高校電子檔案集中管理模式的建構和應用

摘 要? 隨著電子信息技術的發展，高校檔案的管理模式已由傳統的紙質管理逐漸向電子信息化和數字化管理模式轉變。相對于傳統的檔案管理模式，電子檔案管理模式在應用中能夠有效地規避很多問題，作為檔案信息中非常重要的一部分，高校電子檔案是非常重要的檔案資源。在文章的介紹中主要是針對高校電子檔案集中管理模式進行了分析和研究，希望可以為廣大高校管理工作人員提供參考依據，促進檔案管理工作的高效進行。

關鍵詞 高校 電子檔案 集中管理模式 建構

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-09-14

★作者簡介：王熾，海南軟件職業技術學院檔案館員，研究方向為檔案信息化建設、檔案資源利用等。

Abstract With the development of electronic information technology， the management mode of university archives has gradually changed from traditional paper management to electronic information and digital management mode. Compared with the traditional archives management mode， electronic archives management mode can effectively avoid many problems in the application. As a very important part of archives information， electronic archives in colleges and universities are very important archives resources. This paper mainly analyzes and studies the centralized management mode of electronic archives in colleges and universities， hoping to provide reference for the management staff of colleges and universities and promote the efficient management of archives.

Keyword colleges and universities; electronic archives; centralized management mode; construction

當前，現代化社會不斷發展創新，信息技術和計算機技術的發展打破了固有的模式，為各行各業的生產和發展提供了較多的便利。尤其是在檔案管理工作開展中，先進的信息技術應用在檔案管理過程中能夠有效地摒棄傳統紙質管理模式中存在的問題。電子檔案的管理，有效地促進了檔案管理工作效率的提升。本文主要是圍繞高校電子檔案的集中管理模式進行分析和研究，旨在為檔案管理人員提供參考。

一、高校電子檔案管理現狀分析

1.管理體系缺乏。在當前高校電子檔案管理過程中缺乏健全的管理體系，導致了電子檔案管理在開展的過程中歸檔和保管工作沒有形成統一的標準，經常會出現電子檔案保存重復的現狀。另外，相關的技術基礎設施相對比較少，這樣的情況導致了電子檔案管理缺乏規范化的管理模式。

2.兩極分化明顯。受到經濟和技術等多種因素的影響，高校在電子檔案建設的過程中逐漸出現了兩極分化格局。部分學校在電子檔案管理建設發展階段起步相對比較早，數字化、信息化的程度相對比較高;也有部分學校在電子檔案管理工作開展的過程中沒有給予重視，導致當前電子檔案管理模式相對比較落后。

3.缺乏信息共享。自動化的電子檔案信息管理模式能夠實現單個學校的信息交換，但是高校和高校之間因為管理軟件的不統一導致了當前定義的數據庫結構存在一定的差異，因為技術標準和體系的不統一而無法實現信息資源的共享，形成了當前單一的信息孤島現象。

4.矛盾沖突明顯。在當前信息技術快速發展的過程中，高校對電子信息技術的應用導致在高校的檔案系統里海量的電子檔案相對比較分散，而這與網絡環境下社會對資源獲取要求之間存在矛盾，高校電子檔案進行創新性的管理成為了當務之急。

二、高校電子檔案集中管理的意義

1.實現管理規則統一。高校電子檔案管理并不是簡單的工作，在管理工作開展的過程中需要嚴格按照國家的宏觀調控手段，在命令發布和傳遞的時候要根據權利大小分級別進行，因此就電子檔案管理工作的性質進行分析，檔案管理本身是一項系統性的工作。在檔案管理的過程中實現集中管理模式可以有效確保對電子檔案進行統一的保管和利用，并且能夠保障在管理的過程中檔案資源的質量和數量不會因為外界的因素受到一定的影響和破壞，這直接確保了電子檔案在集中管理模式應用過程中的安全性和可靠性。

2.便于部門管理監督。在高校電子檔案進行集中管理模式的過程中有助于檔案管理的相關部門對檔案工作進行及時的監督，針對檔案管理工作中存在的問題及時進行有效指導，這也直接促進了電子檔案管理工作效率的提升[1]。在電子檔案集中管理模式運用的過程中，可以針對檔案管理工作隨時進行檢查，在檢查的過程中能夠規避在傳統紙質檔案管理中存在的問題，也能夠針對電子檔案管理中存在的問題及時進行糾正。如，相關的檔案管理部門在對電子檔案管理工作進行不定時抽查的時候可以針對工作人員在工作開展中出現的錯誤及時進行教育和指導，通過工作手段的創新能夠有效促進電子檔案管理質量和水平的提升，對于電子檔案管理工作人員來說也充分調動了他們的主動性和積極性，對他們提出了更高的要求，督促他們更好地完成工作，實現自我價值。

3.實現高效檔案管理。在電子檔案集中管理模式應用的過程中，針對更新換代之前的載體就不需要再進行保管，統一進行邏輯歸檔，這樣的方式有效促進了電子檔案管理模式效率的提升，實現了高效化的檔案管理模式。

三、實現檔案集中管理的優勢條件

1.網絡環境發達。在我國經濟社會不斷發展的過程中，網絡建設已經發展得非常成熟，這為電子檔案集中管理模式的建構和應用奠定了堅實的基礎。在當前階段具有綜合傳輸功能的通信網絡在很多地區建設，并且正式投入使用，網絡基礎和網絡干架也在信息技術發展的過程中建設成功，這為高校實現電子檔案集中管理提供了非常優越的基礎條件。此外，針對各大高校的校園網進行分析，各大高校都已經具備了校園網的使用條件，校園網的構建也為電子檔案集中管理模式的應用提供了一定的契機。在逐漸成熟的網絡環境中，對于網絡信息技術已經得到了普遍化的推廣和應用，這些都為電子檔案集中管理模式的構建和應用提供了非常重要的基礎條件，創造了良好的社會環境和氛圍。

2.必然條件趨勢。高校信息化工作的開展使電子檔案集中管理模式的構建成為了必然的發展趨勢，高校檔案館每年接收進館的電子文件約占總數的95%。在計算機上產生的檔案在逐漸增長[2]。

四、高校電子檔案集中管理模式構建和應用

1.打造集中管理觀念體系。在高校電子檔案集中管理模式構建和應用的過程中，管理是限制發展的主要因素。各個高校的檔案管理都需要相對完善的電子檔案集中管理理念。在信息技術快速發展的時代背景下，要加強對電子檔案的儲存、傳遞和共享功能的重視，將電子檔案在教學和教研過程中發揮的作用和價值充分地體現出來，讓高校的檔案資源逐漸符合社會信息獲取的需求和要求，將檔案公共文化理念逐漸地呈現出來。另外在電子檔案集中管理模式構建的過程中要站在人文精神的角度上針對公共文化中的重要性進行分析和研究，通過公共文化理念的樹立為電子檔案集中管理模式掃清在應用中存在的障礙問題，有效的促進電子檔案集中管理工作的有序開展。

2.建立高校電子檔案中心。在高校電子檔案中心建立的過程中要將國家教育部作為龍頭，對高校的電子檔案信息形成集中管理和網絡服務體系。在電子檔案中心建立的過程中打破了傳統檔案管理中地域的界限，將同一職能活動的電子檔案從不同的檔案館有效地集中起來，這樣的方式能夠實現電子檔案信息的共享。在電子檔案中心建立的過程中，能夠實現資源的聯合，促進規模效益的最大化，實現檔案管理工作的高效開展。另外電子檔案中心還可以實現在線閱讀，通過這樣的方式可以實現檔案內容的直接下載，能夠為用戶更好地提供服務[3]。

3.進行國家戰略規劃設計。在對電子文件進行管理的過程中，從國家層面和戰略的視角下進行長期性的目標定位和基礎制度的安排，一方面可以體現一個國家對電子文件管理的基本態度，另一方面可以體現一個國家的總體思路。國家戰略是指在出臺國家政策和制定行業標準的時候，或者是在針對電子文件管理系統進行系統建設的時候，有效地體現了國家意志，針對電子文件管理的國家行為帶有全局性的意味都可以稱之為電子文件管理的國家戰略措施。而戰略設計是指在設計的過程中考慮結合多個方面的原因和因素，設計內容的框架包含宏觀、中觀和微觀三個層次的內容。首先，從宏觀方面進行分析是指國家電子檔案管理的目標和方針。其次，中觀也就是電子文件在管理過程中所遵循的制度，包含管理制度和管理程序等等。最后，微觀即是指管理系統和數據資源層，也就是電子文件信息[4]。

4.電子檔案管理模式。電子檔案管理模式一般有數字檔案和虛擬檔案兩種模式。數字檔案模式分為兩種，一種是集中式。在使用過程中主要的特點是在組織和電子資源上面都是采用集中的模式，針對電子文件管理系統統一進行開發，并以統一的形式進行推廣，這樣的方式并不是針對電子檔案的載體集中進行管理，而是針對電子檔案數據和規范進行統一的要求。第二種是分散式。在組織形式上一般是比較松散的，需要處理的相對比較關鍵的問題就是數據的異構問題。虛擬檔案模式是在模擬的網上，檔案界面可以針對多個檔案進行獲取收藏，這樣可以取得相對較多的信息服務，數字檔案是虛擬檔案的組成因素。

5.研發電子檔案管理系統。電子檔案管理系統是指，在進行電子檔案集中管理的過程中具備對電子文件接收歸納和整理的能力，包括在電子檔案集中管理的過程中可以對電子檔案信息實現檢索目錄編制和閱覽功能的計算機網絡系統。也就是說在當前電子檔案現代化管理的過程中，要想實現集中管理模式，針對電子檔案管理系統，就要不斷研發和創新。在開發的過程中，涉及的內容比較多，包含技術、人等因素，相對比較復雜。電子檔案管理系統是由多個子系統構成的，在電子檔案系統中也包含數字化過程中的很多問題，因此，可以通過對電子檔案管理系統不斷地創新，滿足集中管理模式的需求，對海量的數據進行儲存，提高數據技術和數據安全加密技術。

綜上所述，電子檔案集中管理在高校檔案管理過程中發揮著非常重要的作用，因此在高校管理工作開展的過程中要加強對檔案管理工作的重視。一方面可以有效地促進電子檔案管理規則和標準的統一，有效促進檔案管理工作的完成，另一方面可以實現高校檔案信息的共享，為用戶提供更好的服務。因此在當前要想完成電子檔案的集中管理，就要對檔案集中化管理理念，做到真正的重視和認可，以促進電子檔案的集中管理模式效率的提升和突破。

參考文獻

[1]韓曼.基于云計算背景下高校電子檔案集中管理模式探究[J].福建茶葉，2019，41（8）：125-126.

[2]張光明.信息化背景下的高校檔案建設研究[J].山東檔案，2018（4）：57-59.

[3]陳榕.供電企業電子檔案集中管理模式研究[J].云南檔案，2018（6）：56-58.

[4]侯志東.淺析高校檔案管理與服務利用的創新性舉措[J].中國管理信息化，2016，19（23）：181.