大數據背景下高校網絡教育檔案管理研究

摘 要?隨著信息化時代的到來，產生的大量數據逐漸成為新時代的重要生產資料之一，同時大數據應用范圍也越來越廣泛。高校網絡教育平臺積累了大量的學生及教學活動數據，而傳統網絡教育檔案管理模式存在著諸多的不足，并沒有全面真實反映網絡教育檔案信息。通過對傳統模式下網絡教育檔案管理存在問題和網絡教育檔案的深度價值進行雙重分析，從更新管理理念、完善檔案管理模式、加強新型檔案團隊建設、重視信息安全和增強創新服務能力等方面闡述了大數據背景下網絡教育檔案管理優化路徑，為新時代網絡教育檔案的改革實踐提供思路。

關鍵詞 大數據 高校 網絡教育 檔案

中圖分類號 G271.3 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-05-28

★基金項目：華東理工大學2018年度在線教育教學研究項目（項目編號：WJY2018025）。

★作者簡介：商敏鋒，華東理工大學助理研究員，碩士學位，研究方向為網絡教育檔案管理。

Abstract With the advent of the information age， a large number of data have gradually become one of the important means of production in the new era， and the application of big data has become more and more extensive. The network education platform of colleges and universities has accumulated a large number of data of students and teaching activities. However， the traditional network education archives management model has many shortcomings， and does not fully and truly reflect the information of network education archives. Through the double analysis of the problems existing in the management of network education archives under the traditional mode and the deep value of network education archives， this paper expounds the optimizing path of network education archives management under the background of big data from the aspects of renewing management concept， optimizing archives management mode， strengthening the construction of new archives team， attaching importance to information security and enhancing innovative service ability， so as to provide new thoughts for the reform practice of network education archives in the new era.

Keyword big data; colleges and universities; network education; archives

隨著信息時代的到來，一種影響人類生產生活各方面的基礎性資源——大數據，應運而生，成為新時代重要的生產資料。現代管理科學重要奠基人戴明曾經指出：“除了上帝，其他任何人都必須用數據說話。”[1]78在大數據快速發展的新形勢下，檔案工作也必將迎來新的挑戰，為此必須要改變以紙質檔案為主、電子檔案為輔的傳統檔案管理模式，主動擁抱大數據時代的到來，充分認識檔案數字資源的大數據特征，形成更加重要、更加豐富、更加便捷的檔案數字化資源，為檔案的廣泛、高效、深度的利用服務提供新思路、新方法。

一、大數據背景下網絡教育檔案工作的機遇與挑戰

著名科學雜志《自然》于2008年創建了“大數據”專刊，并對大數據作了定義，即大數據代表人類認知過程的進步，數據集的規模是無法在可容忍的時間內用目前的技術、方法和理論去獲取、管理、處理的數據。大數據具有大量、多樣性、速度快、有價值四個特點[2]49。通過對掌握的龐大數據信息進行深度分析、篩選與分類，挖掘并發現數據的價值，將那些重要的有價值的數據進行專業化處理和“加工”，實現數據的“增值”。

隨著大數據技術的不斷拓展和深化，學界的討論從“什么是大數據”轉移到了“如何應用大數據”方面。國際上將大數據應用方向大致分為智慧政府、市場監管、社會治理、公共服務、數據開放與社會創新五大領域。網絡教育檔案管理作為公共服務領域的組成部分，應當深度挖掘和利用網絡教育教學活動檔案信息，為學生、教師、管理者、用人單位提供更加全面優質的個性化服務，在促進網絡教育教學質量提高方面發揮一定的作用。

網絡教育是指在網絡環境下，以現代教育思想和學習理論為指導，充分發揮網絡的各種教育功能和豐富的網絡教育資源優勢，向教育者和學習者提供一種網絡教與學的環境，傳遞數字化內容，開展以學習者為中心的非面授教育活動[3]229。大數據管理理念的融入為網絡教育檔案管理工作提供了一種全新的思路，隨著整個社會對當前檔案利用服務的需求日益增加，網絡教育檔案信息的利用服務也變得更加常態化，因此需求的多樣性、常態化給網絡教育檔案管理工作提出了更高的要求，也給網絡教育檔案管理帶來了一些挑戰。

隨著網絡帶寬的持續改善以及網絡教育的先天優勢，高校網絡教育如雨后春筍般快速地發展，辦學規模持續擴大，因此在網絡教育平臺上積累了海量的學生及教學活動信息，形成了從學生報名、入學、課程學習、考試到畢業的信息閉環，而且網絡教育平臺上每天都會新產生大量的教學活動數據。鑒于此，網絡教育教學活動形成的大數據為網絡教育檔案工作的創新變革提供了基礎，也正好迎合了大數據時代提出的檔案管理工作改革的課題。大數據檔案管理就是要深度應用信息技術和大數據技術，而網絡教育自身就應用了信息技術手段，對信息技術有著較深的認識與理解，為大數據技術應用到檔案管理中提供了便利條件。

二、傳統網絡教育檔案管理模式存在的問題

網絡教育檔案管理目前還是實行以紙質檔案為主、電子檔案為輔的方式，而且網絡教育檔案管理要求與全日制學習檔案管理要求基本一致，沒有體現出網絡教育學習的特點，沒有完整、準確記錄網絡教育學生學習過程情況，更不能全面、客觀地評價學生的學習成效。

1.管理服務思路轉變與創新能力不夠。目前，網絡教育檔案歸檔的重要目的是保存學生的核心信息材料，包括新生錄取名單、學生成績表、畢業生登記表，從這點來說無可厚非。網絡教育檔案的利用雖然也是越來越多，但更多的是從保管者角度出發界定可利用的范圍，缺乏主動創新的動力，沒有站在學生、教師、社會等角度去主動開拓歸檔范圍與方式以及提供更為全面的檔案利用服務。為此，網絡教育檔案管理工作者還沒有真正貫徹服務至上的理念。

2.與信息技術融合不夠緊密。從當前檔案管理工作實踐來看，各高校越來越重視檔案管理信息化工作，都建有獨立的檔案管理平臺，一定程度上打通了校內部分職能部門的平臺，實現了部分數字化資源的共享以及紙質、電子雙軌制歸檔方式，但更大程度上僅僅是信息技術的初級應用，信息化程度較低，更多以電子化材料附件的形式存在于檔案管理平臺，與大數據應用理念還有較大差距。同時對大數據技術天然具有一定的排斥心理，認為大數據技術的深度應用很可能會影響目前相對封閉網絡環境的檔案管理信息安全。

3.過程性學習檔案缺失。網絡教育學習強調的是網上自主學習，更加注重學習過程考核，細化了過程考核指標，將過程考核的成績作為課程學習成績的一部分。因此，過程考核成為網絡教育學生學習的顯著特點，也是區別于全日制教學的重要內容。目前網絡教育學生檔案只注重入學與畢業兩個時間節點，忽視了過程性檔案的探究。網絡教育學生以在職人員為主，他們工作變動情況比較多以及就讀專業貼近工作崗位需要，為此每年都會出現一定數量學生提出學習重心或專業變更申請，然而這些過程變動信息是沒有納入當前檔案體系里的，因為這些材料不屬于核心、重要的數據。如采用紙質歸檔會覺得沒有必要，而完全電子化輔助歸檔方式是一種較好的解決方式，這樣可以保留學生的完整信息，更好地體現檔案的嚴肅性。

4.課程生學習檔案被忽視。網絡教育實行學分制管理和彈性學習期限，高起專、專升本層次基本學制為2.5年，最長學習年限5年左右，目前基本原則是以學生畢業為依據進行檔案歸檔，對于未能最后畢業的學生信息，尚未引起重視，沒有制定相應的未畢業學生信息管理辦法，存在這些信息超過最長學習期限后在網絡教育平臺被刪除的可能。隨著終身學習理念的深入，僅修讀部分課程的學生會越來越多，對這類學生的檔案管理沒有明確的規定。這個學生群體檔案是整個網絡教育學生檔案的一部分，沒有對他們學習信息的歸檔，對于今后他們的學習檔案的查詢與利用可能就無從考證了。從學習型社會建設與學分銀行建設來看，學分共享將成為未來一種新的趨勢，對本校修讀學分的學生學習檔案如何保存，將成為網絡教育新時代課題。

三、網絡教育檔案價值的深度分析

檔案本身是固定的，是歷史資料的沉淀，但融合現代信息技術，可通過大數據技術手段與檔案建立起暢通的紐帶，發現檔案的內在價值并實現價值的最大化利用，為學生、教師乃至社會提供更加全面、豐富的服務。

1.利用大數據技術，為學生提供綜合診斷評價系統。檔案管理應在學生報名時就開始介入，貫穿于學生從入學到畢業的整個教學環節，通過開展定期的學生綜合診斷評價，可以實現每位學生每一項學習結果在本專業、本學習中心、本地區或本校學生范圍內進行排序，讓學生清楚地知道自己的學習進度與成效，發現自己與其他學生之間的優勢與劣勢，促進“你追我趕”這種良好學習氛圍的形成。

2.利用大數據技術，有利于建立學校與社會的一種良好互動機制。高校應建立網絡教育學生學習能力與水平評價系統，通過身份證號碼、手機號等方式安全登錄，查詢網絡教育學習期間的各類表現，包括學習成績、參與學生活動、學習過程主動性與積極性、學生獎勵與處分情況、教師評價等一系列信息，這些信息形成綜合性評價報告，可以讓社會或用人單位更加全面地認識學生本人。因此，通過學生綜合評價體系建設可以督促學生在讀期間的各類表現，積極踐行“網絡自主學習”“注重過程考核”的教學理念，促進自主學習能力的有效提高。

3.利用大數據技術，為教學改革創新提供支撐服務。大數據技術的重要價值在于深入挖掘數據價值，利用云計算等技術，可在多元與海量的檔案數據中獲取有價值的信息，有利于網絡教育教學管理的完善與創新。高校網絡教育教學過程中形成了大量學習與教學數據，包括網上點播課件學習記錄、網上作業完成記錄、學生在線答疑記錄、課程考試分數分布情況等等，教學管理人員和教師可以挖掘網上行為記錄與結果，重新規劃調整課件點播的學習要求、網上作業題目類型、考試試卷的難易度、教師輔導答疑的重點、難點問題等等，為推動網絡教育教學改革創新提供支撐。

四、大數據背景下網絡教育檔案管理優化路徑

隨著“互聯網+教育”的不斷深入發展，學習型社會建設將不斷完善。網絡教育檔案管理應迎合新時代的要求，充分挖掘并發揮大數據的作用，將網絡教育檔案的信息化利用推向一個新的高度，讓檔案管理煥然一新，讓檔案工作更加近距離走近日常管理及大眾服務中，真正體現檔案的本身價值。

1.更新管理理念。大數據時代的到來不可逆轉，要尊重信息技術發展的規律，要尊崇、善用大數據。信息化時代，大數據是重要的生產資料，不運用大數據可能要比不用電更加可怕。檔案管理人員要樹立起大數據意識，主動擁抱大數據時代的到來，正確全面認識檔案管理與互聯網技術共振所產生的新價值，運用互聯網信息技術持續改造現有的檔案管理思路與流程，推進檔案管理工作的規范化、效率化與數據化。只有樹立了大數據理念，才能夠在今后的檔案管理工作中提升對檔案數據信息共享的敏銳意識。

2.完善歸檔管理模式。在紙質檔案與電子檔案同步歸檔的現有環境下，要適應新時代檔案的需要，在檔案管理中要區分數據的重要程度，對非核心的檔案可采用完全電子化的歸檔模式，這樣可以更大范圍、更快捷地實現檔案數據的全面化，通過將過程性學習檔案、課程生學習檔案按照一定的規則進行電子化歸檔，最大限度地反映學生學習的整體狀況，也為今后學生學習檔案數據的應用與挖掘提供實證。要打破平臺孤島現象，進一步打通學校檔案管理平臺、網絡教育教學管理平臺與學生平臺接口，讓學生數據能夠暢通地在平臺之間切換，有助于學生數據的準確性、實時性，避免出現人工數據導入導出可能出現的差錯;同時要在網絡教育管理平臺設置檔案登錄入口，方便學生等用戶在線利用服務。

3.加強新型檔案團隊建設。傳統管理模式下檔案數據的采集以紙質檔案載體為主、電子檔案為輔的方式，信息技術的應用是簡單的、初級的;大數據環境下檔案工作更加復雜，信息技術的應用更為頻繁與深入，對于數據的采集需要借助網絡信息技術、計算機軟件技術等來完成，駕馭計算機能力已成為檔案數據采集人員的基本能力之一[4]136，單靠傳統管理模式下專兼職檔案管理人員的管理已經不能適應了，需要專門的信息技術人員加入檔案團隊，組建一支信息技術人員和專兼職檔案管理人員合作的新型檔案團隊。不僅要加強檔案業務知識培訓，也要組織參加大數據技術培訓，打造一支業務性、技術性交融的復合型檔案團隊。

4.重視信息安全。要推進大數據檔案管理，必須以保證信息安全為前提，這是一個必須面對的現實。網絡教育檔案存在大量的學生信息，包括學生學號、姓名、身份證號、入學時間、畢業時間、考試成績等一系列涉及個人隱私的信息，在大數據的開發和利用過程中，一定要充分考慮信息的隱私權問題、真實性問題等等。建立大數據檔案絕不僅僅是為了保存大量的數據，最主要目的是通過信息化技術處理大數據，更好地為學生、教師、管理者、社會等提供全面的、深度的個性化服務。為加強信息安全，應對檔案管理大數據進行核心與非核心數據區分，對于不同數據采用相應的方式獲取，構建起多層次的安全保障體系，可采用水印技術、防火墻技術、信息加密技術等手段，同時強化實名制管理，綁定手機號碼，增強訪問的安全性。另外須強化檔案管理系統用戶訪問權限管理、操作權限管理等;定期對檔案管理系統引入第三方安全性能評估，定期開展安全漏洞掃描，及時發現，及時修正，同時也要強化網絡教育檔案數據定期備份意識。

5.增強創新服務能力。檔案服務創新是大數據應用的最終體現。大數據背景下的網絡教育檔案管理工作，不再只是檔案的整理與保存，更多是對網絡教育中學生、教學管理等各類信息進行綜合精準管理與深度利用服務。檔案管理需利用大數據技術及時、不斷挖掘檔案深層次的價值，獲取新發現，推動網絡教育檔案管理由大數據向“大服務”發展[5]39。要充分調研檔案服務對象以及準確把握檔案用戶真正需求，為用戶主動提供個性化服務，要重點發揮網絡教育學習過程性檔案的價值，讓在讀學生充分認識到學習過程的重要性。同時要努力實現檔案管理智能化服務，精準地滿足用戶多元化需求，將網絡教育檔案數據及時、準確地傳遞給用戶，實現檔案的內在價值，也為畢業生網絡教育學歷的真實性提供快捷服務。基于大數據便捷性、及時性等特點，要秉持開放理念，通過微信等自媒體手段拓展檔案服務領域與深度，不斷提升檔案服務水平。

參考文獻

[1]姜玉輝.大數據時代檔案數字資源整合的難點及對策分析[J].科學與財富，2018（22）.

[2]張中宇.大數據時代的城建檔案管理[J].檔案管理，2018（10）.

[3]丁慶梅. 網絡教育中的大數據角色呈現[J].教育教學論壇， 2016（9） .

[4]宋世葉.大數據時代檔案人員教育的幾點思考[J].辦公室業務，2018（19）.

[5]凌穗環.大數據時代學校檔案優化管理路徑探討[J].蘭臺世界， 2017（14） .