新媒體環境對高校檔案管理的影響及對策創新

摘 要?對于高校檔案工作，新媒體帶來了巨大的信息量，同時也為管理方式帶來了跨越式變革。步入新媒體時代，為保證高校的檔案管理工作能夠順利進行，有必要在新媒體環境下建立全新的檔案管理方式。文章針對我國高校在新媒體環境下檔案管理方面出現的問題進行了探究，著重提出了相應的對策，希望以此對高校檔案管理工作發展進程起到一定推動作用。

關鍵詞 新媒體環境 高校檔案管理 團隊建設 制度規范 對策創新

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-07-10

★基金項目：中國人民大學科學研究基金（中央高校基本科研業務費專項資助）教育管理項目（19XNE020）。

★作者簡介：周眙，中國人民大學檔案館副研究館員，管理學博士，研究方向為檔案管理。

Abstract For archival work in colleges and universities， the new media have brought a huge amount of information. But at the same time， it has brought a leap-forward change to the management mode. In the era of new media， in order to ensure the smooth progress of archives management in colleges and universities， it is necessary to establish a new way of archives management in the new media environment. This paper probes into the problems of archives management in the new media environment of colleges and universities in China， and puts forward the corresponding countermeasures， hoping to promote the development of archives management in colleges and universities.

Keyword new media environment; university archives management; team building; institutional norms; innovation of countermeasures

自第三次科技革命開始，人類社會逐步邁入信息化、網絡化時代，新媒體工具應運而生，于潛移默化中逐漸改變著人們獲取、交流信息的手段和方式。新媒體本質上指：“建立在數字技術和網絡技術基礎上的各種媒體形式，是能對大眾同時提供個性化內容的媒體，是傳播者和接受者融會成對等的交流者、無數的交流者之間又可以同時進行個性化交流的媒體。”[1]新媒體環境下建立的高校檔案管理體系，在工作內容和工作方式等方面都與傳統檔案管理模式有所區別，單一遵循舊制度、舊方法進行管理必然難以滿足現實工作中的需求，很容易落入故步自封的窠臼。采用新媒體工具進行檔案管理工作，要求我們具備足夠的創新意識以及發展眼光，對待問題具備多方向思考能力，對傳統管理方式取其精華的同時，摒棄落后于時代的管理觀念和工作方法。唯有如此，檔案管理水平才能在實質意義上得到提升，從而推動高校建設和管理工作向前邁進。

一、新媒體環境下高校檔案管理工作的現狀

1.設備和系統的管理投入有待加大。高校的檔案管理工作面向學校部門和社會機構，具有為社會服務的公益性質。從創造經濟價值的角度來看，難以在較短時期內為本部門及學校帶來直接的經濟效益和物質財富。而從開展學術研究的層面來看，本部門亦非進行教學與科研工作的一線陣地，因此檔案管理工作也難以直接表現為優秀的專業學術成果[2]。同時，傳統的檔案管理模式都是將檔案以紙質形式呈現并保存在檔案館內，由專業人員進行管理，對檔案存置的設備和管理體系沒有過多要求。正因如此，較長的一段歷史時期內檔案管理工作的重要性和不可替代性沒有得到足夠的重視，檔案管理部門所能得到的資金和技術支持較為有限，從而大大阻礙了檔案管理設備和系統改造升級、更新換代的進程，為檔案文件資料的保護和修復以及后續的有效開發和利用帶來負面影響[3]。在新媒體環境下，館藏檔案資料可以借助新媒體系統工具以數字化的形式保存并呈現，在檢索特定檔案文件的準確性和便捷性方面也具有傳統檔案管理方式無法比擬的優勢。新媒體技術為檔案資料的信息交流與互動提供了平臺，高校師生和社會機構也能夠更廣泛地獲取和利用檔案資料，檔案管理工作的社會公益性服務職能也可以得到更為充分的體現。而檔案管理工作社會價值的實現，必然以檔案管理設備的完善性為基礎，以檔案管理系統的先進性為支撐，由此才能保障檔案管理形式和制度與時俱進，更好地滿足高校師生和社會機構需求。而就現狀來看，高校在檔案管理的設備和系統方面的資金和技術投入顯然是有待加大的。

2.管理團隊的工作素質有待提升。新媒體環境下，伴隨著新型數字化技術工具的產生和推廣，高校檔案管理的工作內容和工作方式都較傳統的檔案管理模式有著較大的更替和轉變，這就對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的標準和要求。第一，在管理觀念方面，傳統高校檔案管理工作大多秉持著“重管理、輕利用、坐等上門”的觀念，使得檔案館中涉及學校生產、科研、教學、管理等諸多領域的原始信息難以得到充分的利用[4]，檔案資料的社會價值也就隨之被長期封存。《高等學校信息公開辦法》（2010）明確提出：“開展檔案的開放和利用工作是高校檔案機構的管理職責之一。”邁入新媒體時代，數字化檔案資料開放平臺的建立成為一項基礎性工作，原有的這種被動服務模式亟待扭轉，工作人員管理觀念也要相應進行調整。第二，在工作能力方面，檔案管理工作是一項兼具技術性和專業性的工作，新媒體工具的廣泛普及和應用，更要求檔案管理人員在具有檔案管理學理論知識和實踐經驗等專業能力的同時，了解并掌握一定的多媒體信息技術使用方法和操作技能。新媒體設備和技術的優勢，只有在能夠熟練靈活地運用新媒體工具的前提下，才能真正得以展現，從而為檔案整理查詢、交流互動工作提供便利。

3.檔案管理的相關制度有待完善。檔案管理工作的日常活動核心較為明確集中，具有一定的模式化、制度化特性，因而各項工作任務均已經形成一套較為標準化、規范化的流程體式，檔案管理工作能否順利開展也主要取決于相關管理制度的建立和完善情況。傳統檔案管理模式下，檔案管理部門相對獨立，服務方式也相對被動，與學校其他部門的交流互通也相對固定甚至于僵化。現今的新媒體技術為檔案管理工作提供了新的更為寬廣的平臺，本部門的交互性得以提升的同時，檔案管理制度也面臨著新的難題和挑戰。第一，新的工作內容和管理方式催生出新的工作流程，但就目前的狀況來看，各項工作流程的公開性有待增強;不同下屬部門之間的系統分工也尚未在高校師生或相關機構內部形成較為清晰的認識，檔案管理工作的流程信息未能真正傳達給目標人群，不清楚所需證明文件要求、誤入其他部門咨詢的情況仍時有發生。第二，館藏檔案資料以數字化方式進行存儲和呈現，其面向的群體更加廣泛，流通的途徑也更加多樣。因此，其安全性也就需要更加強大的制度化規范加以保障;在檔案資料需求者的權限設置和審查方面，也需要健全和完善相關規定并嚴格執行，才能保證新媒體這一新興技術成為檔案管理工作中的有利輔助手段，不至于成為檔案資料安全保密工作的破壞工具，導致信息泄露、檔案篡改等不良后果[5]。

二、新媒體環境下高校檔案管理的對策創新

1.倡導管理理念革新，提高領導人員認知程度，擴大資金技術支持力度。在新媒體環境下，檔案管理工作必須適應新媒體技術的發展和應用，以新媒體設備和系統為基礎性支持，推進日常工作得以更好更快地開展。我們深知，高校檔案工作是為教學、科研工作以及黨政機關服務的，其發展和成果均離不開學校領導的重視與支持[6]。高校檔案管理部門應努力提升校領導對于檔案工作重要性的認知程度，使檔案媒體化工作得到較高程度的重視。推動學校領導帶領下屬部門進行檔案管理相關工作布置，協調各部、統籌規劃，定制度、劃職責，結合新媒體的大環境，積極研究并引進各項先進的技術手段，主動借鑒和吸收先進的管理理念，對較為落后的傳統管理方式要適當地摒棄。同時，進一步擴大學校在檔案管理方面的資金和技術投入，支持檔案管理工作的相關基礎設施建設，定期更新檔案管理設備和系統，從而保證新媒體檔案資料平臺平穩健康運行，將檔案科技成果應用到一線管理工作當中，提高檔案管理現代化水平[7]。此外，領導人員在認知度與認可度上的提高，對于檔案管理人員在心理層面上也具有一定的支持意義，可以鼓勵工作人員更為積極地面對工作中遇到的問題，提高解決問題的能力和效率。

2.增強新生管理力量，加強檔案管理團隊建設，提升工作人員綜合素質。檔案管理人員是檔案管理工作的實踐者和服務的提供者，是檔案管理制度的踐行者和資料的保管者。因此，檔案管理團隊的建設也就成為檔案管理工作的重要組成部分，而一個良好工作團隊的組建和進步，與團隊成員綜合素質的提升有著密不可分的關系。全面提高檔案管理人員的綜合素質應重點關注以下三個方面。第一，檔案管理人員更新管理觀念，形成與新媒體環境相適應的新型檔案觀。在工作內容上，主動推進館藏檔案數字化進程，及時上傳和更新相關文件，使新媒體平臺形成對各個門類的文件資料全面覆蓋;在工作手段上，積極把握檔案服務的主動權，拓展服務模式的多元化，利用相關應用軟件的公眾平臺間接開放部分檔案文件和信息，同時注重與訂閱者之間的交流互動和信息反饋。第二，要鼓勵檔案管理人員順應時代趨向適應角色轉變，全方位提高業務能力[8]，了解并掌握新媒體應用相關的知識和技能。面對信息化這一重大機遇，檔案學知識體系的更新、現代科技含量的提高成為檔案學教育發展的大勢所趨[9]。檔案工作者在加強對固有檔案專業理論知識掌握的同時，也要學習檔案相關法律知識，追蹤新時期網絡媒體發展的趨勢，在實踐中增進對新媒體技術的認知，鍛煉操作新媒體工具的能力。在日常工作中持續充實自我，努力達到能夠熟練地使用網絡媒體和計算機應用軟件，靈活地運用數據庫信息檢索技術的技能目標，才能更好地在新媒體環境下進行檔案管理工作。第三，要系統整合團隊，進行工作職能劃分，并適當進行專業技能培訓。高校檔案管理團隊應具備廣闊的視野，以動態的眼光看待檔案管理工作，合理進行科室規劃并明確各組工作重點，積極引入具有新媒體背景的優秀人才，利用這些人才資源加強對工作人員的繼續教育和職業培訓，致力于建設有素質、有能力、有技術的檔案隊伍，將高校的檔案管理工作與新媒體環境高度結合，以適應新環境下的工作需要，為檔案管理提供優質的服務[10]。

3.推進管理規范創新，健全檔案管理規章制度，完善日常工作程序機制。高校檔案管理工作經過較長歷史時期的建設和發展，已經形成了一系列較為基礎、完備的規章制度和程序機制。在新媒體環境下，為保證檔案管理工作順利進行，能夠在正確軌道上發展，首先要以法律為準繩，堅持檔案管理工作高標準，嚴格執行檔案管理規定，規范日常工作機制。結合新媒體環境，在法律框架內進行相適應的改良和革新。第一，利用高校檔案管理部門門戶網站平臺，系統而全面地公開檔案封裝移交注意事項和信息咨詢工作流程，明確標識各科室主管資料類別，務必做到醒目而準確，以提高工作效率，減輕工作壓力，盡量減少在部門間輾轉或“一事多訪”等情況發生，避免浪費雙方的時間和精力。同時，需要注意提升高校其他部門、院系對檔案管理工作的重視，積極配合檔案管理部門的工作，及時按照相關規定封存移交檔案文件資料。第二，針對不同保密等級的檔案資料建立完善的保密審查制度體系，根據內部檔案密級設置特定的權限，把握信息公開的內容和程度，并定期檢查檔案的狀態;對于訪問的人群或網絡媒體要嚴格審核、區分身份，確定訪問權限[11]。特別是在檔案信息大多以數據的形式儲存并呈現的前提下，身份審核機制和安全保障技術的應用成為必須，如此才能最大限度地確保檔案資源的安全性，保障檔案信息的機密性，避免非法使用或意外泄露檔案信息。

新媒體環境下，我國大部分的高校在檔案管理工作方面還存在一定的不足。要想改變這種現狀，就需要從多方面入手，堅持科學創新的工作理念，充分借助新媒體設備和技術的優勢，促進新媒體應用與檔案管理工作者更好地相結合，由此推動檔案管理工作的完善，充分發揮高校檔案的價值，從而推動高校的發展建設。

參考文獻

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