推進企業單位檔案管理規范化研究

張棟沛

摘 要 檔案管理體系在企業單位中是十分重要的，對企業參與生產、管理等方面進行記錄，是企業發展過程中的相關憑證，企業單位檔案管理規范化在一定程度上能夠規范企業的行為，從而促進企業的發展。因此檔案管理規范化對于企業來說是十分重要的，本文就目前企業檔案管理中存在的問題進行分析，提出相關方法推進檔案管理的規范化。

關鍵詞 企業單位 檔案管理 規范化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

隨著社會的不斷發展，已經逐漸進入信息化時代，其中檔案是信息資源的重要組成部分，檔案能夠記錄企業的發展歷程，檔案可以保存過去和現在企業各級部門和員工從事生產、經營、企業管理等工作中有價值的文字、圖表、影響、技術資料等，通過查閱相關的檔案，可以了解企業的發展歷史和企業的文化。所以檔案管理對企業未來的發展十分重要，檔案管理的規范化工作是檔案管理的核心工作，能夠反映企業檔案管理是否有效。

1當前企業檔案管理過程中存在的問題

（1）缺乏重視，企業中的管理人員對檔案管理工作不是十分重視，在建設企業檔案管理的過程中不愿意投入人力、物力和財力，導致檔案管理工作不能有效開展，例如有些企業在檔案管理中不能投入一些資金，沒有匹配互聯網管理技術，不能將相關的材料錄入系統，還是傳統的紙質材料，在保存的過程中紙質材料容易發生破損，這就會造成一些紙質檔案缺失，當相關人員查詢該時間段的檔案時會查不到相關資料。

（2）信息化檔案系統建設受阻，雖然目前許多企業單位引進了新型技術來幫助檔案管理規范化，但是在實際過程中管理人員并沒有充分利用云計算平臺等技術將檔案錄入系統中，在查找檔案時，不能夠快速準確的找到檔案對應的位置，影響工作效率。另外相關的檔案管理人員只是將紙質檔案掃描成電子版的形式儲存到電腦中，沒有按一定的時間順序、檔案類別等進行分類，使云計算新技術的功能沒有進行合理開發。

（3）沒有配備專業的檔案管理人員，由于企業領導不重視檔案管理工作，在選擇相關人員的時候不能夠從檔案管理層面進行選擇，使人員的專業度不夠，對檔案管理的相關工作也缺乏正確的認識，在工作中不能投入自己的精力，這就導致檔案管理工作的工作之間嚴重下降，對企業未來的發展也有一定的影響。

2提高企業檔案管理規范度的相應策略

2.1加強信息化檔案管理體系的建設

檔案管理對于企業來說是十分重要的，所以相關人員應該成立專門的檔案管理部門，并根據企業的自身情況投入一定的資金，配備打印機、復印機、掃描儀、計算機等相關的設備，便于信息化檔案管理體系的建立。在配備這些信息化的設備之后，檔案管理人員應該及時將檔案錄入計算機系統，對錄取工作進行明確劃分，例如有的人對前五年的內容進行錄入，有的人錄入再之前的材料，還有的人管理近期的檔案，最后對所有的檔案按照時間順序進行歸檔，這樣在查詢檔案的過程中可以根據年限、關鍵詞等信息快速的查找需要的方案內容。同時將紙質檔案錄入系統可以避免隨著時間的延長紙質檔案發生破損導致一些內容丟失。另外還要完善借閱檔案的相關規定，對借閱檔案的人員進行登記，在一定期限內要求相關人員歸還檔案，這樣能夠避免檔案的丟失。

2.2提高檔案管理人員的專業素養

首先，企業單位在選擇檔案管理人員時應該考慮其專業能力，對檔案管理的相關工作能否明確，是否了解在就業之后需要做哪些事情。其次，在檔案管理人員上崗之前，相關負責人應該讓他們了解一下當前企業檔案管理的現狀，有沒有配備相應的設備，這樣再投入檔案管理工作中時他們可以根據企業目前的狀況來選擇采用什么方法來進行相應的管理工作，使工作內容更加有針對性。然后，目前已經進入信息化時代，相關人員的也應該熟悉這些信息化設備，所以企業應該定期對檔案管理人員進行技能培訓，讓他們能夠快速掌握信息化設備的使用，在工作的過程中也可以充分利用這些信息化設備，這樣能夠促進信息化檔案管理體系的構建。檔案管理部門相關負責人應該對從事這方面的員工進行思想教育，讓他們可以了解自己所從事的檔案管理工作的重要意義，這樣他們在工作中能夠具有責任心，全心全意的投入到工作中去，使檔案管理工作的工作質量有所提高，提高檔案管理的規范度。

3結語

綜上所述，企業單位檔案管理對企業的發展是十分重要的，首先企業的領導應該重視檔案管理工作，選擇相應的專業人員來進行這個部分的工作，他們更懂得怎樣來進行相關工作。其次，檔案管理負責人應該制定相應的制度，保證檔案借出和歸還都有記錄，當找不到相應的檔案的時候能夠根據記錄來查詢，這樣可以使企業單位檔案管理更加規范，促進企業發展。

參考文獻

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