淺談如何建立規(guī)范實用的婦幼保健信息檔案

李茜

摘要：檔案信息是婦幼保健機構(gòu)長期發(fā)展過程中積累的板具價值的資源，是開展婦幼保健工作的有力工具和重要手段。做好婦幼保健檔案管理工作，完善管理方法具有重要的民生意義。本文針對婦幼保健檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了分析，探討了優(yōu)化管理工作的可能性。

關鍵詞：婦幼檔案：存在的問題：解決措施

關于如何建立與重視婦幼檔案與管理，國家衛(wèi)生部與全國婦女聯(lián)合會分別做出了明確要求與規(guī)定。衛(wèi)生部和國家檔案局制定的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》：“衛(wèi)生檔案管理工作是國家衛(wèi)生工作的重要組成部分，是提高管理水平與服務質(zhì)量，維護公民和衛(wèi)生機構(gòu)合法權益的基礎性工作。各衛(wèi)生機構(gòu)要把檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，保證機構(gòu)、人員、經(jīng)費和設施等檔案工作的必備條件，保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。檔案的信息化建設要與本單位的信息化建設同步發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化、服務網(wǎng)絡化，不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。”《中國婦女發(fā)展綱要（2011-2020）》要求：“加強各級婦幼保健機構(gòu)建設，堅持婦幼保健機構(gòu)的公益性質(zhì)，健全婦幼衛(wèi)生服務網(wǎng)絡，完善基層婦幼衛(wèi)生服務體系，為婦女提供均等化的保健服務?！薄爸鸩娇s小城鄉(xiāng)區(qū)域差距，降低流動人口孕產(chǎn)婦死亡率?！币獙崿F(xiàn)這一目標與要求，基層婦幼保健機構(gòu)負有重要的職責。那么，建立準確可靠的婦幼信息檔案就顯得十分重要。完整的婦幼檔案不僅可以促進婦幼保健整體工作的信息化和規(guī)范化，而且能夠更有效地為保證婦幼健康提供第一手資料。

一、婦幼保健檔案管理的重要性

雖然基層醫(yī)院近幾年的檔案管理工作在持續(xù)發(fā)展和進步，但仍存在的一些問題對檔案管理工作有著一定程度的負面影響。目前，產(chǎn)婦和嬰幼兒數(shù)目的急劇增長給基層婦幼保健院檔案工作帶來了不小的挑戰(zhàn)，過去的檔案管理和傳統(tǒng)技術歸檔方法己無法滿足當前檔案管理的新要求。利用數(shù)據(jù)庫技術等信息化手段進行檔案資料的存儲、處理和檢索等能夠大大提高工作效率，更好地位發(fā)展婦幼保健事業(yè)服務。

檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會。合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對優(yōu)化婦幼保健衛(wèi)生資源配置，積極參與市場競爭有著重要的意義，也已成為一個縣級婦幼保健機構(gòu)健康發(fā)展的重要條件。婦幼保健工作是一項綜合科學實踐活動，正確的、合理的決策往往需要準確可靠的信息作為前提。隨著科學的進步和醫(yī)學模式的轉(zhuǎn)變，婦幼保健的形式和內(nèi)容也得到了相應的改變。健全業(yè)務檔案是建立良好的衛(wèi)生信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是婦幼保健工作所產(chǎn)生的每項信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲和查閱。做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時將醫(yī)院的信息和資料進行總結(jié)，利用已有信息為醫(yī)院作出科學的決策，為醫(yī)院的發(fā)展提供可行性的指導。

二、婦幼保健檔案管理存在的問題

縱觀基層婦幼保健院的信息化情況，因為發(fā)達地區(qū)經(jīng)濟水平高而且科技信息完善，信息化程度也比較高，不發(fā)達地區(qū)受經(jīng)濟實力的限制，婦幼保健院的檔案管理依然采用的是舊辦法，檔案管理水平也相對落后。主要存在以下幾個方面的問題：

一是管理制度不健全。由于部分保健院缺乏健全的管理制度，導致檔案管理工作混亂，既浪費了資源，又達不到預期效果，在醫(yī)院中權責不明、推諉、拖延等現(xiàn)象屢見。加上檔案管理人員并不是對每一個部門的工作都十分熟悉，所以整理的內(nèi)容也可能存在偏差、遺漏，為以后的查閱工作增添很多麻煩。

二是缺乏專業(yè)技術人員。一些婦幼保健院并沒有完善的信息體系，而且信息管理的水平也有限，導致檔案管理工作依然處在傳統(tǒng)階段，這很大程度的制約了管理工作的發(fā)展。再是，雖然檔案管理算不上是一個多么復雜的工作，但依然需要高素質(zhì)的人才，可許多婦幼保健檔案管理人員并沒有專業(yè)人士，在檔案信息化管理工作中，對檔案進行管理操作能力不強，無法應對工作中出現(xiàn)的各種問題。

二是存在檔案安全漏洞。檔案信息一直都是婦幼保健院的核心信息，但在實際工作中卻有很多影響檔案安全性問題的因素，比如在對檔案進行信息化時，操作人員的密保意識、責任意識以及操作能力等，同時還有計算機的設備問題、互聯(lián)網(wǎng)上的病毒等，都是威脅檔案安全的因素。

三、要積極推動婦幼檔案的標準化法制化

一是要完善檔案管理工作，就一定要進行標準化建設，它能夠很好地推動檔案管理的可持續(xù)發(fā)展的工作目標。首先從整體上來看，檔案管理工作的目標就是要加強檔案的適用力度，因此工作人員要擁有極強的服務意識，而且還要利用有效的方式來開發(fā)檔案資源。同時，檔案管理工作必須要進行各項編研工作，從而讓管理水平能夠邁上新的高度，以此確保檔案管理工作的有效性。再是，要管理好所需的文件。如果哪些檔案沒有設置頁碼以及案卷目錄，要對它們進行有效的整理，這樣才能夠確保檔案具有正規(guī)性，而且這樣不但能夠確保檔案可以得到及時的優(yōu)化，同時還可以確保檔案信息的完整性，從而為實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式提供有力的支持。

二是要讓管理實現(xiàn)法制化，首先就是要讓婦幼保健院的檔案工作人員根據(jù)自身發(fā)展的實際情況來創(chuàng)建有效的管理措施，同時還要對每個科室的檔案進行有針對性的管理，這樣才能夠確保檔案管理和醫(yī)療工作可以得到共同發(fā)展。其次，要全面加強檔案工作人員的工作態(tài)度以及對此項工作的宣傳力度，讓院內(nèi)的所有人都意識到檔案管理工作的重要意義，同時給予工作上的支持。

三是完善檔案管理工作規(guī)章制度。做好婦幼保健檔案管理是保證婦幼保健檔案管理工作規(guī)范化、標準化、有序化進行的前提和保證。婦幼保健機構(gòu)要切實結(jié)合自身工作實際和社會發(fā)展需求，制定一套科學、規(guī)范、切實可行的管理工作制度。對所有婦幼保健資料收集工作進行約束和指導的同時，確保檔案管理責任落實到個人，發(fā)現(xiàn)問題時可以及時追根溯源。另一方面，開展不同地區(qū)婦幼保健機構(gòu)檔案管理經(jīng)驗交流活動，實現(xiàn)婦幼保健衛(wèi)生檔案信息的動態(tài)管理和區(qū)域資料交流、共享。此外，還要定期開展管理工作集中考評，由上級婦保院對下級單位的歸檔工作進行監(jiān)督指導、評級，確保婦幼檔案不斷上水平，適應健康發(fā)展的需要。