信息時代醫院檔案業務管理探析

胡靜

【摘 要】在如今的信息時代，醫院發展逐漸改變，檔案工作也轉化為檔案管理模式，提高了醫院檔案管理水平，信息管理在醫院檔案中發揮極為重要的作用，便于醫院創建大量的物質、精神等財富，并為廣大患者生命健康提供服務，如果不能適應社會變化，進行管理變革，改進檔案管理模式，將可能影響發展。

【關鍵詞】管理;信息時代;醫院;檔案

【中圖分類號】R197.3【文獻標識碼】A【文章編號】1005-0019（2020）11--01

信息時代技術發展，使人類從工業時代步入信息時代，工業時代被信息時代所替代，這是歷史巨大的進步與發展[1]。信息時代技術運用于各個方面，且極大的改變了我們的學習、工作、生活，使整個世界更佳多元化、豐富化。醫院檔案的管理也步入了一個新的階段，加強了醫院檔案管理，可最大限度發揮檔案作用，促進了醫療事業的發展，具有重要意義，也是醫院管理的重要環節。

1 信息時代檔案管理概括

信息時代的推進產生了更多的信息技術，如：云儲存、大數據技術或信息自動化分析處理，這些信息技術逐漸受到各大行業的關注，也慢慢融入個行業及生活中。信息技術具有高效性、集成性、科學性等特點，且能夠更好的處理信息資源。近年來，隨著醫院的患者逐漸增多，醫院的日常工作以及產生的信息資料也呈逐步上升趨勢，這些信息資源最終也會歸為檔案中[2]。如何挑選有用的的信息資源，且迅速有效的將信息資源歸納，也是醫院目前最需要的解決的因素。在當今信息時代，醫院檔案管理具有明顯特征性。首先檔案可復制，傳統紙袋需人工復制，在進行保存原件并歸檔，但信息時代只需將紙質檔案形成描件，此描件可無限復制。另外，較于紙質檔案可隨意在計算機上進行更改，加強了檔案的操作性。

2 醫院管理化信息特點

傳統的檔案管理因管理技術過時，但檔案儲存空間有限，檔案管理部只能選擇性的收集檔案，并且信息來源有限，在醫院實施信息建設化后各部門之間實現相互聯合互通，檔案管理部門可獲取行政、教學、財務、科研等各部門檔案信息[3]。在各部門獲得檔案信息后，可在最快的時間內作出調整，以便于傳輸與運送，通過檔案管理部門的計算機管理服務，現代通信服務、公共信息網服務及光盤儲存服務，從服務對象可獲得更多的檔案信息，并節省了時間，提高了利用效率。隨著現代檔案的發展、信息化的進展，檔案不僅以傳統方式出現，并且在病人服務過程中產生電子文件檔案形式。檔案存儲方式不僅減少了檔案儲存的空間，并擴大了檔案范圍和內容，且保持了檔案的完整性。

3 醫院檔案管理重要性

根據多年檔案管理資料，歸納以下三點，

①從個人角度來看，醫院檔案管理使保護醫護人員、患者相關信息，對醫護人員與患者具有重要意義，若發生糾紛，這些材料均具有法律效應。

②以醫院角度來看，檔案管理歸屬于整體管理醫院工作的一部分，并提升了對醫院的整體推動性，使醫院水平提高。

③以管理角度來看，檔案管理可優化管理過程、提升管理水平，且具有非常重要的作用。因此，不論從哪方面來看，檔案管理具有重要作用。

4 檔案管理存在問題

一直以來，醫院管理層不重視檔案管理情況，對檔案管理僅知足于近況，由于對檔案管理缺乏意識，對信息化建設軟件不了解，使檔案管理信息不到位，逐步遠離醫學化建設，且不能有效的為醫療科室服務[4]。其次，因相關制度的缺乏，使科室之間在檔案管理上不能有效溝通，在一定程度上，阻礙了檔案信息化進步。因對檔案管理的人員缺乏培訓，使這方面人員缺乏管理經驗，使檔案管理一直受傳統管理檔案的影響，缺乏對管理反面的知識、意識創新等觀念，難以滿足當今時代的需要，并且資源共享是管理的重要內容，可通過電子郵件、上傳、在線傳送等功能進行資源共享，但需要與外界聯網，若與外界連網就會有網絡安全等問題，如：黑客入侵、病毒等，使檔案信息化管理遭到破壞，進而導致檔案資料丟失。

5 信息時代醫院檔案管理措施

目前醫院科室組織分明，不但妨礙了科室與科室之間的溝通，并給建立檔案信息造成障礙，因此，須弱化科室概念，化解醫院科室之間的橫溝，改變各方局面，并加強聯系，從封閉式到分散型逐漸轉為開放式，從網絡化逐漸一體化，更便于醫院各部門信息及時匯集到檔案管理部門[5]。檔案管理部門要考慮自身情況來選擇處理信息方法，不僅要考慮平臺技術的建設性、成熟性，并且具有可靠性、安全性的原則。要提升檔案管理的有效性，關鍵在于管理人的素養、創造性、積極性。醫院檔案管理人員必需思想上重視，并根據工作發展提高自身能力，使管理檔案更加熟練。

6 優化醫院檔案策略

互聯網雖然具有不安全性、不穩定性，但這種不安全性、不穩定性是可以進行預防，如加強計算機防火墻，可有體制互聯網中的病毒，并提升計算機防御功能。因此醫院可先置備防火墻，并加強計算機防控功能，保障檔案在傳送過程中不會遭到破壞，并提升檔案系統防御工能。另外，加強備份醫院對人事檔案、醫保檔案、財務檔案，增強醫院風險能力。因此，可與云儲存商進行合作，并實現醫院檔案自動備份，自動上傳云儲存。醫院檔案具有巨大價值，主要是利用檔案發揮作用，在未來檔案的趨勢會逐漸增加，對醫院的要求逐步提升，積極面對未來挑戰。使社會整體效應和服務群眾提升，醫院與這些單位實現信息共享，可將某些互相利用的信息資源加以共享，并提升醫院信息化水平，對此之外，醫院檔案管理人員需走出誤區，需掌握新型知識來進行武裝，以積極心態看待醫院檔案工作。

7 小結

總之，信息化時代醫院檔案是一項復雜性長期程序系統，只有以多方面角度才能做到檔案提升的生產成效。隨著未來數據的擴大、人工智能技術以及信息技術的發展，需用創新意識的將信息技術融入檔案內，才能提高醫院的檔案的有效性。

參考文獻

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