新形勢下檔案數字化管理現狀初探

摘要：隨著網絡技術以及信息技術的進一步發展，數字化管理手段在檔案管理中發揮的作用日益凸顯。如今，檔案管理工作者想要在檔案管理中獲得更高效率的工作，就必須在深入了解檔案數字化管理優勢及其現狀的基礎上擬定一系列有效應對措施。

關鍵詞：數字化;檔案管理;重要意義;有效策略

近些年來，計算機、掃描儀等現代信息設備的引入為檔案管理注入了新的生機，使檔案管理的整體成效等得到了極為有效地提升。那么，新形勢下檔案數字化管理究竟有著怎樣的作用，如何才能在克服檔案數字化管理劣勢的基礎上實現提高檔案管理的效率呢？在下文，筆者將以個人檔案管理經驗為例談談自身的一些淺薄之見。

一、檔案數字化管理的優勢

首先，與傳統檔案管理方式相比較，檔案數字化管理不僅有效克服了水、火等一系列危險因素對檔案的損害，還具有良好的復制傳播性能以及安全性能等，使檔案能夠得到更好的保存以及更高效率的應用。比如，越來越多的檔案管理部門意識到了數字化手段的價值，并積極創建信息檔案等資料庫，確保相關檔案能夠得到更高效率的整理、存儲以及應用等。如此，讀者便可以借助編號明確的檔案編號等有效查詢所需檔案信息。

其次，檔案數字化管理不僅加快了部門立卷制度的實施，使檔案管理在數字化、網絡化的管理中保證了其完整性，還使辦公過程不局限于某一具體辦公場所之內，僅僅依靠網絡、計算機系統等便可以實現檔案管理任務的完成，從而使檔案管理的效率得到了極大地提升。如此一來，在檔案管理中。立卷部門只要將相關材料輸入計算機，年終總結使將歸檔材料轉送檔案室，由檔案管理員在網絡系統輔助下自動立卷、編目等，從而在簡單、便捷的操作中實現更高效率的檔案管理。

此外，檔案數字換管理有助于檢索者的系統性檢閱，使檢閱者在相關線索的提示之下形成舉一反三、觸類旁通的理解能力。比如，由于檔案數字化管理的實施，各類檔案的電子文件都會在某種程度上形成一種關聯、借助這種關聯，檢索者不僅能夠了解事情的前因后果，還能借助此類信息進行進一步的查詢，從而在理清事件來龍去脈的基礎上尋找更好地解決思路。

二、檔案數字化管理的現狀

檔案數字化管理的最大問題就是電子文件的安全問題。雖然電子文件具有操作便捷、傳輸高效等優勢，但是，可編輯性、可修改性使電子文件的原始憑證性辨別難度驟然提升。與此同時，檔案數字化管理對軟件、硬件等要求很高，這對檔案數字化管理造成了一系列不利影響。雖然計算機存儲設備的容量一再提升，但是在面對浩如煙海的電子文件時也經常會捉襟見肘。再加上軟件的更新換代不斷加快，很多早期存儲的電子文件無法被新軟件讀取。在電子文件保存期間，數據容易因為網絡狀況、病毒侵襲等造成數據遺失，對檔案管理造成一系列極為不利的影響。在此期間，由于檔案管理系統與辦公系統不兼容，很多信息亦不能實現數據方面的轉換。因此，很多電子文檔無法直接歸檔，電子文檔的搜集、整理以及歸檔等仍然處在一個較為原始的水平上。

除此之外，檔案管理人員的專業素養、職業技能對提高檔案數字化管理有著極為重要的作用。然而，就目前狀況來看，很多檔案管理人員習慣于模式化的工作流程，他們中的很多人都難以憑借著終身學習的理念和毅力在專業方面有所建樹。

三、檔案數字化管理的有效舉措

在近些年的發展中，檔案數字化管理的優勢是顯而易見的。然而，由于檔案數字化管理尚且處在一個發展期，其中仍然存在著很多問題。在客觀了解這些問題后，檔案管理工作者才能在此后的檔案管理工作中揚長避短，助力于檔案數字化管理工作更高效率地實施。

在筆者看來，想要實現這一目標，我們首先就要建立完善的檔案數字化管理系統。在檔案數字化管理工作中，檔案管理員要在最大程度上爭取領導等方面的理解和支持，將一些高效率的信息化管理方式引入到具體工作實踐中，從而有效提高檔案管理工作的效率。與此同時，檔案管理系統應當借助一系列技術手段與自動化辦公系統銜接，使檔案及其相關電子文件等能夠得到更高效率的存儲。在此過程中，為了確保電子文件的真實性，檔案數字換管理過程中還可以采用掃描等形式保留原有文件影像，借助文本方式和映像方式共存的形式展現文件真實性，同時方便檢索者進行進一步查閱。

其次，完善電子檔案安全管理制

在檔案數字化管理時代，電子文件的安全工作顯得尤為重要，尤其是一些保密文件的安全工作。為了保障電子文檔的安全，我們必須重視軟件、硬件等方面的安全管理。比如，在硬件方面做好硬盤等存儲介質的質量安全問題;在軟件方面做好文件加密、防火墻建設等安全維護工作，從而在最大限度上保護系統內數據不被修改、破壞等，使電子文檔的安全性得到進一步提升。在此過程中，檔案管理人員專業素養的提升至關重要。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要積極借助相關培訓實踐活動、網絡學習等渠道提高自身的專業技能，還要借助一系列培訓交流活動等提高自身的專業技能，促進自身檔案數字化管理綜合技能的進一步提升。

除此之外，企業或單位應該針對檔案管理人員現狀展開一系列培訓實踐活動，助力于其數字化管理技能的綜合性提升。同時，檔案管理人員亦可以借助傳統書報閱讀的形式或者互聯網信息搜集、交流等形式提高自身的專業技能和職業素養，為此后的長遠發展奠定堅實基礎。

總而言之，檔案數字化管理是大勢所趨。每一名檔案管理工作者都應在客觀了解形勢的基礎上促進自身綜合素養的進一步提升，以確保為此后的長遠發展奠定堅實基礎。

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