事業(yè)單位職工檔案管理中存在的問題及對策研究

姜影

摘要：本文總結了當前事業(yè)單位職工檔案管理中存在的主要問題，并提出完善事業(yè)單位職工檔案管理的對策。本文提出，想要提升職工檔案管理水平，就必須對職工檔案的作用重視起來，對職工檔案實施規(guī)范化管理，改善管理條件，還應該開展職工檔案管理方面的專業(yè)培訓。

關鍵詞：事業(yè)單位;職工檔案管理;對策分析

隨著國家各項體制的不斷完善，機關事業(yè)單位的結構也更加細化，結構復雜程度有所提升。在這種情況下，事業(yè)單位的職工檔案管理工作就變得越發(fā)重要起來。然而在當前的許多事業(yè)單位中，職工檔案管理方面還存在著一些問題，對這些問題進行分析和研究，有助于職工檔案管理工作的質量提升。

一、事業(yè)單位當前職工檔案管理中存在的問題

（一）檔案利用不充分

在事業(yè)單位中，職工檔案并非只是對職工基本信息的記錄，還是對其知識技能水平、取得的成就、過往的主要經歷、關鍵社會關系等重要資料和核心競爭力的綜合體現(xiàn)。但是許多事業(yè)單位對職工檔案的作用缺乏足夠的認識，對檔案的利用不夠充分，使檔案長年封存在檔案柜中，沒有起到職工檔案應有的作用[1]。

（二）檔案管理不規(guī)范

有些事業(yè)單位，因為對職工檔案不夠重視，所以在管理方面也缺乏規(guī)范性，沒有嚴格的檔案管理制度，管理方式基本由管理人員決定，這就使職工檔案管理工作呈現(xiàn)出主觀性和隨意性的特點，檔案管理得好不好，很大程度上取決于檔案管理者的責任心和個人水平。如果檔案管理人員責任心不夠強，或者沒有檔案管理的經驗，職工的檔案管理就做不到規(guī)范和科學。

（三）管理條件落后

與一些經濟實力雄厚的企業(yè)單位不同，事業(yè)單位的運營經費有限，所以在日常的經營管理中，更需要“好鋼用在刀刃上”，需要把經費集中用于事業(yè)單位的重點經營項目上，無法做到面面俱到。而且在有一些事業(yè)單位看來，建立職工檔案只是職工入職的必備程序，對事業(yè)單位的管理工作沒有特別重要的作用，因此也就不重視檔案室的建設。在許多單位，檔案室存在著空間狹小、環(huán)境簡陋的問題，缺乏必要的管理設備，管理技術也十分落后。

（四）管理人員不專業(yè)

職工檔案管理中，管理人員的專業(yè)度不高也是一個常見的問題。有一些事業(yè)單位中負責職工檔案管理的工作人員不是檔案管理方向的專業(yè)人才，甚至以前從沒有接觸過這一類工作，現(xiàn)學現(xiàn)用，在摸索中前進，這就使職工檔案管理工作的質量得不到保證。有時候管理人員不是不用心，而是缺乏必要的經驗和技巧，這就像一個優(yōu)秀的鋼琴家不得不拿起小提琴演奏，如果不接受相關的訓練，即使鋼琴家非常努力，也無法與專業(yè)的小提琴手相媲美。

二、完善職工檔案管理的對策

（一）重視職工檔案的作用

職工的檔案不僅是對職工基本信息的記錄，而且是對該職工過往人生經歷的高度概括和總結。當事業(yè)單位需要對單位的職工進行人事管理時，無論是崗位調整還是其他需要對職工進行全面評估的工作，職工的檔案都是決策過程中的一個重要依據(jù)。事業(yè)單位可以根據(jù)這些依據(jù)，結合職工在單位的工作表現(xiàn)，做出相對科學的決策。例如，如果一個事業(yè)單位需要選派一名職工參與專業(yè)技能培訓，但是積極參與培訓報名的職工有很多，這個時候選派哪個職工去參加培訓能創(chuàng)造更大的價值，就需要事業(yè)單位做出客觀的選擇。在每個競爭者都很優(yōu)秀的情況下，決策者就可以調取職工檔案，綜合評價職工的情況，然后選出一個最合適的人選。在這種情況中，職工檔案就發(fā)揮了其為事業(yè)單位提供決策依據(jù)的作用[2]。

（二）對職工檔案實施規(guī)范化管理

想要提升職工檔案管理的質量，解決當前職工檔案管理中存在的問題，就必須對職工檔案實施規(guī)范化的管理。首先是職工檔案管理制度的規(guī)范化。事業(yè)單位應該建立起完善的職工檔案管理制度，制定相應的檔案管理條例，將檔案管理工作的各方面進行細化，明確管理要求和管理標準，并且監(jiān)督職工檔案管理工作按照要求來執(zhí)行。然后是職工檔案管理人員的規(guī)范化。在選擇職工檔案管理人員時，應該盡量選擇檔案管理的專業(yè)人才，如果不是專業(yè)人才，也應具備專業(yè)素養(yǎng)。最后是責任劃分的規(guī)范化。職工檔案管理一定要明確責任，哪個部分出現(xiàn)問題，就向該部分追責，使職工檔案管理工作得到質量保障。

職工檔案的規(guī)范化管理也能夠促進事業(yè)單位的規(guī)范化管理，將事業(yè)單位的人才檔案實行合理的分配與分級，能夠使事業(yè)單位的管理系統(tǒng)更加具備完善性和流程上的通達性，形成管理制度規(guī)范，促進事業(yè)單位的轉型升級。在如今時代發(fā)展的背景下，對于企業(yè)的要求也在不斷提升，因此事業(yè)單位需實現(xiàn)其自身的流程化管理，從自身進行變革，促進其發(fā)展的規(guī)范性，利于企業(yè)的轉型升級與發(fā)展。

（三）改善管理條件

職工檔案所需要的檔案管理室不需要多么豪華高端，但是必須要符合客觀要求。檔案管理室至少應做到室內干濕度適宜，避免過于陰暗或者通風不良造成的潮濕，致使紙質檔案受潮。檔案室不僅要干燥通風，而且應該注意做好消防措施，保證消防安全，尤其是杜絕火災隱患。職工檔案管理室還應配備必要的管理設備，引進先進的管理技術和管理手段。因為時代發(fā)展的客觀要求，職工檔案管理也應該實現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化，利用云存儲手段，建立現(xiàn)代化的職工檔案管理數(shù)據(jù)庫，充分利用專業(yè)的檔案管理軟件，實現(xiàn)科技化的職工檔案管理。這樣做，一方面有利于職工檔案信息的保存，防止因為紙質檔案出現(xiàn)損毀而破壞職工檔案信息的完整性，另一方面也有利于隨時對職工檔案信息進行查閱、調取、修正或傳輸，使職工檔案管理更加智能化。

區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，云儲存有利于將員工檔案信息的快速優(yōu)化與整合，能夠在最短的時間內提升管理人員的工作效率，簡化管理人員的工作流程。同時云儲存的使用還能夠形成事業(yè)單位的人才庫，提升員工的綜合素質。在沒有檔案集中管理前，事業(yè)單位對員工的評測標準只是工作能力，而檔案管理在事業(yè)單位內部的落實和增加，能從一定程度上促進了事業(yè)單位對員工綜合素質的重視。面對一些檔案有污點的員工，事業(yè)單位可以進行重新酌情考慮，要不要對其進行錄用。同時檔案管理也能夠促進事業(yè)單位對員工綜合素質的分析，使員工真正意義上做到德才兼?zhèn)洹?/p>

例如，事業(yè)單位在使用云存儲的過程中，能夠更好實現(xiàn)對資源的綜合規(guī)劃治理，最大程度上實現(xiàn)對員工數(shù)據(jù)的分析和調查，使員工的檔案更加便于查看，利于事業(yè)單位對于人才的培養(yǎng)，同時也利于其對人才的發(fā)現(xiàn)。同時在此過程中，云存儲減少了相關工作人員的工作量，促進了信息的現(xiàn)代化與治理手段的多樣化，促進了事業(yè)單位朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，提升了事業(yè)單位的運行效率。

（四）開展檔案管理培訓

職工檔案管理人員的管理能力受到專業(yè)度的影響，因此，想要使職工檔案管理更科學，就需要對職工檔案管理人員進行一些檔案管理方面的培訓。在培訓中，管理人員會加深對職工檔案管理工作的認識，明確職工檔案的重要性。最重要的是，這些管理人員可以通過專業(yè)的培訓，知道該如何管理職工檔案，以及這樣進行管理的優(yōu)點是什么，缺點是什么，如何在具體的職工檔案管理工作中做到揚長避短，把職工檔案管理工作做好、做精。

事業(yè)單位的檔案管理人員對其工作性質及工作內容了解的不準確性，也會為事業(yè)單位的發(fā)展造成一定程度上的阻礙，因此需要對其進行培訓。事業(yè)單位可以召集相關人員定期開展座談會，培養(yǎng)其負責員工的專業(yè)性和技術手段，增加其專業(yè)素養(yǎng)，同時也能夠促進其專相關人員的專業(yè)程度和辦事效率。同時事業(yè)單位可以對相關工作人員進行工作小組的分配，將員工檔案的管理人員分成幾個工作小組，根據(jù)不同員工的工作經驗、個人特點與擅長手段來進行分組，從而提升工作效率，提升組內成員的專業(yè)程度。

事業(yè)單位還可以對相關人員進行培訓，提升其專業(yè)能力，同時召開專業(yè)技能大賽，將員工分組比拼，增加了工作趣味性的同時也提升了員工的工作積極性，促進其主觀能動性的提升。這也為員工的工作發(fā)展提供有力的條件，為事業(yè)單位自身的創(chuàng)新發(fā)展提出了強有力的保障，促進了相關工作人員工作的進展和對于工作實施，提升了事業(yè)單位的發(fā)展及運行效率，為事業(yè)單位的合理化運行提供保障。

三、結論

綜上所述，現(xiàn)有的事業(yè)單位職工檔案管理工作中，還存在著一些比較普遍的問題，圍繞這些問題積極探討對策，對暴露出的不足之處采取針對性的手段，解決職工檔案管理中存在的問題，不僅有利于職工檔案管理工作的優(yōu)化和質量提升，而且能夠促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]梁靜.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2020 （03）：98-99.

[2]鄒曉春.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].辦公室業(yè)務，2018 （04）：165.