集團檔案數字化管理策略探究

韓婧

摘 要：在集團不斷發展的過程中，企業檔案資料是非常重要的資源。隨著現代信息技術快速發展，集團檔案數字化管理的重要性逐步凸顯出來。通過強化集團檔案的數字化管理策略，有效提升集團檔案的數字化管理效率，為集團的發展戰略實施提供重要的數據資源。本文通過具體論述集團檔案的數字化管理意義，并根據實際情況提出集團檔案的數字化管理策略，以便讓集團檔案的數字化管理水平得到有效提升。

關鍵詞：集團;檔案;數字化管理

集團整體信息化建設并非一蹴而就的事情，而是一項充滿風險與挑戰的系統工程，需要有一個長遠的規劃和有效的實施策略才能規避各種風險，以最小的成本獲得信息化的最大收益，為集團的快速發展和騰飛插上信息化之翼。檔案管理是集團管理工作中非常重要的組成內容，對推動集團發展具有重要的指導作用[1]。因此，通過創新檔案管理模式，有效提升集團檔案的數字化管理水平，切實保證集團檔案資料的完整性和可靠性，便能夠讓集團檔案資料更好的服務于集團發展。

一、集團檔案數字化管理的意義

首先，通過加強集團檔案的數字化管理，能夠有效提升集團檔案的管理水平。在集團檔案的日常管理過程中，通過合理采取數字化管理方式，不但能夠讓集團檔案的整理、歸檔和存儲效率得到提升，而且還能夠為集團檔案資料的利用提供良好的便捷條件，從而更好的滿足集團內部的發展需求。

其次，通過加強集團檔案的數字化管理，有利于集團檔案資料受到自然災害的損害，切實保證集團檔案管理的質量。

再次，強化集團檔案的數字化管理，能夠簡化集團檔案管理的流程。通過充分利用數字化技術，將集團的檔案資料及時有效的進行歸檔，并靈活的借助數字化系統進行集團檔案資料處理，讓集團檔案的數據錄入工作明顯減少，從而讓集團檔案管理的流程變得更加的簡化。

最后，強化集團檔案的數字化管理，有利于檔案信息使用者借助檔案系統查詢所需要的信息資源，有效避免集團檔案的數字化管理受到時間與空間的限制，這樣不但能夠讓集團檔案資料的管理品質受到保證，而且還有效減少了集團檔案資料裝訂所需要的時間，為提升集團檔案的數字化管理效率奠定了堅實的基礎[2]。

二、集團檔案的數字化管理策略

（一）制定完善的檔案管理制度，保證檔案數字化管理效率

為了能夠最大限度提升集團檔案的數字化管理效率，便需要集團檔案管理的負責人根據實際情況制定科學合理的檔案管理制度。其中，在制定集團檔案管理制度的時候需要涉及到數字化檔案的日常管理制度、數字化檔案管理工作制度、數字化檔案查詢制度和數字化檔案的保密制度，讓集團檔案數字化管理工作在完善的規章制度約束下能夠正常的開展，為切實保證集團檔案的數字化管理效率奠定堅實的制度基礎;其次，構建集團檔案的保密制度。在集團檔案的數字化管理過程中，由于信息數據技術具有傳播速度快的特點，所以導致信息化檔案資料面臨著安全性的問題，很容易讓集團檔案資料出現泄密的可能[3]。因此，通過構建集團檔案的數字化管理保密制度，充分認識到保密工作在集團檔案數字化管理中的重要性，切實做好檔案的存儲盤保護工作，讓檔案管理人員的操作更加的規范化，這樣便能夠有效防止集團檔案在數字化管理的過程中受到病毒和黑客的入侵，最大限度提升集團檔案的數字化管理水平。

（二）建立健全集團檔案數據庫，統籌整理集團檔案信息

集團檔案資料的數據庫在集團檔案數字化的管理過程中發揮著非常重要的作用。因此，為了能夠最大限度提升集團檔案的數字化管理水平，便需要在集團檔案的數據化管理過程中構建良好的檔案數據庫。首先，應該建立良好的檔案資料目錄數據庫。檔案資料的目錄數據庫主要涉及到集團檔案的檢索利用、專題目錄數據庫和全文數據庫建設幾個方面。通常在建立檔案資料目錄數據庫的時候，應該嚴格遵循相關的標準和規范進行集團檔案資料信息編目，并合理的將這些檔案信息導入到數字化的檔案管理系統內，再充分借助計算機對集團檔案資料進行管理、統計和檢索[4]。其中，緊密結合集團檔案的管理制度和日常檔案分類管理標準，逐步構建起文書檔案、數字化圖紙和項目開展前期的檔案目錄數據庫，并根據不同的檔案資料特性建立多個數據庫表，這樣便能夠保證集團檔案資料的使用者能夠很快速的進行檔案資料檢索，讓檔案資料的查找率得到最大限度的提升。同時，還應該根據國家的三級目標表格修改檔案編目，合理設置字段的類型和長度、排序規則、檔案規則等，從而最大限度提升集團檔案資料的檢索準確性。

（三）打造檔案信息化共享平臺，建立良好的檔案數字化安全體系

為了有效保證集團檔案的數字化管理效率，便需要在檔案資料實現電子文件全檢索的基礎上構建網上信息資源共享平臺。例如，通過在集團檔案數字化管理的過程中建立業務數字化系統、辦公自動化系統，逐步構建起完善的檔案數字化安全管理體系，讓集團內部的各個部門之間能夠共享資源，以便能夠真正實現集團檔案資料使用率的最大化。其中，可在集團的首頁上建立檔案管理主頁，并合理的將相關的檔案資料信息上傳上去，以便于集團內部廣大用戶進行業績和人事信息查詢，或者是進行全文檢索，這樣便能夠更好的滿足集團人員對檔案信息使用的需求。同時，通過構建良好的檔案數字化安全管理體系，切實保證檔案信息的安全性和完整性，并切實對一些機密的信息設置加密權限、員工查閱權限和信息資源共享權限，明確集團檔案資料的共享范圍，有效減少集團檔案資料信息發生泄漏的現象，從而讓集團檔案的數字化管理水平實現最大化。

總之，通過將數字化技術合理的應用到集團檔案的管理過程中，合理構建檔案管理數據庫，打造良好的檔案信息共享平臺，構建完善的檔案數字化安全體系，便能夠更好的滿足當前集團檔案管理工作的需求，讓檔案管理的水平切實得到提升。只有這樣才能夠讓檔案資料更好的服務于集團發展。

參考文獻

[1]許磊.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].檔案管理，2019（4）：56-57.

[2]邱巧艷.大數據時代企業檔案管理的實物與聲像檔案數字化管理分析[J].知識經濟，2019，000（003）：99-101.

[3]郭威，王建永，李穎，等.基于B/S技術的企業員工檔案信息化管理系統設計[J].電子設計工程，2019，27（06）：156-159.

[4]王輝.大數據環境下檔案數字化成果在企業開放利用的管理難點和要點[J].卷宗，2019，009（005）：58-59.