關于檔案數字信息化建設工作的探討

劉亞新

摘要：檔案工作的數字信息化建設也是順應潮流、適應時代的新舉措、新要求。面對這種挑戰，要不斷審視過去，跳眼未來，逐步掌握數字信息技術為檔案服務，為公司生產建設服務。

關鍵詞：數字信息化;檔案;標準規范

一、檔案數字信息化建設的內容

檔案數字信息化建設的主要內容：建立健全和真正實施有效的檔案業務規范;檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫;載體檔案的數字話，如紙質檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化;檔案專題信息的采集和建庫。

二、檔案數字信息化建設的現狀

（一）對檔案數字信息化建設的不重視，認識不到位

對公司來說，日常重要工作是以生產經營為中心，普遍存在對檔案工作的不重視，傳統觀念的認為檔案保存的是歷史，只是起一個儲存作用，而忽略了其真正的價值和意義所在。近年來，以紙質、磁盤、光盤為載體的檔案因濕度、溫度及庫房保管環境的制約，完整性受到缺失，電子檔案的出現亟待解決了這個問題。

加快檔案數字信息建設，能夠提高檔案管理的科學性，打破檔案管理模式的局限性，檔案不僅能保得到存和利用，還能實現信息收集和檔案數字化管理，科學、合理分配信息資源，提高企業工作效率和檔案的安全性。

（二）檔案數字信息化建設進程落后

檔案數字信息化建設要求配套計算機、網絡等硬件設備，還需要軟件和技術支持，隨著信息化進程加快，計算機技術和網絡技術也在飛速發展，檔案數字信息化進程已經處于落后狀態，檔案管理方式也有待改進。在目前的數據庫建設過程中，由于檔案數字化系統仍處于由文件管理向數字管理系統的過渡性階段，數據庫建設水平仍有待提高，因此需要進一步提高檔案信息管理的數字化和信息化。

（三）人才隊伍的缺失和不穩定

許多檔案管理人員停留在機械式保管的階段，忽視了檔案的利用，資源沒能得到有效的配置，大多采用閉架借閱，只有需要查看才會調出的做法，從事檔案管理較長時間的檔案人員已經熟練掌握了手工管理模式，但對檔案編研以及信息資源的開發利用不夠熟練，計算機技術以及信息化管理能力較為薄弱。年輕一輩的檔案管理人員具備較豐富的計算機知識，但是對檔案管理的基本原則不夠了解，缺乏檔案管理的相關經驗。

在檔案信息化建設過程中，基礎設施是根本保證，通過建立標準系統實現信息化管理，信息資源是管理對象，從而實現更加合理的信息利用，同時不能忽視安全管理，多加引進相關人才。人才是檔案數字化和信息化建設的驅動力，是檔案數字信息化建設不可缺少的部分。由于企業存在人才資源配置不合適導致了檔案管理人員不穩定，頻繁更換，也不利于人才隊伍的壯大，檔案管理人員缺少專業的信息化知識培訓和信息技術技能培訓，引進檔案管理和計算機技術兼備的人才是關鍵。

三、如何開展檔案數字信息化的建設工作

（一）加強完善檔案信息化建設的標準規范，統一管理

認真學習和宣傳貫徹集團公司制定的數字化技術規范，結合企業的檔案使用習慣，調整館藏結構，增加常用檔案的數量，使各類館藏比例更加合理。檔案數字信息化建設要結合公司特點，以建設一套實用的信息資源管理和利用體系為目標。

在信息化建設的過程中，要注重加強檔案管理的安全性，提高檔案管理的效率，建立健全有關管理制度，制定科學合理的管理模式，做到規范管理，確保檔案資料信息數據處于一個安全的環境。主要措施有兩點：（1）使檔案管理流程規范化，提高信息化技術水平，使電子檔案管理步驟更加精細化;（2）制定相關的安全管理措施，預防可能發生的風險，保證電子文件和電子檔案的完整性;（3）檔案管理應當有一個統一的標準，檔案的分類和歸檔是最為復雜的步驟，統一的管理標準可以加快檔案整理的速度，減輕管理人員的工作負擔。

（二）完善基礎設施建設，實現信息化管理

檔案管理的信息化建設除了要轉變傳統觀念，使檔案管理人員接受新的理念，針對性地學習信息技術之外，還要提供信息化建設中所需要的機械設備和相關軟件，完善檔案管理所需的軟硬件，擴大室藏空間，購置檔案裝具，豐富檔案種類，完善檔案管理信息化基礎設施的建設。

（三）改進檔案管理觀念，提高檔案管理地位

對檔案管理信息化要有一個正確、全面的理解，檔案的信息化建設不僅僅指的是在管理中使用電腦、網絡等信息化硬件，還意味著檔案管理、開發、利用的過程中能夠借助現代信息技術，完善管理方式，充分發揮檔案的作用，提高管理和利用的效率，管理的過程中不斷發掘檔案的信息資源，并充分利用信息。檔案管理的信息化建設不僅包括檔案的搜集、整理和保存，還需要后續的開發利用，讓檔案得到妥善的保管，形成一套完備的檔案管理體系，做到物盡其用，服務于企業。

（四）加強檔案信息人才隊伍建設

實現檔案管理的信息化建設，重點要放在檔案管理人員專業素養的提升，提高他們對信息化的應用能力。專業人才是檔案管理信息化建設的主力，企業要定期對檔案從業人員進行信息技術技能培訓，將信息化思維與檔案管理相結合，讓老員工帶動新員工。對于掌握一定經驗的檔案從業人員來說，要注重創新精神的培養，調動他們的工作積極性，創新現有的檔案管理模式。檔案管理人員應當對崗位有足夠的認識，不斷自我學習、自我提升，認真對待信息化教育培訓，及時接受新的專業知識，提高業務能力和專業素養。

四、檔案數字信息化發展的作用

檔案數字信息化建設對檔案管理意義重大，是一個長期持久的過程，要做到全面兼顧，面臨的工作復雜、繁瑣且細致。目前互聯網信息技術正在飛速發展，檔案管理電子信息化是順應時代的要求，也是檔案管理工作的發展趨勢。將網絡信息技術與檔案管理相結合，使檔案信息資源能夠得到合理分配和使用，從而為公司創造更多的價值。

參考文獻：

[1]王景高.論檔案信息資源建設開發[J].檔案通訊，2003 （05）：19.