、社會團體及其他社會組織或公民個人用非國家財政性教育經費，面向社會舉辦的高等學校。民辦高校的辦學歷史一般不長，辦學經費也主要由學校舉辦方通過各種渠道籌集而得，這導致民辦高校普遍起點低、基礎差。這些決定了民辦高校的教學秘書工作具有與公辦高校所不同的特點。本文基于民辦高校教學秘書[本文中均指學院（系）里的教學秘書]所要完成的主要職責，考察民辦高校教學秘書工作所具有的特點，解析當前民辦高校教學秘書的困惑，并給出相應思考及解惑構想。

二、民辦高校教學秘書工作的主要職責及特點

以我校為例，一般說來民辦高校的教學秘書工作主要包含九方面的內容：一是負責學院的教務行政工作，協助管理好本院日常教學秩序，做好日常教學的組織管理、教學檢查工作，保證教學工作的正常進行。二是根據教學計劃要求，上報開課計劃，落實教材預定，上報教務處。三是負責所在學院每學期的排課工作，辦理教師平時的調、停課手續，各班課表發放。四是負責教師教學工作量的統計、審核工作。五是負責收集教學工作中教師和學生對教學的反饋意見和存在問題，并及時將信息反饋給院領導，及時做好教務處與學院之間的信息溝通。六是負責學院各班學生期中考試、期末考試、補考成績的統計、匯總工作。七是參與學院組織的各類教學檢查工作，協助完成學院教學計劃的制定。八是負責學院教學文件資料的整理歸檔工作，建立健全教師業務檔案，課程建設檔案和其他教學檔案，負責教學文件的收、發、保管，及時填報有關報表。第九項，也是最后一項，就是完成教務處和院領導交辦的其他工作。

從教學秘書的主要職責可看出，民辦高校的教學秘書起著學校和教師、學校和學生、教師和學生之間的溝通和紐帶作用。概括起來，民辦高校的教學秘書工作主要有以下特點：

一為繁雜性。教學秘書參與本學院（系）的全部與教學有關的工作，工作范圍廣，處處體現著繁雜性。

二是準確性。教學秘書工作特別要求準確性，因為教學秘書工作中稍有差錯，就可能導致教學事故的發生，擾亂正常的教學秩序，甚至影響一個學生的畢業和未來。

三為時效性。作為領導和教師、學校和學生、教師和學生之間的紐帶，教學秘書工作體現出需要及時、準確傳達信息的特點。

四是重要性。鐵打的秘書流水的院長。民辦高校中，學院（系）主官常常換但教學秘書不會換，因而教學秘書往往成為學生四年大學時光最為深刻的記憶，也是所在學院（系）最為有力的歷史見證人。此外，民辦高校為了節省人力開支，往往要求教學秘書還要兼履學院（系）主官助理的工作。這些工作客觀上要求教學秘書既要熟悉本學院（系）的所有專業的培養方案和教學大綱，還要熟悉所有專業的發展動態和方向，是一項需要文字功底和學科建設知識的重要工作。

三、民辦高校教學秘書的困惑及思考

教學秘書作為高校教學管理隊伍的重要組成部分，工作職責范圍廣。當前民辦高校教學秘書的困惑主要有以下三方面：

一是由具體工作范圍不明確導致的無所適從感。如前所述（見民辦高校教學秘書工作職責中的最后一條），教學秘書還要完成教務處和院領導交辦的其他工作，這使得教學秘書的工作不僅僅限于教學工作。由于教師不坐班，完成領導臨時布置的工作自然落在教學秘書身上。同時本學院（系）老師遇到有事不能親自來的情況，也基本會讓教學秘書代為辦理。教學秘書忙亂不堪是常態，往往手中工作還未完，那邊又被指派完成其他的工作。

二是工作壓力大，因工作的服務性定位導致的地位不受重視感。由于教學秘書是學院（系）教學工作具體事宜的安排者，因此任務繁重，責任重大。加之有些教學秘書還要承擔教學工作，每學年有教學工作量的要求。這導致教學秘書面臨分身乏術的困境，工作壓力之大可想而知。另一方面，在很多教師和學生眼中，教學秘書就是為他們服務的，所做工作只不過是簡單重復的勞動而已。這導致教學秘書的工作地位不受重視。

三是待遇偏低，因相關知識欠缺導致的力不從心感。近年來，隨著高校擴招，學生數量迅速增長，相關的評估考核增多，教學秘書的工作量也隨之增加，工作強度增大。但教學秘書的待遇未曾相應改變或增加幅度小。此外，囿于教學秘書屬于教學管理工作的組織者和執行者，要很好地履行自己的職責，需要擁有教學管理和組織工作的豐富經驗和扎實知識。但目前民辦高校中對教學秘書的知識能力培訓缺乏，新參加工作就來擔任教學秘書的比例不小，他們不熟悉本學院的專業和教學情況，更對教學管理和組織工作缺乏經驗和知識，這使本來就繁重的工作面臨更大的困難和挑戰。

針對上述三點困惑，筆者提出以下解惑構想。

一是明確職責、精準定位。教學秘書作為高校教學管理隊伍的組成部分，應該實現全面專職化，才能適應新形勢下高校教學管理水平專業化和信息化程度的更高要求。專業的人干專業的事。學校必須嚴格要求各學院（系）領導要認真履行自己的崗位職責，在其位謀其事，不能做甩手掌柜。明確職責、精準定位。如此，教學秘書面對教學和科研雙重壓力的情況不再出現，更能專心做好教學運行和管理工作，有效提高教學秘書整體工作質量。

二是改革教學管理人員考核體系和晉升體系，提高教學秘書工作地位。教學秘書的工作地位不高與學校的現行體制分不開。要改革現行針對教學管理人員的考核體系和晉升體系，讓教學秘書發自內心樂意從事教學運行和管理工作，實實在在感到工作有奔頭，上升有空間。以職業規劃為方法促進青年教學秘書的成長。首先引導和鼓勵教學秘書認清自身能力、素質水平，然后結合學校的發展環境為他們確立實際的發展目標，讓他們能夠根據自身的知識結構、職業素養及思維方式選擇自己的進步軌道。根本上，學校更須通過提高教學秘書待遇來提高教學秘書工作在學校中的整體地位，比如，設立獎勵機制，增設教學秘書專項補貼（鑒于教學秘書沒有講課費），使教學秘書的工資水平達到學校專任教師的平均水平等，這些無疑能極大地激發教學秘書的工作熱情和信心。

三是加強教學管理知識能力的培訓和學習。教學秘書身處教學管理第一線，工作上既要有創新又要有章可循。學校應該定期組織教學秘書進行培訓和學習，培訓和學習教學管理的相關知識技能（如辦公軟件操作）以及學校關于教學管理和運行的文件、條例和章程，使教學秘書扎實掌握這些內容。特別是教務處要對教學秘書加強業務領導。這是因為，教務處是整個學校教學管理的核心部門，各個學院的教學工作是由教務處負責管理和監督的。因此，以教務處為主導單位，組織教學秘書定期參加相關培訓課程及交流學習，及時掌握我國人才培養改革動向，以加強他們教學管理知識能力的提高和更新明顯是十分必要的。

四、結束語

相比公辦高校而言，民辦高校的教學秘書工作更是學校教學管理工作的基礎和關鍵，其工作質量直接影響著整個學校的教學質量。在民辦高校中，如何使教學秘書處于一個良好的工作環境和狀態，如何激勵教學秘書有更高的工作熱情，從而更出色地完成本職工作，是當前民辦高校亟待解決的問題之一。

參考文獻

[1]范成博.關于加強民辦院校教學秘書隊伍可持續發展的探討[J].赤峰學院學報（自然科學版）2018（2）：134-137.

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